Cos’è l’e-procurement e come funziona

Novembre 8, 2021

Cos’è l’e-procurement e come funziona

Gestione degli Acquisti

L’approvvigionamento elettronico, noto anche come e-procurement, è il processo di richiesta, ordine e acquisto di beni e servizi online. Si tratta di un processo business-to-business.

A differenza dell’e-commerce, l’e-procurement utilizza il sistema chiuso di fornitori ed è disponibile solo per gli utenti registrati alla relativa piattaforma, facilita le interazioni tra fornitori e clienti attraverso offerte, ordini di acquisto e fatture. Nasce negli anni ’80, in seguito allo sviluppo dell’Electronic Data Interchange (EDI); un decennio dopo, i miglioramenti dell’EDI hanno permesso alle organizzazioni di sviluppare cataloghi online per i fornitori. Oggi l’e-procurement coinvolge tutto, dalla valutazione e selezione dei fornitori alla gestione dei contratti, agli ordini e ai pagamenti elettronici.

 

L’e-procurement utilizza un’interfaccia web o un altro tipo di sistema in rete che collega fornitori e clienti. All’interno di un’azienda, un procurement Manager o un dipartimento di Acquisti di solito stabilisce le politiche che regolano l’e-procurement per l’organizzazione. L’obiettivo dell’utilizzo di un sistema di questo tipo è quello di acquisire prodotti o servizi al miglior prezzo possibile e nel miglior momento possibile. Per raggiungere questo obiettivo, è importante che le aziende stabiliscano relazioni con i fornitori. Ciò consente al personale addetto agli acquisti di negoziare i contratti con i fornitori. Inoltre, all’interno della piattaforma di e-procurement, possono stabilire linee guida o limiti di budget e di spesa.

L’e-procurement elimina la necessità di svolgere manualmente attività laboriose legate agli acquisti, come le aste e le gare d’appalto elettroniche, lo scambio di contratti con i fornitori e la compilazione di questionari per l’inserimento dei fornitori. Il processo funziona collegando diverse entità e processi attraverso una piattaforma centralizzata. La gestione dei fornitori è uno degli aspetti più importanti dell’e-procurement. Comprende sia la gestione delle relazioni con i fornitori sia la gestione delle informazioni sui fornitori.

Altri componenti chiave dell’e-procurement sono:

  • e-sourcing: definizione dei requisiti e pre-qualificazione dei potenziali fornitori
  • e-tendering: richiesta di informazioni, proposte e preventivi
  • e-auctioning: valutazione dei fornitori, negoziazione e gestione dei contratti

Il software di e-procurement facilita tutti i processi prima citati e legati al procurement, consente al personale addetto agli acquisti di automatizzare varie attività e procedure, tra cui ordini, fatturazioni e relazioni con i fornitori.

Molti sistemi di questo tipo consentono all’intero Ufficio Acquisti di personalizzare la gestione dell’approvvigionamento. Possono, ad esempio, controllare quali utenti possono fare determinate azioni (ordini, gestire aste etc.), chi può visualizzare le informazioni che riguardano le fatture, chi può approvare le richieste di acquisto e molto altro. Inoltre, la maggior parte delle piattaforme di e-procurement è accessibile su dispositivi mobili come smartphone e tablet.

 

L’e-procurement aiuta ad automatizzare il processo di approvvigionamento. La tracciabilità centralizzata delle transazioni, la semplificazione della reportistica e la conformità dei contratti contribuiscono ad abbreviare i cicli di approvvigionamento.

I sistemi automatizzati e gli strumenti di monitoraggio integrati riducono le spese generali dei team di procurement, ottimizzano le prestazioni, aumentano l’efficienza dei processi e consentono di risparmiare sui costi. Inoltre, contribuiscono a limitare le spese irregolari, che si verificano quando i dipendenti acquistano prodotti “fuori contratto”, cioè quando fanno acquisti al di fuori dei parametri stabiliti nei contratti negoziati e in vigore.

Con l’e-procurement, il reparto acquisti, liberato da attività manuali, ripetitive o a basso valore, può riorientare le risorse verso attività a più alto valore, come la negoziazione dei contratti.

Poiché tutte le informazioni sono centralizzate, la direzione aziendale o gli stakeholder possono accedervi facilmente attraverso la piattaforma di e-procurement per analizzare e migliorare il processo decisionale. In questo modo aumenta la trasparenza e la responsabilità dei processi e consente un migliore controllo della funzione di approvvigionamento.

 

L’implementazione di un applicativo di e-procurement comporta potenziali sfide, in particolare per quanto riguarda l’installazione e l’integrazione del software con altri sistemi back-end aziendali.

Un’altra sfida è rappresentata dalla formazione dei dipendenti all’uso del software. Inoltre, le aziende devono collaborare con i fornitori per garantire una transizione senza problemi al nuovo sistema online.

Con piattaforme di e-procurement intuitive, user friendly e customizzabili come quella di Niuma, questi limiti sono quasi del tutto ridotti.