Il Supplier Relationship Management (SRM) è uno degli elementi compresi in una solida strategia di procurement. Una corretta gestione delle relazioni con i fornitori, infatti, può migliorare l’efficienza operativa e la redditività dell’azienda. Tutto dipende da come vengono gestiti i supplier e dal tipo di rapporto che l’organizzazione sviluppa con loro nel corso del tempo.
Perché la gestione delle relazioni con i fornitori è importante?
Un efficace Supplier Relationship Management aiuta l’azienda a crescere, perché promuove partnership strategiche con i propri fornitori. Alcuni elementi chiave di una strategia di SRM sono:
- Aiuta a ottenere il massimo da ciascun fornitore
- Supporta la continuità della supply chain
- Può ridurre i costi e le inefficienze della catena di fornitura
- Limita i rischi legati a fornitori poco affidabili ed efficienti e aiuta a gestire i rischi potenziali in modo sistematico
- Aiuta a valutare le prestazioni dei fornitori
- Permette che le aziende lavorino solo con fornitori efficienti e affidabili
Abbiamo pensato di indicarvi 8 buone pratiche per ottimizzare la strategia di SRM della vostra azienda.
- Avere in mente chiari obiettivi di sviluppo aziendale
Per creare relazioni strategiche forti con i fornitori giusti, è necessario avere una chiara visione degli obiettivi aziendali, a breve e a lungo termine. Il procurement, del resto, non si limita a trovare l’offerta più conveniente per l’azienda, ma è un processo che deve essere strategicamente collegato agli obiettivi aziendali generali.
Avendo ben chiari questi propositi, sarà più semplice scegliere i fornitori giusti e valutare le loro prestazioni nel modo più corretto.
Il team Acquisti deve, infatti, comprendere gli obiettivi dell’azienda prima di negoziare i contratti con i fornitori. Allineare efficacemente gli obiettivi aziendali con la gestione delle relazioni con i fornitori facilita da un lato la definizione dei fornitori prioritari e dall’altro il monitoraggio delle loro prestazioni.
- Utilizzare un albo fornitori digitale
Qualsiasi modello efficace di Supplier Relationship Management si basa su un albo fornitori aggiornato, in cui vengono archiviate informazioni complete sui supplier.
Ciò è necessario per valutare le prestazioni dei fornitori, aggiornare la loro posizione e mantenere con loro relazioni a lungo termine. Utilizzando una soluzione di e-procurement disponibile anche in cloud come niumActive, è ancora più facile consultare in tempo reale le informazioni sulle prestazioni complessive dei fornitori. Avere accesso a tutte le informazioni sui supplier è possibile attraverso un’unica dashboard centralizzata.
Alcune caratteristiche che l’albo fornitori digitale dovrebbe includere sono:
- Dettagli di contatto e informazioni di base dei vostri fornitori
- Contratti e proposte
- Fatture e dati transazionali
- Metriche che misurano le prestazioni dei fornitori
- E qualsiasi altra informazione importante per gli obiettivi aziendali
- Segmentare il parco fornitori
È importante segmentare il parco fornitori in base ai criteri utili per la loro valutazione e assegnare loro una preferenza in base ai requisiti aziendali.
Per rendere più efficiente il Supplier Relationship Management, le organizzazioni dovrebbero sviluppare una serie di criteri chiari che le aiutino a segmentare i fornitori. Questi possono essere basati sulla centralità dei prodotti/servizi che forniscono, sulla velocità di fornitura, sulla qualità del servizio offerto, sui fattori di rischio associati al fornitore, sul tipo di valore potenziale che il fornitore può offrire e altro ancora.
Con una corretta segmentazione del parco fornitori, la scelta di quello giusto per soddisfare gli obiettivi aziendali specifici è più semplice, perché le informazioni a disposizione dei buyer sono più organizzate e facilmente reperibili. Inoltre, è più facile misurare le prestazioni dei supplier e capire come sviluppare una partnership più vantaggiosa per entrambe le parti.
- Creare un flusso di SRM ordinato
Il Supplier Relationship Management è un’area piuttosto complessa, con responsabilità e ruoli diversi. Un problema che molte organizzazioni devono affrontare in questo ambito è la mancanza di ordine nei flussi di valutazione e reporting sulle attività dei fornitori. È evidente, infatti, che una gerarchia di reporting poco chiara può influenzare il processo decisionale.
Per garantire, dunque, un processo di Supplier Relationship Management efficace, le organizzazioni devono sviluppare flussi di lavoro e catene di reporting ordinate e trasparenti. Tutti i dipendenti coinvolti nella gestione dei fornitori devono comprendere chiaramente il proprio ruolo e le proprie responsabilità. Questo aiuterà anche a chiarire meglio le capacità gestionali dell’organizzazione.
- Concentrarsi sulla formazione e sull’aggiornamento
Una buona pratica per migliorare la gestione dei rapporti con i fornitori è quella di concentrarsi sulla ricerca di aree di crescita all’interno del team che gestisce gli approvvigionamenti. Il procurement coinvolge molti processi diversi e ci sono sempre nuove tecnologie in fase di sviluppo. Ciò significa che i team che si occupano di procurement e di supply chain devono sempre aggiornarsi e sviluppare nuove competenze. Per migliorare costantemente gli standard negli Acquisti e, di conseguenza, nel Supplier Relationship Management, è importante, quindi, tenersi sempre aggiornati sui nuovi progressi del settore e aggiungere continuamente nuove competenze al procurement team.
- Valutare i rischi legati alle forniture
Una delle parti più critiche della gestione della supply chain è l’esecuzione di un’accurata valutazione dei rischi. Per quanto riguarda il Supplier Relationship Management, una strategia di valutazione dei rischi può aiutare a creare relazioni più forti e strategiche con i fornitori meno rischiosi e più utili agli obiettivi di business.
Identificare i fornitori chiave e comprendere tutti i possibili fattori che potrebbero causare interruzioni o eventi negativi di fornitura può aiutare a sviluppare piani di emergenza e a predisporre opzioni di back up. Disporre di un programma chiaro di valutazione del rischio e applicarlo prima di scegliere nuovi fornitori è un’ottima strategia di SRM.
- Monitorare le prestazioni dei fornitori
Una sana strategia di Supplier Relationship Management si concentra sul monitoraggio e sull’analisi delle prestazioni dei fornitori. In tal senso, l’organizzazione deve disporre di sistemi di valutazione ben strutturati. In questo modo è possibile monitorare sempre le giuste metriche per le prestazioni dei fornitori e ridurre al minimo i rischi quando si lavora con supplier diversi.
Quando si valutano le prestazioni dei fornitori, bisogna considerare prima di tutto come i supplier si allineano agli obiettivi e alle politiche aziendali e se rispettano i principi di conformità. Ogni fornitore deve avere un elenco di requisiti chiari che l’azienda deve monitorare.
- Automatizzare i processi di approvvigionamento
Ultimo, ma non certo per importanza, uno dei modi migliori per migliorare il Supplier Relationship Management è trovare il modo di ridurre al minimo le lacune di comunicazione, sviluppando al contempo un processo di procurement più efficiente. A tal fine, le organizzazioni dovrebbero adottare strumenti di automazione del processo di acquisto.
Con la soluzione giusta, le organizzazioni possono automatizzare la creazione di richieste di acquisto e di ordini di acquisto, facilitando così la gestione degli ordini e della fatturazione. In questo modo si risparmiano sforzi e risorse e si contribuisce a mantenere sia l’azienda che i fornitori informati e aggiornati sugli impegni in corso.
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