Approvvigionamento di materie prime: alcuni consigli per gestirne la crisi

Luglio 4, 2022

Approvvigionamento di materie prime: alcuni consigli per gestirne la crisi

Gestione degli Acquisti Risk Management Strategia di acquisto Supply Chain Finance

La crisi dell’approvvigionamento di materie prime è ormai una realtà in tutto il mondo. Quando è stata dichiarata la pandemia, abbiamo assistito a un sussulto delle economie globali. Oggi stiamo assistendo a un nuovo fenomeno: un rimbalzo, una ripresa a rotta di collo della domanda di beni e una corsa alle scorte di quasi tutte le materie prime da parte dei produttori.

Le carenze, le strozzature nei trasporti e le impennate dei prezzi si avvicinano ai livelli più alti della memoria recente. Anche le spese di inventario, trasporto e magazzino sono aumentate. Ad aggravare ulteriormente la situazione c’è un elenco insolitamente lungo e crescente di eventi problematici che hanno colpito le Supply Chain.

L’incidente nel Canale di Suez, che ha avuto ripercussioni sul trasporto marittimo mondiale; la congestione nei porti cinesi per le misure anti-Covid; l’aumento esponenziale dei costi di trasporto; non ultima la guerra contro l’Ucraina.

La carenza e la difficoltà di approvvigionamento di materie prime ha chiaramente un impatto su tutta la supply chain e sugli stakeholder coinvolti: la conseguenza principale e più tangibile per i business è certamente il ritardo delle consegne e la conseguente difficoltà nella pianificazione produttiva, che, a loro volta, si ripercuotono sui clienti finali.

Non solo si presenta un effetto domino che colpisce la filiera, ma gli approvvigionamenti sono costretti in questi casi a rimodulare gli ordini sulla base della disponibilità delle materie prime interessate, costringendo a volte la riprogrammazione della produzione.

Ci sono, tuttavia, alcune strategie che si possono utilizzare per migliorare l’approvvigionamento delle materie prime e gestire al meglio la catena di fornitura.

 

  1. Previsione della domanda

Il primo passo per la gestione dell’approvvigionamento di materie prime è la possibilità di avere una previsione dei consumi. È fondamentale comprendere l’esigenza dell’azienda di avere una stima dei consumi per condividere e pianificare regolarmente i dettagli della previsione della domanda di materie prime con i fornitori interessati.

Ciò consentirà di lavorare in modo reattivo con tutti gli attori coinvolti, richiedendo in modo puntuale e preciso l’aggiornamento costante sui prezzi.

  1. Approvvigionarsi localmente quando è possibile

Approvvigionarsi localmente ha senza dubbi i suoi vantaggi. Innanzitutto, è più facile determinare se i materiali sono di provenienza etica e sostenibile. Conoscendo localmente il fornitore è più immediato seguire le sue logiche di approvvigionamento e di produzione, oltre al fatto che è possibile richiedere specifiche ispezioni di controllo senza perdere giornate in spostamenti.

Oltre a questo vantaggio, occorre tener presente la facilità nel fare arrivare i materiali, elemento che comporta meno rischio di trasporto e di conseguenza meno ritardi di consegna. In molte circostanze, quindi, trovare un fornitore locale che riesca a consegnare velocemente, anche in situazioni estremamente dinamiche di produzione, resta un vantaggio indiscutibile.

Sicuramente, in questo caso, rimane aperto il tema costo dei materiali, che determinano un’incidenza sostanziale nella scelta del fornitore e che hanno un impatto fondamentale sul TCO di fornitura.

  1. Costruire un elenco diversificato di fonti per le materie prime

La diversificazione dell’approvvigionamento di materie prime implica sicuramente un’analisi del rischio di fornitura.

Infatti l’approvvigionamento esclusivo può comportare meno costi, ma significa che si dipende interamente da quell’unica fonte. Pertanto, se ci fossero carenze e problemi che riguardano quel fornitore, ci si potrebbe trovare nell’impossibilità di superarli con il rischio di bloccare l’approvvigionamento e di conseguenza la produzione. Se invece il vostro approvvigionamento di materie prime fosse diversificato, sicuramente il rischio di fronitura si abbasserebbe consentendo di approvvigionarsi anche in situazioni critiche di mercato.

 

  1. Collegarsi con un distributore

I distributori possono spesso aiutare a trovare ulteriori risorse quando ci si trova in difficoltà con la fonte di approvvigionamento principale. Di solito i distributori acquistano e vendono a livello globale, il che significa che sono in grado di tenere il passo con le tendenze attuali e di fornire la soluzione più conveniente per le attuali esigenze di approvvigionamento di materie prime.

