Il Sole 24 ORE, Niuma e T8P Consulting lanciano Procurement 24 ORE, la soluzione per le PMI che vogliono digitalizzare gli Acquisti.

Novembre 9, 2022

Il Sole 24 ORE, Niuma e T8P Consulting lanciano Procurement 24 ORE, la soluzione per le PMI che vogliono digitalizzare gli Acquisti.

Gestione degli Acquisti Gestione Dei Fornitori PMI Strategia di acquisto

Se in Italia solo un’azienda su cinque possiede un software gestionale, nel mondo delle Piccole e Medie Imprese il dato si riduce drasticamente se ci si riferisce ai sistemi di Procurement, ovvero piattaforme digitali in grado di aiutare le organizzazioni ad automatizzare i processi di acquisto e la gestione dei fornitori

Con l’obiettivo di colmare tale divario, la partnership tra Niuma, Il Sole 24 ORE e T8P Consulting ha dato vita a Procurement 24 ORE, la suite progettata per il mondo delle PMI che unisce servizi di consulenza e strumenti tecnologici per innovare gli Acquisti aziendali.

Il progetto di Procurement 24 ORE nasce grazie a una ricerca condotta nel 2021 insieme al Politecnico di Milano che ha evidenziato come le Piccole e Medie Imprese siano consapevoli dell’importanza strategica del Procurement, ma non abbiano spesso gli strumenti adeguati a rendere veramente efficienti e strategici gli Acquisti. Soprattutto per quel che riguarda l’adozione della tecnologia, fattori come l’investimento in un applicativo di eProcurement, percepito come troppo costoso, e un tipo di onboarding complesso e poco integrabile con i sistemi presenti in azienda, hanno sempre costituito una barriera per le PMI.

Per queste ragioni Procurement 24 ORE racchiude le funzionalità più importanti per un Ufficio Acquisti dietro un’interfaccia semplice e intuitiva. Tra gli elementi distintivi della piattaforma:

  • Automazione e controllo dell’intero ciclo di acquisto, dalla richiesta interna all’emissione dell’ordine, per una maggiore tracciabilità delle interazioni con i fornitori
  • Semplicità d’uso grazie all’interfaccia chiara e immediata, per un’interazione facilitata sia per gli utenti interni che per i fornitori
  • Visibilità completa sugli acquisti grazie a dashboard analitiche e report personalizzati, per prendere decisioni operative e strategiche
  • Integrabilità con ERP e sistemi di produzione, per il trasferimento automatico delle informazioni e il conseguente risparmio di tempo

 

Procurement 24 ORE offre anche un servizio di consulenza per le singole categorie di spesa aziendali. Un network di Category Specialist che lavorano al fianco degli Uffici Acquisti per supportarli nella valutazione della spesa, individuare margini di miglioramento nella gestione degli acquisti e trasformare i costi in ricavi.

Scopri di più su come reinventare il tuo modo di acquistare su procurement24ore.it

 

4 modi per ottimizzare la Supply Chain

Luglio 11, 2022

4 modi per ottimizzare la Supply Chain

Gestione degli Acquisti Gestione Dei Fornitori Nuove Tecnologie Supply Chain Finance

Ottimizzare la Supply Chain di un’azienda è, oggi più che mai, vitale. La definizione di supply chain è quella di una rete di organizzazioni coinvolte, attraverso collegamenti a monte e a valle, nei diversi processi e attività che producono valore in forma di servizi e prodotti nelle mani del consumatore finale.

La supply chain della vostra azienda è come il suo sistema circolatorio: l’azienda non può funzionare correttamente se non riceve i rifornimenti necessari nei vari punti della sua attività. Ad esempio, se gestite una flotta di veicoli per le consegne, non riuscirete a fare affari senza il carburante sufficiente per far funzionare i veicoli.

Per questo motivo, ottimizzare la supply chain è di grande importanza per ogni organizzazione. Ecco 4 punti per rendere fattibile questo efficientamento.

 

  1. Interazione dei livelli della catena

I vostri supplier hanno, a loro volta, dei supplier che riforniscono loro e, alla fine, tutte le catene si riconducono alle materie prime; ma ottimizzare la supply chain va a vantaggio di tutti gli anelli della catena.

La comunicazione costante tra ogni parte della catena migliora l’efficienza dell’intero processo. Consideriamo un’azienda con una flotta di camion per le consegne. I camion devono essere riforniti di carburante, sottoposti a manutenzione e riparati, quando necessario. Per queste tre esigenze, avrete tre catene di approvvigionamento: carburante, pezzi di ricambio e attrezzi.

Per ottimizzare la supply chain, dovete essere in contatto con tutti gli aspetti di ciascuna catena di approvvigionamento. Questo include i trasportatori di carburante, i metallurgisti, i macchinisti, i trasportatori e i rivenditori di pezzi di ricambio e utensili. La gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) è un’iniziativa importante per migliorare le prestazioni della catena di fornitura.

Le organizzazioni devono lavorare a stretto contatto con i fornitori per garantire le consegne o cercare altre fonti di approvvigionamento quando le materie prime critiche sono a rischio. Il supporto dei dirigenti e una tecnologia adeguata sono componenti chiave per aumentare l’attrattiva dell’organizzazione nei confronti dei fornitori critici per l’azienda.

