L’importanza di un Albo Fornitori digitale

Aprile 11, 2022

L’importanza di un Albo Fornitori digitale

Gestione degli Acquisti Gestione Dei Fornitori Scouting fornitori

Per chi si occupa di acquisti, una realtà ormai sempre più diffusa, specialmente a causa del Covid-19, è l’Inclusive Procurement, ovvero  l’ampliamento dell’albo fornitori per evitare di incappare in blocchi del processo di approvvigionamento. Se sulla carta, però, questa strategia doveva essere un modo per rivoluzionare il mondo del Procurement o almeno per rafforzare la catena di approvvigionamento, troppo spesso gli Uffici Acquisti passano ore a raccogliere e inserire i dati dei fornitori in fogli di calcolo, a chiamare per verificare che i dati siano corretti e a chiedersi dove sia andato tutto storto.

La raccolta manuale dei dati dei fornitori richiede tempo, è costosa e noiosa. I vostri talenti sono meglio utilizzati per identificare potenziali nuovi fornitori che possono fornire la prossima grande soluzione o coltivare i fornitori attuali per aiutarli a scalare e crescere. La soluzione è quindi la gestione dei fornitori attraverso l’implementazione di un albo fornitori digitale. Personalizzabile, scalabile e adattabile, è il coltellino svizzero nella vostra cassetta degli attrezzi per la gestione dei fornitori.

Vediamo come un albo fornitori digitale può rendere il vostro lavoro più facile e supportare una strategia di inclusive procurement, il vostro programma di diversificazione dei fornitori.

 

  1. Pre-qualificare ed espandere la vostra base di fornitori

Volete espandere la vostra base di fornitori senza aggiungere carico al vostro lavoro? Attraverso un questionario personalizzato, è possibile pre-qualificare i fornitori e indirizzare le loro informazioni al responsabile degli acquisti nella vostra organizzazione.

  1. Semplificare i processi per risparmiare tempo e denaro

Quando si automatizzano compiti meccanici come l’inserimento di nuovi fornitori in albo, si libera il personale addetto a questo tipo di attività per dedicare tempo a compiti che non possono essere automatizzati, come la costruzione di relazioni, lo sviluppo dei fornitori e la ricerca di nuove opportunità di fornitura. Un albo digitale serve anche come un unico punto di accesso per i fornitori attuali per aggiornare le loro informazioni e farvi avere, così, un database costantemente aggiornato.

  1. Migliorare la comunicazione con i fornitori

State contattando i fornitori individualmente per aggiornamenti a livello aziendale? Con un software di eProcurement dotato di albo fornitori digitale potete eliminare il carico di lavoro amministrativo con notifiche automatiche, come per le scadenze di certificazioni, assicurazioni, codici di condotta e affidavit per le piccole imprese. Potete anche configurare il profilo di registrazione per tracciare il tipo di merce in cui un fornitore è specializzato, quindi indirizzarlo automaticamente ai vostri acquirenti interni per la revisione e l’approvazione.

  1. Un login, molteplici opportunità

Quando si sceglie un software di eProcurement con un albo fornitori digitale come la piattaforma Niuma, il processo di registrazione dei fornitori sulla piattaforma è diversificato a seconda delle scelte e delle esigenze degli utenti che lo utilizzano; questo rende possibile ai fornitori registrarsi autonomamente sull’albo, se autorizzati dal buyer; ma lo stesso buyer può decidere di inserire manualmente i dati dei fornitori o gli elenchi utilizzati fino a quel momento. Inoltre, se a un fornitore viene richiesto di aggiornare i suoi documenti o certificati, l’aggiornamento sarà registrato automaticamente dopo l’azione del fornitore.

Un albo fornitori digitale è uno degli strumenti più versatili e preziosi che il vostro software di eProcurement dovrebbe avere. Fa risparmiare tempo e denaro riducendo il carico di lavoro ripetitivo e a scarso valore aggiunto in modo da potersi concentrare sulla crescita e sul rafforzamento della base di fornitori.