Spesso i distributori dispongono anche di risorse che vanno ben oltre quelle a cui si può accedere da soli, il che significa che possono essere in grado di trovare percorsi di fornitura o soluzioni che aiutino a superare momenti critici.

  1. Gestire il Procurement con una piattaforma in cloud

Una piattaforma digitale per il Procurement può aiutare a gestire i problemi derivanti dalla difficoltà di reperimento e approvvigionamento delle materie prime: digitalizzare il ciclo degli acquisti, infatti, consente di avere maggiore visibilità dell’intera supply chain.

vantaggi dati da una piattaforma di e-procurement sono molti:

  • la visibilità e la tracciabilità di eventuali ritardi nella consegna della merce e dello stato delle transazioni con il fornitore
  • la gestione pianificata delle eccezioni e delle situazioni critiche
  • l’organizzazione e la collaborazione tra i singoli reparti
  • un sistema di vendor management efficace che permette di valutare le performance dei fornitori (e che, peraltro, permette di esaminare la dichiarazione di origine merce)

Qual è la differenza tra Procurement e Purchasing?

Settembre 16, 2021

Qual è la differenza tra Procurement e Purchasing?

Entrate Merci Gestione degli Acquisti Gestione Dei Fornitori Strategia di acquisto

Molti usano i termini procurement (approvvigionamento) e purchasing (acquisto) in modo intercambiabile. Tuttavia, nonostante le somiglianze, hanno significati diversi. Uno si concentra sulle funzioni transazionali, ad esempio, mentre l’altro si concentra sul processo strategico di approvvigionamento dei prodotti.

In questo articolo chiariamo ogni dubbio sulla differenza tra procurement e purchasing e approfondiamo ogni area.

 

In un’azienda, il purchasing è l’atto di acquisire un bene o un servizio e di solito coinvolge le transazioni quotidiane immediate tra venditori e acquirenti.

Spesso si tratta del modo in cui un responsabile degli acquisti effettua l’ordine e il pagamento di un bene. Ad esempio, creando ed eseguendo gli ordini di acquisto e organizzando il pagamento delle merci.

Il processo di acquisto comprende:

  • Richieste di spesa e approvazioni di acquisto
  • Creazione di un ordine di acquisto
  • Ricezione e controllo di beni e servizi
  • L’allegazione di una bolla di accompagnamento all’acquisto
  • Passare l’acquisto completato al team di contabilità

 

Il procurement, invece, è il processo di approvvigionamento e di acquisto dei beni e dei servizi di cui un’azienda ha bisogno per raggiungere i propri obiettivi commerciali, di solito da una fonte esterna, come un fornitore terzo.

Una strategia di approvvigionamento efficace può fare molte cose. Ad esempio, può far risparmiare denaro all’azienda negoziando condizioni e prezzi favorevoli. Può anche garantire la qualità, l’efficienza e la tempestività dei fornitori.

Capita che i responsabili del procurement debbano acquistare beni e servizi con risorse limitate e capacità ridotte. Ciò significa che devono fare le scelte più intelligenti possibili per assicurarsi di acquistare i beni e i servizi migliori ai prezzi migliori.

I responsabili del procurement, o procurement manager, si occupano di aspetti quali

  • Attività di sourcing e sourcing strategico
  • Negoziazione e gestione dei fornitori
  • Selezione strategica di beni e servizi
  • Approvare le richieste di acquisto dell’organizzazione
  • Ricevere beni e servizi

 

In sostanza, gli approvvigionamenti e gli acquisti, pur essendo strettamente legati, hanno obiettivi diversi e metodi diversi per raggiungere i rispettivi obiettivi finali.

Il purchasing strettamente inteso è in genere più focalizzato sul breve termine e ha un carattere più transazionale.

Il procurement, invece, è un approccio più a lungo termine e olistico all’acquisizione di beni e servizi per l’azienda. Comporta attività quali la ricerca di fornitori, la negoziazione e la chiusura dei contratti e la tenuta dei registri. A differenza degli acquisti, il procurement considera il valore complessivo della transazione, non solo il prezzo. Si concentra sulla creazione di relazioni reciprocamente vantaggiose con i fornitori.

 

Il Total Cost of Ownership (TCO) o costo totale di proprietà e la creazione di valore sono concetti importanti negli acquisti.  Il TCO è il costo dell’articolo più il costo di gestione nel corso della sua vita utile. Invece di considerare solo il prezzo di un articolo, il TCO tiene conto di fattori quali la spedizione e la manutenzione. Il procurement tiene conto anche di altri fattori, come la riduzione del rischio, la conformità, le relazioni con i fornitori e i risparmi sui costi, quando si tratta di scegliere i fornitori da cui acquistare e con cui fare affari.