Gli strumenti di ottimizzazione della supply chain consentono un’interazione più agevole con i fornitori, una gestione più semplice degli obblighi reciproci e l’accesso a dati precisi sulle transazioni e sui risultati aziendali.

  1. Gestione dell’inventario

Per ottimizzare la supply chain è necessario che le aziende mantengano scorte adeguate, conoscano lo stato degli articoli acquistati e ricevano aggiornamenti tempestivi sulle consegne. Durante la pandemia, un numero maggiore di aziende si è occupato dell’offerta piuttosto che della domanda, evidenziando quanto le aziende non siano attrezzate per mantenere adeguati livelli di scorte in tempi di interruzione. Una corretta gestione delle scorte garantisce che i prodotti vengano utilizzati nel modo giusto.

Supponiamo che un’azienda alimentare con una flotta di camion per le consegne consegni prodotti biologici sia ai negozi che ai singoli clienti. Uno dei maggiori vantaggi di una gestione efficace dell’inventario è quello di evitare il deterioramento dei prodotti. Nessuno vuole ordinare frutta e verdura e vedersele consegnate in uno stato deteriorato.

Bisogna anche sapere di quante scorte si ha bisogno. Se potete vendere solo 500 casse di pomodori biologici, non volete pagare per 600 casse, perché 100 casse diventerebbero immediatamente scorte morte. Inoltre, si rovineranno rapidamente, con conseguente perdita di tempo e denaro investito.

  1. Logistica

La logistica è fondamentalmente nel trasporto delle merci da un luogo all’altro. Le merci devono arrivare rapidamente per soddisfare la domanda dei clienti. Il trasporto di articoli deperibili, come i prodotti biologici, richiede una cura supplementare per evitare il deterioramento.

Per capire quanto la logistica sia essenziale, vediamo come interagiscono le varie catene. Avete un ordine di 50 tonnellate di uva da consegnare al magazzino di un noto supermercato. Uno dei vostri veicoli per le consegne si rompe durante il tragitto verso il magazzino e si verifica un ritardo di tre ore. Inutile dire che il supermercato non è contento di voi. Non si è rovinato nulla, ma il supermercato non ha rispettato la scadenza per i saldi del fine settimana che prevedevano prodotti biologici.

  1. Tecnologia

Il nodo della tecnologia nell’ottimizzare la supply chain, è centrale. Forbes lo identifica in uno dei 4 trend che danno forma alla Supply Chain di oggi. Le telefonate sono sempre state utili, ma in un ambito commerciale è necessario comunicare più rapidamente. A seconda delle dimensioni della vostra azienda, potreste aver bisogno di una soluzione basata sulla tecnologia dell’intelligenza artificiale (AI) per automatizzare gli ordini. Se l’ipotetica azienda di prodotti biologici ha 50 camion e alcuni magazzini e centri di distribuzione, potrebbe essere in grado di ottimizzare la supply chain con pochi PC.

Aziende di grandi dimensioni, invece, hanno bisogno di intere divisioni supportate dalla tecnologia più potente e da protocolli e software di gestione sicuri e basati sul cloud, insieme a migliaia di persone che mantengano un controllo su quell’impresa colossale che è la loro supply chain.

 

Le catene di approvvigionamento possono essere a volte estremamente complesse e difficili da gestire, soprattutto per le organizzazioni che si affidano a un gran numero di fornitori per la produzione di diversi prodotti e servizi. Data l’ulteriore incertezza e il rischio di interruzioni degli approvvigionamenti, investire in strumenti tecnologici atti a ottimizzare la supply chain migliora anche l’aspetto di gestione dei rischi.

Sourcing strategico o sourcing tattico?

Maggio 31, 2022

Sourcing strategico o sourcing tattico?

Gestione degli Acquisti Gestione Dei Fornitori Strategia di acquisto

Se chiedete a un gruppo di professionisti del procurement quale sia la differenza tra sourcing tattico e strategico, con tutta probabilità vi risponderanno: “Dipende”.

Prima di entrare nel merito delle differenze, esaminiamo brevemente entrambe le strategie di sourcing.

Se il sourcing propriamente detto non è altro che il processo di reperimento di beni, prodotti e materie prime, il sourcing strategico, invece, è un processo molto più collaborativo e orientato al futuro. Va oltre le mere interazioni transazionali e comprende aspetti come la creazione di relazioni con i fornitori, il miglioramento di processi, le strategie di riduzione dei costi e altre pianificazioni strategiche a lungo termine.

 

Il sourcing tattico, invece, è un’attività transazionale a breve termine, comunemente praticata nelle organizzazioni produttive di piccole e medie dimensioni (PMI).

Questo tipo di sourcing adotta un approccio di routine e talvolta reattivo all’acquisto di materiali e forniture. Utilizza processi di preventivazione e ordinazione per supportare le operazioni di produzione. Tuttavia, è gestito in modo proattivo all’interno dell’organizzazione degli acquisti per garantire che l’organizzazione abbia il materiale giusto al prezzo giusto e al momento giusto.