 

 

 

La Digital Transformation del Procurement nelle PMI

Aprile 4, 2022

La Digital Transformation del Procurement nelle PMI

Gestione degli Acquisti Gestione Dei Fornitori Nuove Tecnologie

La funzione Acquisti aziendale è stata storicamente trattata come un centro di costo con un ruolo di natura amministrativa prevalentemente concentrato sulla finalizzazione contrattuale e sulla gestione degli ordini e dei processi di fatturazione. Il cambiamento dei modelli di business sempre più orientati all’outsourcing ha dilatato gli acquisti aumentandone i volumi e ampliandone lo spettro merceologico, mettendo in evidenza il valore della conoscenza di un mercato di fornitura estremamente dinamico che può generare significativi profitti  con piccoli saving sull’acquistato, può importare innovazione determinante per i prodotti finali, può presidiare i parametri ESG dei fornitori per alimentare la transizione ecologica dell’azienda, può proteggere la resilienza aziendale intercettando possibili fattori di rischio presenti nelle procedure di approvvigionamento.

Questo cambiamento costituisce un’opportunità per la Funzione Acquisti, che può essere colta solo attraverso una trasformazione di ruolo che prevede nuovi obiettivi, nuova organizzazione, nuove competenze e nuovi strumenti operativi, che a loro volta devono inevitabilmente poggiare su tecnologie digitali, indispensabili per gestire con efficienza ed efficacia il carico dei dati e delle informazioni di Procurement.

Le aziende grandi e medio-grandi dimostrano una significativa maturità digitale: hanno già adottato in larga misura delle piattaforme software dedicate alla gestione integrata di tutto il ciclo di approvvigionamento, dall’accreditamento dei fornitori attraverso efficaci sistemi di valutazione su conformità agli obblighi normativi, su affidabilità e su reputazione, alla negoziazione dei beni e dei servizi da acquistare mediante procedure ottimizzabili su ciascun caso di acquisto, alla gestione efficiente dei contratti e del ciclo passivo. Le PMI, 90% del tessuto produttivo, moltissime con meno di 10 dipendenti, hanno dimensione economica e limiti di budget, risorse e competenze, che rendono più difficile il processo di innovazione: i loro professionisti degli Acquisti spesso devono dividersi su più attività con l’impossibilità di maturare competenze sufficienti per migrare a piattaforme digitali complesse.

 

Da una recente indagine condotta dal Politecnico di Milano su campioni di PMI, si evince che nelle imprese di fascia più alta, specialmente nei settori manifatturieri, professionali, scientifici e tecnici, si può trovare con maggior probabilità una funzione Acquisti più strutturata e coinvolta in progetti di adozione di piattaforme digitali. Nelle fasce intermedie si riscontra un frequente uso di soluzioni verticali, spesso specializzate sul settore merceologico, che si applicano a fasi specifiche del processo di approvvigionamento, come la gestione degli ordini. Nelle fasce dimensionali più basse emerge invece una realtà caratterizzata ancora da un largo uso di strumenti di office se non addirittura della carta.

 

Dall’adozione di strumenti digitali specializzati, i responsabili degli Acquisti si aspettano benefici:

  • nella riduzione dei costi
  • nello snellimento e nel miglioramento dell’accuratezza dell’operatività
  • nella condivisione delle informazioni per abilitare decisioni condivise
  • nel monitoraggio delle filiere di fornitura per proteggere la continuità del business.

Un asset chiave è l’albo fornitori digitale come potente strumento di gestione ed efficace canale di interazione con il mercato di fornitura. Altrettanto rilevante è la funzionalità di analisi dei dati di spesa, per poter riallineare tempestivamente le strategie di acquisto in caso di obiettivi mancati e individuare scostamenti e anomalie.

Emerge, quindi, la consapevolezza di dover disporre di strumenti moderni, purché rispondano a criteri di semplicità di uso e di economicità. I produttori di piattaforme digitali di procurement sono quindi chiamati a impegnarsi su una nuova generazione di prodotti in grado di soddisfare le esigenze del vasto mondo delle PMI, in tutti i suoi settori, sia dimensionali che merceologici, per permettere a queste imprese di affrontare a pieno titolo le sfide della Digital Economy.