La funzione Acquisti aziendale è stata storicamente trattata come un centro di costo con un ruolo di natura amministrativa prevalentemente concentrato sulla finalizzazione contrattuale e sulla gestione degli ordini e dei processi di fatturazione. Il cambiamento dei modelli di business sempre più orientati all’outsourcing ha dilatato gli acquisti aumentandone i volumi e ampliandone lo spettro merceologico, mettendo in evidenza il valore della conoscenza di un mercato di fornitura estremamente dinamico che può generare significativi profitti  con piccoli saving sull’acquistato, può importare innovazione determinante per i prodotti finali, può presidiare i parametri ESG dei fornitori per alimentare la transizione ecologica dell’azienda, può proteggere la resilienza aziendale intercettando possibili fattori di rischio presenti nelle procedure di approvvigionamento.

Questo cambiamento costituisce un’opportunità per la Funzione Acquisti, che può essere colta solo attraverso una trasformazione di ruolo che prevede nuovi obiettivi, nuova organizzazione, nuove competenze e nuovi strumenti operativi, che a loro volta devono inevitabilmente poggiare su tecnologie digitali, indispensabili per gestire con efficienza ed efficacia il carico dei dati e delle informazioni di Procurement.

Le aziende grandi e medio-grandi dimostrano una significativa maturità digitale: hanno già adottato in larga misura delle piattaforme software dedicate alla gestione integrata di tutto il ciclo di approvvigionamento, dall’accreditamento dei fornitori attraverso efficaci sistemi di valutazione su conformità agli obblighi normativi, su affidabilità e su reputazione, alla negoziazione dei beni e dei servizi da acquistare mediante procedure ottimizzabili su ciascun caso di acquisto, alla gestione efficiente dei contratti e del ciclo passivo. Le PMI, 90% del tessuto produttivo, moltissime con meno di 10 dipendenti, hanno dimensione economica e limiti di budget, risorse e competenze, che rendono più difficile il processo di innovazione: i loro professionisti degli Acquisti spesso devono dividersi su più attività con l’impossibilità di maturare competenze sufficienti per migrare a piattaforme digitali complesse.

Da una recente indagine condotta dal Politecnico di Milano su campioni di PMI, si evince che nelle imprese di fascia più alta, specialmente nei settori manifatturieri, professionali, scientifici e tecnici, si può trovare con maggior probabilità una funzione Acquisti più strutturata e coinvolta in progetti di adozione di piattaforme digitali. Nelle fasce intermedie si riscontra un frequente uso di soluzioni verticali, spesso specializzate sul settore merceologico, che si applicano a fasi specifiche del processo di approvvigionamento, come la gestione degli ordini. Nelle fasce dimensionali più basse emerge invece una realtà caratterizzata ancora da un largo uso di strumenti di office se non addirittura della carta.

Dall’adozione di strumenti digitali specializzati, i responsabili degli Acquisti si aspettano benefici:

• nella riduzione dei costi
• nello snellimento e nel miglioramento dell’accuratezza dell’operatività
• nella condivisione delle informazioni per abilitare decisioni condivise
• nel monitoraggio delle filiere di fornitura per proteggere la continuità del business.

Un asset chiave è l’albo fornitori digitale come potente strumento di gestione ed efficace canale di interazione con il mercato di fornitura. Altrettanto rilevante è la funzionalità di analisi dei dati di spesa, per poter riallineare tempestivamente le strategie di acquisto in caso di obiettivi mancati e individuare scostamenti e anomalie.

Emerge, quindi, la consapevolezza di dover disporre di strumenti moderni, purché rispondano a criteri di semplicità di uso e di economicità. I produttori di piattaforme digitali di procurement sono quindi chiamati a impegnarsi su una nuova generazione di prodotti in grado di soddisfare le esigenze del vasto mondo delle PMI, in tutti i suoi settori, sia dimensionali che merceologici, per permettere a queste imprese di affrontare a pieno titolo le sfide della Digital Economy.