A differenza del sourcing strategico, nel sourcing tattico l’organizzazione degli acquisti non si concentra particolarmente sui requisiti dell’intera organizzazione fornitrice e non si sforza di studiare a fondo le capacità fondamentali dei fornitori.

 

Ecco alcuni punti chiave da ricordare sulle differenze tra sourcing tattico e sourcing strategico:

  1. Tempistiche

Il sourcing tattico è a breve termine e transazionale, mentre il sourcing strategico è una strategia olistica a lungo termine che contribuisce alle esigenze attuali e future dell’organizzazione.

  1. Esigenze e obiettivi aziendali

Il sourcing tattico è un metodo di acquisto di routine e spesso reattivo per rispondere alle esigenze aziendali immediate. Il procurement e il sourcing strategico sono spesso pianificati in anticipo e tengono conto di esigenze e obiettivi aziendali più ampi.

  1. Relazioni con i fornitori

Il sourcing tattico spesso non prende in considerazione le capacità complete dei fornitori, mentre con il sourcing strategico la costruzione di relazioni con i fornitori e la comprensione delle loro capacità sono fondamentali per ottenere un equilibrio tra TCO più basso e minor rischio per la catena di fornitura.

 

La scelta della strategia di sourcing dipende in larga misura dal tipo di ambiente in cui si opera, dalle dimensioni dell’azienda e dalle esigenze aziendali.

Le piccole imprese tendono a adottare un approccio più tattico al sourcing. Spesso acquistano ciò che serve, quando serve. Le decisioni di acquisto si basano solitamente sul prezzo e sulla disponibilità. Le imprese più grandi hanno spesso un approccio più strategico al sourcing. Quando prendono decisioni di acquisto, considerano le capacità dei fornitori e il valore della collaborazione con questi fornitori, il TCO, la disponibilità dei prodotti, il prezzo e altri fattori. La maggior parte delle organizzazioni ha bisogno di fare sourcing tattico a breve termine, ma è sempre una buona idea considerare le esigenze a lungo termine dell’azienda e pianificare il più possibile. Uno degli aspetti più importanti da considerare nel lungo periodo è il TCO, o costo totale di proprietà. Il TCO è il prezzo d’acquisto di un bene più il costo di gestione nel corso della sua vita. Il TCO tiene conto del prezzo, del trasporto, dello stoccaggio, della formazione e della manutenzione di questi beni. Il sourcing strategico può aiutarvi a ridurre il TCO, che ha un impatto significativo sui profitti.

Non c’è una risposta giusta, quindi, quando si tratta di scegliere tra sourcing tattico o strategico. Tutto dipende dalla vostra organizzazione e dai vostri obiettivi.

 

 

Rischio di fornitura: come gestirlo?

Maggio 9, 2022

Rischio di fornitura: come gestirlo?

Gestione degli Acquisti Nuove Tecnologie Risk Management Scouting fornitori Supply Chain Finance

La gestione del rischio di fornitura o VRM (Vendor Risk Management) può essere definita come il piano globale per l’individuazione e la prevenzione di un’interruzione di fornitura da parte dei fornitori di un’azienda. Le strategie da mettere in atto in tal senso sono diverse; una solida politica di gestione del rischio dei fornitori può includere, infatti, diversi aspetti, tra cui i seguenti:

  • L’osservazione costante delle prestazioni del fornitore per assicurarsi che i requisiti del contratto siano soddisfatti.
  • Condizioni per assicurarsi che i fornitori soddisfino le linee guida di conformità di supervisione per la vostra azienda
  • Strumenti per monitorare questa conformità

Le aziende e le imprese possono affrontare il rischio di fornitura coinvolgendo i fornitori in una buona relazione. Migliorare il rapporto con i propri fornitori è uno strumento validissimo per evitare di incorrere in alcune situazioni problematiche per l’azienda. È importante comprendere che il fornitore non è solo la fonte di fornitura di beni e servizi per far funzionare un business senza problemi, ma gioca anche un ruolo vitale nel fornire informazioni e consigli utili al management.

Le aziende, quindi, dovrebbero concentrarsi sul rafforzamento della gestione del rischio di fornitura, non solo per evitare i danni conseguenti da una cattiva gestione del rapporto con i fornitori, ma anche per soddisfare le crescenti richieste dell’ambiente normativo.

 

La diversificazione d’impresa (o Inclusive Procurement) è il processo di differenziazione della catena di approvvigionamento, soprattutto grazie alla selezione di nuovi fornitori.
I motivi per cui vengono selezionati nuovi fornitori sono vari; perché possono svolgere un lavoro migliore rispetto ad altri, perché possono farlo in maniera più innovativa e perché, essendo talvolta più piccoli in dimensioni rispetto ad altri, riescono, magari, a offrire prezzi più competitivi.

