La Digital Transformation del Procurement nelle PMI

Aprile 4, 2022

La Digital Transformation del Procurement nelle PMI

Gestione degli Acquisti Gestione Dei Fornitori Nuove Tecnologie

La funzione Acquisti aziendale è stata storicamente trattata come un centro di costo con un ruolo di natura amministrativa prevalentemente concentrato sulla finalizzazione contrattuale e sulla gestione degli ordini e dei processi di fatturazione. Il cambiamento dei modelli di business sempre più orientati all’outsourcing ha dilatato gli acquisti aumentandone i volumi e ampliandone lo spettro merceologico, mettendo in evidenza il valore della conoscenza di un mercato di fornitura estremamente dinamico che può generare significativi profitti  con piccoli saving sull’acquistato, può importare innovazione determinante per i prodotti finali, può presidiare i parametri ESG dei fornitori per alimentare la transizione ecologica dell’azienda, può proteggere la resilienza aziendale intercettando possibili fattori di rischio presenti nelle procedure di approvvigionamento.

Questo cambiamento costituisce un’opportunità per la Funzione Acquisti, che può essere colta solo attraverso una trasformazione di ruolo che prevede nuovi obiettivi, nuova organizzazione, nuove competenze e nuovi strumenti operativi, che a loro volta devono inevitabilmente poggiare su tecnologie digitali, indispensabili per gestire con efficienza ed efficacia il carico dei dati e delle informazioni di Procurement.

Le aziende grandi e medio-grandi dimostrano una significativa maturità digitale: hanno già adottato in larga misura delle piattaforme software dedicate alla gestione integrata di tutto il ciclo di approvvigionamento, dall’accreditamento dei fornitori attraverso efficaci sistemi di valutazione su conformità agli obblighi normativi, su affidabilità e su reputazione, alla negoziazione dei beni e dei servizi da acquistare mediante procedure ottimizzabili su ciascun caso di acquisto, alla gestione efficiente dei contratti e del ciclo passivo. Le PMI, 90% del tessuto produttivo, moltissime con meno di 10 dipendenti, hanno dimensione economica e limiti di budget, risorse e competenze, che rendono più difficile il processo di innovazione: i loro professionisti degli Acquisti spesso devono dividersi su più attività con l’impossibilità di maturare competenze sufficienti per migrare a piattaforme digitali complesse.

 

Da una recente indagine condotta dal Politecnico di Milano su campioni di PMI, si evince che nelle imprese di fascia più alta, specialmente nei settori manifatturieri, professionali, scientifici e tecnici, si può trovare con maggior probabilità una funzione Acquisti più strutturata e coinvolta in progetti di adozione di piattaforme digitali. Nelle fasce intermedie si riscontra un frequente uso di soluzioni verticali, spesso specializzate sul settore merceologico, che si applicano a fasi specifiche del processo di approvvigionamento, come la gestione degli ordini. Nelle fasce dimensionali più basse emerge invece una realtà caratterizzata ancora da un largo uso di strumenti di office se non addirittura della carta.

 

Dall’adozione di strumenti digitali specializzati, i responsabili degli Acquisti si aspettano benefici:

  • nella riduzione dei costi
  • nello snellimento e nel miglioramento dell’accuratezza dell’operatività
  • nella condivisione delle informazioni per abilitare decisioni condivise
  • nel monitoraggio delle filiere di fornitura per proteggere la continuità del business.

Un asset chiave è l’albo fornitori digitale come potente strumento di gestione ed efficace canale di interazione con il mercato di fornitura. Altrettanto rilevante è la funzionalità di analisi dei dati di spesa, per poter riallineare tempestivamente le strategie di acquisto in caso di obiettivi mancati e individuare scostamenti e anomalie.

Emerge, quindi, la consapevolezza di dover disporre di strumenti moderni, purché rispondano a criteri di semplicità di uso e di economicità. I produttori di piattaforme digitali di procurement sono quindi chiamati a impegnarsi su una nuova generazione di prodotti in grado di soddisfare le esigenze del vasto mondo delle PMI, in tutti i suoi settori, sia dimensionali che merceologici, per permettere a queste imprese di affrontare a pieno titolo le sfide della Digital Economy.

 

 

 

La digitalizzazione del Procurement in 4 passi

Febbraio 21, 2022

La digitalizzazione del Procurement in 4 passi

Gestione degli Acquisti Nuove Tecnologie

Abbiamo raccolto per voi in 4 passi fondamentali il percorso di digitalizzazione del Procurement.