In sintesi, il purchasing si concentra sulle esigenze a breve termine e sulla minimizzazione dei costi quando acquistano beni e servizi, mentre il procurement si concentra sulla creazione di valore a lungo termine per l’azienda.

Vediamo più da vicino e nel dettaglio le fasi dei processi di procurement e di purchasing.

Tenete presente, tuttavia, che il modo in cui un’azienda modella il proprio processo di procurement interno influenza fattori quali le dimensioni, il settore, le risorse umane disponibili e la struttura organizzativa dell’azienda.

Perché il procurement è importante nelle aziende? Il procurement ha un impatto diretto sul margine di profitto dell’azienda. Affinché un’organizzazione sia redditizia, il costo di approvvigionamento dei beni deve essere inferiore al prezzo di vendita dei beni stessi, meno i costi associati alla lavorazione e alla vendita.

 

  1. Riconoscere l’ordine di acquisto: comunicate di aver ricevuto l’ordine di acquisto e confermate che tutte le informazioni, compresi prezzi, quantità e articoli, sono corrette e pronte per l’evasione.
  2. Inviare un avviso di spedizione anticipata: inviate un avviso di spedizione anticipata (ASN) che fornisca tutti i dettagli sulla consegna in corso. In genere, l’ASN elenca tutti i contenuti della spedizione ed eventuali dettagli aggiuntivi.
  3. Raccogliere e archiviare la ricevuta della merce: ricevuto l’ordine, raccogliete la ricevuta e archiviatela correttamente insieme alle altre informazioni finanziarie e contabili.
  4. Registrazione della fattura: elaborate e registrate la fattura con le informazioni e i registri finanziari.
  5. Eseguire un confronto a tre: confrontate l’ordine di acquisto, la ricevuta della merce e la fattura del fornitore per verificare che tutto sia corretto e corrisponda.
  6. Pagare il fornitore: se tutto è corretto, pagate il fornitore in base ai termini di pagamento concordati.

 

  1. Identificare i beni e i servizi di cui l’organizzazione ha bisogno per essere produttiva ed efficiente.
  2. Presentare una richiesta di acquisto al team finanziario. È importante che il team finanziario esamini tutte le richieste di acquisto per assicurarsi che gli acquisti siano necessari e rientrino nel budget.
  3. Valutare e selezionare i fornitori in base a fattori quali il prezzo, la qualità, la disponibilità degli articoli, i termini di pagamento, le operazioni e le capacità aziendali.
  4. Negoziare prezzo e condizioni; i fornitori possono offrire sconti sui volumi, piani di pagamento flessibili, garanzie sui prodotti o altri servizi. Dovete lavorare per raggiungere un accordo vantaggioso per entrambe le parti.
  5. Creare un ordine di acquisto
  6. Attendere l’arrivo dell’ordine
  7. Controllare e ricevere l’ordine: una volta arrivato l’ordine, assicuratevi di ispezionarlo per verificare che sia il prodotto giusto che avete ordinato e che la qualità sia buona. Se tutto sembra a posto, potete riceverlo nel vostro sistema.
  8. Effettuare una corrispondenza a tre vie: confrontate l’ordine di acquisto, la ricevuta della merce e la fattura del fornitore per assicurarsi che tutto sia corretto e corrisponda.
  9. Approvare la fattura e organizzare il pagamento
  10. Registrare i documenti

 

Per avere piena visibilità sia dei processi di procurement che di purchasing è importante avere una piattaforma di gestione degli acquisti e delle spese digitalizzata.

Le piattaforme come niumActive possono aiutare il vostro team a supervisionare meglio tutte le attività di approvvigionamento e di acquisto, grazie a funzioni tra cui:

  • Creazione, approvazione e archiviazione degli ordini di acquisto
  • Cataloghi di fornitori approvati
  • Sistemi di approvazione personalizzati per i dipendenti e i responsabili degli acquisti.
  • Gestione dei fornitori e monitoraggio delle loro prestazioni
  • Corrispondenza a tre vie
  • Esportazione dei dati nel sistema contabile

L’efficienza che il software per gli acquisti e gli approvvigionamenti può apportare alla strategia di procurement della vostra azienda può eliminare le spese eccessive e produrre enormi risparmi (sia di tempo che di denaro), indipendentemente dalle dimensioni della vostra organizzazione.