Una attenta selezione e prequalifica dei fornitori è un fattore chiave nel controllo del rischio di fornitura. Un’analisi del rating dei fornitori, infatti, è essenziale prima di finalizzare il contratto con essi.
Attraverso queste valutazioni è possibile stabilire una fascia rischio per ciascun fornitore: rischio alto, moderato e basso, e di conseguenza monitorarlo in relazione alla sua fascia di rischio

Il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori su base regolare permette alle aziende di essere consapevoli della capacità del fornitore di rispettare gli obblighi promessi.
La piattaforma Niuma consente ai team di Acquisti di costruire un’analisi approfondita delle performance dei fornitori e permette di ottenere una maggiore visibilità sui relativi rischi di fornitura.

La mappa del rischio aziendale come guida del business

Maggio 2, 2022

La mappa del rischio aziendale come guida del business

Gestione degli Acquisti Nuove Tecnologie Risk Management Scouting fornitori Supply Chain Finance

La mappa del rischio aziendale è il primo strumento di Risk Management per un business, fondamentale per analizzare i fattori di rischio e attuare, di conseguenza, delle misure di prevenzione e mitigazione. Questa mappa è progettata per evidenziare i problemi operativi o finanziari dell’organizzazione, monitorare e seguire i processi chiave che possono essere a rischio, così come le esposizioni o le minacce per sviluppare strategie al fine di mitigare tali rischi.

Una mappa del rischio aziendale è un profilo che ha lo scopo di identificare e quantificare la probabilità di eventi e misurare l’impatto o il danno associato al verificarsi dell’evento. Per sviluppare una mappa del rischio aziendale si analizzano le informazioni che identificano e descrivono l’impatto e la probabilità di ciascun rischio, così come il suo verificarsi per valutare le misure di mitigazione. Questo strumento, che può essere rappresentato con grafici o dati, si basa su diversi tipi di informazioni come i rischi interni – relativi, ad esempio, alle strutture dell’azienda e alla loro relativa manutenzione – ed esterni, come il contesto del settore in cui opera l’azienda o le forniture.

Abbiamo raccolto i cinque passi da effettuare quando si progetta la propria mappa del rischio.

 

  1. Nominare un comitato di rischio

La progettazione di una mappa del rischio fornisce informazioni complete e discriminate per comprendere meglio le minacce dell’azienda, così come i suoi processi e progetti. Questo aiuta a pianificare strategie per prevenire e mitigare impatti e danni. Identificare i possibili eventi che possono colpire l’organizzazione è un impegno dell’upper management, quindi, ci deve essere un comitato che si impegni a costruire la mappa.

  1. Definire il rischio

Per raccogliere informazioni con precisione, i membri del comitato devono definire il rischio e condurre un’analisi quantitativa e qualitativa per unificare i criteri. Per esempio, un rischio si presenta quando le forniture di un determinato prodotto sono legate a un solo fornitore o a più fornitori situati tutti nella stessa zona; se si interrompessero le forniture dall’unico supplier o succedesse qualcosa nella zona territoriale in cui si trovano tutti i fornitori il danno ricadrebbe anche sull’azienda cliente.

  1. Identificare i rischi

Ogni area dell’azienda deve analizzare i processi e le procedure per identificare i possibili rischi inerenti alle loro attività quotidiane, quelli che ostacolano o impediscono lo sviluppo delle loro strategie per raggiungere i loro obiettivi. Una volta identificati, devono essere inventariati e ognuno di essi deve essere descritto per conoscerne le possibili conseguenze. Questo promuove il lavoro di squadra in tutta l’organizzazione e aumenta il livello di responsabilità e collaborazione, così come la consapevolezza dello stesso.

  1. Valutare i rischi

Un’azienda deve classificare ogni rischio in base alle informazioni ottenute nella fase di identificazione e descrizione per poterli valutare e stabilire il livello di rischio e le azioni da intraprendere. Per fare ciò, si deve analizzare il grado di probabilità di accadimento e l’impatto di ogni rischio (alto, medio, basso) per mezzo di indicatori.

Si dovrebbe anche definire se il rischio è sistemico o meno. Con sistemico si intende il rischio che il settore a cui l’azienda appartiene subisca una crisi, mentre non sistemico è il rischio di una crisi dell’azienda non dovuta al settore in cui opera. Tutti i rischi devono essere considerati per avere un piano.

  1. Matrice di priorità

Dopo aver stilato la mappa del rischio aziendale, è necessario sviluppare una matrice di priorità per stabilire cosa richiede un’attenzione immediata. Si deve quindi decidere quali strategie di contrasto si devono attuare per ognuna delle minacce: eliminare un rischio inaccettabile; accettare un rischio per il quale le azioni di mitigazione risulterebbero più costose degli effetti generati dal verificarsi del rischio; ridurre il rischio, per esempio, modificando le decisioni aziendali che impattano sulla probabilità di accadimento; trasferire il rischio con il passaggio delle responsabilità relative a un evento di rischio a soggetti terzi, come ad esempio un assicuratore.

Uno strumento fondamentale sia per reperire i dati su cui effettuare la mappatura del rischio sia, poi, per monitorare il buon funzionamento di tutti i processi di approvvigionamento è una piattaforma di eProcurement. Nel prossimo articolo parleremo, nel dettaglio del rischio di fornitura e di come gestirlo.