Di digitalizzazione o Digital Transformation si parla ormai da vent’anni; di come siano cambiati i modelli di business e i mercati con l’avvento delle tecnologie digitali e di come le funzioni aziendali debbano modificarsi, riadattarsi a questo nuovo clima, così come del fatto che virare verso il digitale sia l’unico modo per sopravvivere. Ma quali sono le funzioni aziendali che maggiormente possono trarre beneficio dalla svolta digitale e possono generare valore per l’azienda intera? Il procurement è sicuramente una di queste.

Come area con molti stakeholder e interfacce interne ed esterne, l’approvvigionamento ha già un volume unico e varietà di dati che possono essere elaborati utilizzando l’analitica avanzata, l’Intelligenza Artificiale o la Blockchain per prendere decisioni di gestione strategica.

Ciò che sarà più importante nel futuro del procurement è creare trasparenza su un mercato complesso in un breve di tempo attraverso processi di approvvigionamento semplificati e (parzialmente) automatizzati e una maggiore qualità dei dati. L’interconnessione attraverso i confini nazionali e funzionali sta diventando sempre più significativo. Questo significa ottimizzare le interfacce all’interno delle aziende e con i fornitori e utilizzare lo scambio di dati e risorse disponibili in modo efficiente. Un altro aspetto chiave è quello della compliance, la conformità e l’aderenza ai regolamenti e linee guida legali.

Per introdurre la trasformazione digitale nei loro uffici acquisti, le aziende dovrebbero porsi tre domande fondamentali:

  1. Quale ruolo giocherà il procurement nel nostro modello di business operativo tra cinque anni?
  2. Di quali qualifiche hanno bisogno i miei dipendenti per sfruttare appieno il potenziale della digitalizzazione negli acquisti?
  3. Quali sono gli elementi di eProcurement che possono aiutare l’azienda già adesso a stabilire un vantaggio competitivo sostenibile?

Di seguito abbiamo sintetizzato i passaggi chiave del processo di digitalizzazione degli uffici acquisti.

  1. Fase di assesment interno

La digitalizzazione combinata con una nuova comprensione dei ruoli richiede una profonda trasformazione dell’ufficio acquisti. Tutti gli aspetti prevedibili e le conseguenze del cambiamento dovrebbero, quindi, essere determinati e discussi in azienda da chi si occupa di Business Development, in uno con il responsabile degli acquisti e con il reparto IT.  Specialisti esterni di digitalizzazione e altre figure consulenziali possono fornire un’ulteriore preziosa visione.

  1. Sviluppo di una visione

Le intuizioni nate nella prima fase dovrebbero essere collegate a una visione di gestione della catena di fornitura (modello operativo). A seconda dell’azione richiesta e dal livello tecnologico individuale dell’azienda, questo generalmente risulta in un approccio strategico o operativo. Dove può essere identificata rapidamente un’influenza distinta e positiva sulla performance desiderata? Sulla base di questa domanda chiave, si può ricavare una lista di priorità. Un modo per determinare l’ordine delle iniziative e dei progetti è usando un diagramma effetto/complessità. I fattori da considerare includono il numero di sistemi, interfacce e il nuovo personale richiesto per il progetto.

  1. Scouting di soluzioni IT

Nel terzo passo, il mercato delle soluzioni IT deve essere valutato per identificare tutte le potenziali soluzioni che potrebbero supportare la visione formulata. Gli esperti di tecnologia e i consulenti, infatti, possono fornire supporto con la loro profonda conoscenza del settore e della tecnologia. Le soluzioni vengono valutate in base alle specifiche, ai vantaggi e agli svantaggi, e si cercano le migliori pratiche di implementazione e i casi d’uso. Nello scouting di soluzioni IT, ciò a cui maggiormente si deve fare attenzione è la compatibilità dei software con i sistemi ERP già presenti in azienda. L’integrazione di soluzioni di eProcurement e di ERP è la prima delle caratteristiche da valutare in questa fase.

  1. Fase di convalida

La fase di convalida riunisce tutte le parti interessate al progetto per valutare e convalidare la soluzione IT selezionata. L’obiettivo della fase di convalida dovrebbe essere quello di prendere decisioni in modo che il core team possa lanciarsi dalla fase di pianificazione a quella di esecuzione vera e propria.