La digitalizzazione del Procurement in 4 passi

Febbraio 21, 2022

La digitalizzazione del Procurement in 4 passi

Gestione degli Acquisti Nuove Tecnologie

Abbiamo raccolto per voi in 4 passi fondamentali il percorso di digitalizzazione del Procurement.

Di digitalizzazione o Digital Transformation si parla ormai da vent’anni; di come siano cambiati i modelli di business e i mercati con l’avvento delle tecnologie digitali e di come le funzioni aziendali debbano modificarsi, riadattarsi a questo nuovo clima, così come del fatto che virare verso il digitale sia l’unico modo per sopravvivere. Ma quali sono le funzioni aziendali che maggiormente possono trarre beneficio dalla svolta digitale e possono generare valore per l’azienda intera? Il procurement è sicuramente una di queste.

Come area con molti stakeholder e interfacce interne ed esterne, l’approvvigionamento ha già un volume unico e varietà di dati che possono essere elaborati utilizzando l’analitica avanzata, l’Intelligenza Artificiale o la Blockchain per prendere decisioni di gestione strategica.

Ciò che sarà più importante nel futuro del procurement è creare trasparenza su un mercato complesso in un breve di tempo attraverso processi di approvvigionamento semplificati e (parzialmente) automatizzati e una maggiore qualità dei dati. L’interconnessione attraverso i confini nazionali e funzionali sta diventando sempre più significativo. Questo significa ottimizzare le interfacce all’interno delle aziende e con i fornitori e utilizzare lo scambio di dati e risorse disponibili in modo efficiente. Un altro aspetto chiave è quello della compliance, la conformità e l’aderenza ai regolamenti e linee guida legali.

Per introdurre la trasformazione digitale nei loro uffici acquisti, le aziende dovrebbero porsi tre domande fondamentali:

  1. Quale ruolo giocherà il procurement nel nostro modello di business operativo tra cinque anni?
  2. Di quali qualifiche hanno bisogno i miei dipendenti per sfruttare appieno il potenziale della digitalizzazione negli acquisti?
  3. Quali sono gli elementi di eProcurement che possono aiutare l’azienda già adesso a stabilire un vantaggio competitivo sostenibile?

Di seguito abbiamo sintetizzato i passaggi chiave del processo di digitalizzazione degli uffici acquisti.

  1. Fase di assesment interno

La digitalizzazione combinata con una nuova comprensione dei ruoli richiede una profonda trasformazione dell’ufficio acquisti. Tutti gli aspetti prevedibili e le conseguenze del cambiamento dovrebbero, quindi, essere determinati e discussi in azienda da chi si occupa di Business Development, in uno con il responsabile degli acquisti e con il reparto IT.  Specialisti esterni di digitalizzazione e altre figure consulenziali possono fornire un’ulteriore preziosa visione.

  1. Sviluppo di una visione

Le intuizioni nate nella prima fase dovrebbero essere collegate a una visione di gestione della catena di fornitura (modello operativo). A seconda dell’azione richiesta e dal livello tecnologico individuale dell’azienda, questo generalmente risulta in un approccio strategico o operativo. Dove può essere identificata rapidamente un’influenza distinta e positiva sulla performance desiderata? Sulla base di questa domanda chiave, si può ricavare una lista di priorità. Un modo per determinare l’ordine delle iniziative e dei progetti è usando un diagramma effetto/complessità. I fattori da considerare includono il numero di sistemi, interfacce e il nuovo personale richiesto per il progetto.

  1. Scouting di soluzioni IT

Nel terzo passo, il mercato delle soluzioni IT deve essere valutato per identificare tutte le potenziali soluzioni che potrebbero supportare la visione formulata. Gli esperti di tecnologia e i consulenti, infatti, possono fornire supporto con la loro profonda conoscenza del settore e della tecnologia. Le soluzioni vengono valutate in base alle specifiche, ai vantaggi e agli svantaggi, e si cercano le migliori pratiche di implementazione e i casi d’uso. Nello scouting di soluzioni IT, ciò a cui maggiormente si deve fare attenzione è la compatibilità dei software con i sistemi ERP già presenti in azienda. L’integrazione di soluzioni di eProcurement e di ERP è la prima delle caratteristiche da valutare in questa fase.

  1. Fase di convalida

La fase di convalida riunisce tutte le parti interessate al progetto per valutare e convalidare la soluzione IT selezionata. L’obiettivo della fase di convalida dovrebbe essere quello di prendere decisioni in modo che il core team possa lanciarsi dalla fase di pianificazione a quella di esecuzione vera e propria.