 

L’importanza di un Albo Fornitori digitale

Aprile 11, 2022

L’importanza di un Albo Fornitori digitale

Gestione degli Acquisti Gestione Dei Fornitori Scouting fornitori

Per chi si occupa di acquisti, una realtà ormai sempre più diffusa, specialmente a causa del Covid-19, è l’Inclusive Procurement, ovvero  l’ampliamento dell’albo fornitori per evitare di incappare in blocchi del processo di approvvigionamento. Se sulla carta, però, questa strategia doveva essere un modo per rivoluzionare il mondo del Procurement o almeno per rafforzare la catena di approvvigionamento, troppo spesso gli Uffici Acquisti passano ore a raccogliere e inserire i dati dei fornitori in fogli di calcolo, a chiamare per verificare che i dati siano corretti e a chiedersi dove sia andato tutto storto.

La raccolta manuale dei dati dei fornitori richiede tempo, è costosa e noiosa. I vostri talenti sono meglio utilizzati per identificare potenziali nuovi fornitori che possono fornire la prossima grande soluzione o coltivare i fornitori attuali per aiutarli a scalare e crescere. La soluzione è quindi la gestione dei fornitori attraverso l’implementazione di un albo fornitori digitale. Personalizzabile, scalabile e adattabile, è il coltellino svizzero nella vostra cassetta degli attrezzi per la gestione dei fornitori.

Vediamo come un albo fornitori digitale può rendere il vostro lavoro più facile e supportare una strategia di inclusive procurement, il vostro programma di diversificazione dei fornitori.

 

  1. Pre-qualificare ed espandere la vostra base di fornitori

Volete espandere la vostra base di fornitori senza aggiungere carico al vostro lavoro? Attraverso un questionario personalizzato, è possibile pre-qualificare i fornitori e indirizzare le loro informazioni al responsabile degli acquisti nella vostra organizzazione.

  1. Semplificare i processi per risparmiare tempo e denaro

Quando si automatizzano compiti meccanici come l’inserimento di nuovi fornitori in albo, si libera il personale addetto a questo tipo di attività per dedicare tempo a compiti che non possono essere automatizzati, come la costruzione di relazioni, lo sviluppo dei fornitori e la ricerca di nuove opportunità di fornitura. Un albo digitale serve anche come un unico punto di accesso per i fornitori attuali per aggiornare le loro informazioni e farvi avere, così, un database costantemente aggiornato.

  1. Migliorare la comunicazione con i fornitori

State contattando i fornitori individualmente per aggiornamenti a livello aziendale? Con un software di eProcurement dotato di albo fornitori digitale potete eliminare il carico di lavoro amministrativo con notifiche automatiche, come per le scadenze di certificazioni, assicurazioni, codici di condotta e affidavit per le piccole imprese. Potete anche configurare il profilo di registrazione per tracciare il tipo di merce in cui un fornitore è specializzato, quindi indirizzarlo automaticamente ai vostri acquirenti interni per la revisione e l’approvazione.

  1. Un login, molteplici opportunità

Quando si sceglie un software di eProcurement con un albo fornitori digitale come la piattaforma Niuma, il processo di registrazione dei fornitori sulla piattaforma è diversificato a seconda delle scelte e delle esigenze degli utenti che lo utilizzano; questo rende possibile ai fornitori registrarsi autonomamente sull’albo, se autorizzati dal buyer; ma lo stesso buyer può decidere di inserire manualmente i dati dei fornitori o gli elenchi utilizzati fino a quel momento. Inoltre, se a un fornitore viene richiesto di aggiornare i suoi documenti o certificati, l’aggiornamento sarà registrato automaticamente dopo l’azione del fornitore.

Un albo fornitori digitale è uno degli strumenti più versatili e preziosi che il vostro software di eProcurement dovrebbe avere. Fa risparmiare tempo e denaro riducendo il carico di lavoro ripetitivo e a scarso valore aggiunto in modo da potersi concentrare sulla crescita e sul rafforzamento della base di fornitori.

 

 

 

Il Procurement diventa adulto con la tecnologia

Febbraio 28, 2022

Il Procurement diventa adulto con la tecnologia

Artificial Intelligence Gestione degli Acquisti Nuove Tecnologie

Negli ultimi 20 anni alcuni fattori hanno avuto una particolare rilevanza nei processi di cambiamento che viviamo ogni giorno, a partire dalla crisi finanziaria del 2008, fino al consolidamento del processo di globalizzazione, all’allarme sul clima, allo sviluppo di nuove tecnologie. Anche il settore del Procurement è stato influenzato nella sua evoluzione proprio dalla pressione di alcuni di questi fattori.

Il continuo sviluppo delle tecnologie informatiche, ad esempio, ha fornito soluzioni in grado di sostenere un processo di trasformazione digitale che ha permesso di strutturare le informazioni e renderle efficacemente fruibili dagli Uffici Acquisti per i loro processi decisionali.

 

Attualmente i dati di interesse per il Procurement sono in rapida e costante crescita: l’approccio “data-driven” per sfruttare al meglio il valore di tali dati diventa più impegnativo. Qui vengono in soccorso gli sviluppi più avanzati delle tecnologie informatiche quali l’Intelligenza Artificiale, capace di estrarre informazioni da elevati volumi di dati e la Blockchain, che può garantire la sicurezza e la trasparenza delle operazioni di approvvigionamento. Si tratta di tecnologie ormai di ampio uso in molti settori, ma che trovano ancora poco impiego nel Procurement.

I più recenti eventi organizzati da ADACI, il tradizionale appuntamento annuale del “Negotiorum Fucina” e il più giovane “CPO Lounge”, hanno fatto chiaramente emergere un interesse crescente da parte dei responsabili degli Uffici Acquisti per queste nuove tecnologie e hanno proposto contributi per diffonderne la conoscenza e presentare alcuni dei più promettenti ambiti di utilizzo e dei relativi benefici ottenibili.

 

Qui riportiamo alcuni esempi di applicazioni di questi nuovi strumenti ai temi d’interesse per gli Uffici Acquisti.

Dal momento che la gestione dei fornitori deve trattare un rilevante volume di documenti disomogenei e da aggiornare periodicamente, indispensabili tra l’altro per certificare la compliance, un sistema di Intelligent Process Automation può analizzare sistematicamente in modo robotizzato i documenti, almeno quelli più ricorrenti e quindi più numerosi, relativi a un ampio numero di fornitori individuandone la natura ed estraendo le informazioni di interesse.

Un altro tema è l’analisi della spesa, caratterizzata da innumerevoli eventi di acquisto e altrettanti fornitori e prodotti, spesso trattati con codici e denominazioni disomogenee. Ecco perché metodologie di Machine Learning possono effettuare efficaci operazioni di pulizia e classificazione per creare un data warehouse strutturato sui cui dati è possibile impostare una mappatura della spesa.

Un terzo esempio riguarda la gestione del rischio di fornitura, fondamentale per la business continuity e la resilienza della Supply Chain. Significa identificare attraverso il monitoraggio di processi quali produzione, logistica, approvvigionamenti, gli eventi anomali e indesiderati e i fornitori e prodotti coinvolti per analizzarne i dati che possono rappresentare fattori di rischio:

  • solidità finanziaria
  • performance operativa
  • reputazione per i fornitori
  • rilevanza per il business
  • vincoli normativi
  • andamenti di mercato per i prodotti

 

Questi esempi dimostrano come l’Intelligenza Artificiale può presentare al buyer una visione accurata e coesa delle informazioni che il Procurement porta con sé, talvolta in modo disomogeneo. Per di più, le tecnologie di apprendimento automatico dell’Intelligenza Artificiale fanno sì che molte delle attività meccaniche e ripetitive compiute da chi si occupa di Acquisti siano gestite dalle piattaforme di Smart procurement, lasciando più spazio ad attività a più alto valore aggiunto.

 

 

 

Come GEFRAN ha migliorato l’efficienza degli acquisti grazie alla digitalizzazione del Procurement | CASE STUDY

Febbraio 28, 2022

Come GEFRAN ha migliorato l’efficienza degli acquisti grazie alla digitalizzazione del Procurement | CASE STUDY

Case Study

Gefran è una multinazionale italiana specializzata nella progettazione e produzione di sensori, sistemi e componenti per l’automazione e il controllo dei processi industriali, con un know-how consolidato nei settori di plastica, metallo, trattamento termico e lift.

Opera sui principali mercati internazionali attraverso 6 filiali produttive in Brasile, Cina, Germania, India, Svizzera e Stati Uniti. A queste si aggiungono le filiali commerciali di Francia, Regno Unito, Belgio e Singapore ed una rete di oltre 80 distributori internazionali per un supporto commerciale globale.

L’azienda, quotata in Borsa dal 1998, conta oggi oltre 800 collaboratori, di cui quasi 600 in Italia, e ha sviluppato nel 2021 un fatturato di 160 milioni di euro.

Nel 2018 Gefran ha inaugurato un percorso di cambiamento organizzativo del processo di supply chain che si dimostra oggi, con i problemi conseguenti alla crisi produttiva data dal Covid-19 e la successiva carenza dei chip, ancor più cruciale. Questo cambiamento è avvenuto a seguito di una analisi del processo di approvvigionamento, volto principalmente a definirne priorità, esigenze e criticità.

 

 

Queste le parole di Stefano Mazzola, Chief Procurement Officer GEFRAN:

“La decisione di ricorrere ad una piattaforma è nata a valle della mappatura di tutti i processi di acquisto, che ha evidenziato una serie di attività a forte contenuto operativo e basso valore aggiunto. L’introduzione della piattaforma, in questa prima fase, è stata quindi pensata con l’obiettivo di automatizzare e rendere efficienti alcune attività operative, in particolare le richieste di quotazione e lo scambio documentale con i nostri fornitori. Da ultimo, ma non meno importante, lo strumento rappresenta una modalità operativa che garantisce trasparenza e tracciabilità di tutte le fasi negoziali, un aspetto di sicuro valore per un’azienda quotata in borsa come Gefran.

Un primo risultato di cui siamo soddisfatti è la rapidità con cui lo strumento è stato reso operativo. A poco tempo dall’introduzione della piattaforma abbiamo già potuto riscontrare dei benefici in termini di risparmio di tempo e facilità di gestione dei dati, sia in termini di preparazione/invio che di ricevimento e raccolta dell’offerta. Posso, a tale proposito, riportare l’esempio della raccolta di certificazioni da parte dei nostri fornitori che prima veniva realizzata in 2 mesi ed ora, grazie al software, in sole 3 settimane.”

 

 

“Le caratteristiche di flessibilità e di adattabilità della piattaforma Niuma ci hanno sostenuto nel perfezionamento e nel miglioramento dei nostri processi interni. Spostare il vecchio albo fornitori e tutto l’iter procedurale di accreditamento all’interno di un hub digitale ci ha innanzitutto permesso di ridurre drasticamente i tempi di censimento dei nuovi fornitori, ed allo stesso tempo ci ha dato la possibilità di monitorare automaticamente la compliance di quelli attivi.

Grazie a questa implementazione siamo riusciti ad automatizzare alcune procedure inserendo diversi livelli di controllo all’interno dei flussi approvativi.”

 

“Gefran è una realtà dinamica e in crescita; la piattaforma è diventata uno strumento perfettamente integrato all’interno dei sistemi aziendali e ci supporta nelle scelte e nelle attività di acquisto. Come tale è soggetta a modifiche evolutive per garantire la coerenza operativa alle nuove esigenze di business.

Oggi in particolare l’attenzione è rivolta alla gestione del rischio in tutte le sue componenti. Questo è il fronte su cui stiamo lavorando insieme Niuma in ottica di co-design, per sviluppare nuove funzionalità che andranno ad arricchire la piattaforma di e-Procurement e ci consentiranno di incrementare ulteriormente l’efficienza del nostro processo di acquisto.

 

4 consigli per migliorare il sourcing

Febbraio 7, 2022

4 consigli per migliorare il sourcing

Gestione degli Acquisti Scouting fornitori Strategia di acquisto

Il sourcing strategico è una delle componenti più decisive del Procurement, ma quali sono i consigli per migliorare questo processo? La funzione di approvvigionamento, negli sviluppi degli ultimi anni, è passata dall’essere una funzione meramente operativa a profondamente strategica. Del resto, una volta il procurement era noto per l’imposizione di processi macchinosi, ma ormai molti team di professionisti degli acquisti sono lodati per la loro operatività agile, innovativa, per le loro iniziative di risparmio dei costi e, infine, per il ruolo cruciale che svolgono nel guidare la sostenibilità all’interno della catena di approvvigionamento.

Quando si tratta di perfezionare l’efficienza dell’approvvigionamento, però, il lavoro di un eroe del procurement non è mai veramente finito. Lungi dal fermarsi ai risultati ottenuti senza cercare ulteriori miglioramenti di performance, chi gestisce l’Ufficio Acquisti deve impegnarsi a lungo termine e in modo continuo per accelerare, efficientare e snellire i processi di sourcing.

Ecco 4 consigli per ottenere questi risultati.

  1. Identificare i processi inefficienti

Per compiere dei cambiamenti significativi, bisogna prima di tutto condurre una revisione approfondita dei processi esistenti. Quali fattori stanno causando colli di bottiglia o frenando un progresso significativo, e quanto sta costando all’organizzazione? Ci sono alcune aree in cui una maggiore efficienza avrebbe un impatto significativo e misurabile? Nello svolgere un’indagine come questa, ovviamente, è fondamentale consultare il team degli Acquisti e altri stakeholder chiave per il loro feedback e le loro intuizioni. Una volta che le informazioni rilevanti sono state raccolte, si sarà in grado di stabilire le priorità su come dirigere al meglio le vostre risorse e il vostro tempo.

 

  1. Integrare il P2P con un sistema automatizzato

Un processo di ordine di acquisto obsoleto ha un impatto sulla produttività dei dipendenti e sui profitti dell’organizzazione. I sistemi automatizzati danno agli Uffici Acquisti il controllo totale (e la tracciabilità) del ciclo dell’ordine di acquisto e la capacità di trasformare rapidamente le richieste dei dipendenti in ordini di acquisto. Non solo una piattaforma di eProcurement ridurrà le spese attraverso un sistema accessibile e intuitivo, ma permetterà di tracciare i costi d’impresa in tempo reale e migliorerà l’intera performance aziendale.

 

  1. Educare la forza lavoro

Le spese incongruenti e irregolari, che sono il campanello d’allarme più evidente di un sourcing poco strategico, sono causate tipicamente da una delle tre ragioni seguenti:

  • Non esistono barriere preventive efficaci
  • Non esistono mature strategie di diversificazione della catena di fornitura
  • Gli acquirenti interni non sono abbastanza consapevoli dei processi esistenti

Il modo migliore per razionalizzare le spese è quello di educare la forza lavoro. Quando chi compone l’Ufficio Acquisti capisce lo scopo dietro i processi di approvvigionamento e come navigarli con facilità, la conformità migliorerà naturalmente. Di conseguenza, i team di procurement passeranno meno tempo a gestire i conflitti o a rincorrere contratti, fornitori e fatture, e potranno invece concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto. Anche in questo caso, un software di eProcurement che permetta a tutti i dipendenti di avere un quadro e l’accesso – differenziato in base alle autorizzazioni – alle Richieste di Acquisto è il modo perfetto per responsabilizzare e rendere consapevoli tutti i dipendenti di come funziona l’Ufficio Acquisti.

 

  1. Semplificare i processi di censimento dei fornitori

Il vostro team impiega molto tempo per identificare, valutare, qualificare un potenziale fornitore e inserirlo nell’albo? Semplificare questi passaggi porterà a un processo di approvvigionamento più snello e veloce, per non parlare del fatto che renderà la vita più facile anche ai vostri fornitori. Anche questa miglioria può essere ottenuta grazie all’utilizzo di software di eProcurement che in primo luogo riuniscono tutte le informazioni e la documentazione dei fornitori all’interno di un albo digitale; in secondo luogo, nelle piattaforme più evolute e potenti, tecnologie di Intelligenza Artificiale possono sostituire l’attività di verifica documentale che è abitualmente la fase che richiede il maggiore dispendio di energie e tempo da parte dell’Ufficio Acquisti.

 

Chi è e cosa fa il Procurement Manager

Novembre 2, 2021

Chi è e cosa fa il Procurement Manager

Gestione degli Acquisti

Essere un Procurement Manager non è facile. Purtroppo, sembra che tutti abbiano urgentemente bisogno di qualcosa da voi e che sia vostra responsabilità assicurarvi che l’azienda spenda in modo oculato. Non c’è dubbio che questo ruolo richieda una serie di competenze speciali e che spesso non venga apprezzato.

In questo post, definiremo esattamente chi è il procurement Manager all’interno di un’organizzazione e quali sono le sue responsabilità. Inoltre, vi daremo una panoramica delle sfide che deve affrontare questa figura professionale e delle risorse utili a sua disposizione.

Questa figura professionale è la persona responsabile dell’approvvigionamento di prodotti e servizi per la propria azienda. Questo ruolo viene talvolta chiamato anche responsabile degli acquisti.

Nelle grandi aziende, il Procurement Manager guida un team di buyer e specialisti di categorie merceologiche. D’altra parte, nelle piccole e medie imprese, può non essere facilmente individuabile un Procurement Manager, semplicemente perché quello di responsabile degli acquisti è un ruolo assimilato da altre figure aziendali. Nelle aziende più strutturate, il Procurement Manager riporta tipicamente al direttore operativo (COO) o al direttore finanziario (CFO). Indipendentemente dalle dimensioni, i team di approvvigionamento devono lavorare a stretto contatto con i reparti finanziario, operativo e legale.

La principale responsabilità di un Procurement Manager è garantire che la propria azienda acquisti i beni e i servizi necessari ai prezzi e alle condizioni più vantaggiose, senza perdere di vista però altri KPI, come qualità, affidabilità delle forniture etc. In genere, ciò significa trovare fornitori che assicurino un equilibrio tra qualità e costi. Inoltre, le responsabilità del Procurement Manager includono la revisione degli acquisti effettuati in passato dall’azienda, l’analisi continua dell’acquistato, della compliance dei fornitori, l’analisi e la gestione del rischio di fornitura.

Negli ultimi anni, il ruolo del Procurement è cambiato e si è ampliato. Tradizionalmente, agli Acquisti era attribuito il compito di ottenere beni per soddisfare le esigenze interne. Ultimamente, invece, un numero crescente di aziende riconosce il valore strategico della funzione Acquisti, che non si limita a “spendere bene”, ma che diventa parte integrante di una strategia di business più ampia.

  • Gestione dell’inventario
  • Ottimizzazione del processo di approvvigionamento
  • Gestione delle richieste di offerta
  • Analisi del ROI
  • Valutazione e selezione dei fornitori
  • Gestione dei rischi e della conformità
  • Negoziazione dei contratti
  • Analisi dei dati

A partire dal 2018 con uno studio di Deloitte, si è cominciata a percepire l’importanza dell’applicazione di tecnologie digitali anche nel Procurement. Una fonte comune di frustrazione per i Procurement Manager e per gli stakeholder interni è la lunghezza del processo di approvvigionamento. È comprensibile che in questa situazione ritardi e inefficienze siano particolarmente sgraditi. Ad esempio, i ritardi più comuni sono la lunga ricerca dei requisiti, l’inefficiente comunicazione con i fornitori, la mancanza di collaborazione nella valutazione delle proposte, l’assegnazione manuale dei punteggi o gli ostacoli nella negoziazione dei contratti.

La tecnologia risolve molti di questi problemi. Allo stesso tempo, consente di migliorare le conoscenze, la trasparenza, i flussi di lavoro e l’automazione degli ordini di acquisto. Inoltre, i dati preziosi di un processo digitalizzato possono essere esaminati per individuare opportunità di ottimizzazione.

Ecco perché una piattaforma di eProcurement è la soluzione ideale per i Procurement Manager, perché mirano a ottimizzare e rendere più trasparenti e veloci tutte le fasi del processo di approvvigionamento.