Giugno 20, 2022

Rischi di fornitura: dall’identificazione alla valutazione, la nuova soluzione di Niuma

Artificial Intelligence Nuove Tecnologie Risk Management

Il nostro CEO, Giovanni Baruffini, ha parlato alla redazione di The Procurement della nuova soluzione di Niuma per l’individuazione dei rischi di fornitura.

Nel corso dell’ultimo Meet Up, organizzato lo scorso 18 maggio, Niuma ha diffuso i risultati del progetto EPICS (EProcurement Innovation for Challenging Scenarios). Ha dato una panoramica sulle soluzioni realizzate grazie all’applicazione dell’AI e l’attenzione dei partecipanti all’evento si è concentrata, tra gli altri, sul tema della gestione dei rischi di fornitura.

Complice di questo interesse la presenza di Stefano Mazzola, CPO di GEFRAN SpA, al fianco della quale Niuma – sua partner da anni – ha potuto sperimentare parte della nuova soluzione di Risk Management. Per questo abbiamo deciso di farci raccontare da Giovanni Baruffini, CEO di Niuma, la soluzione da loro ideata per il Risk Management.

  • Dott. Baruffini, che tipo di soluzione avete realizzato per la gestione del rischio di fornitura?

Come sempre per i nostri progetti, siamo partiti dalle esigenze reali dei nostri clienti. Gestire i rischi nel procurement significa risolvere essenzialmente tre problemi:

  • identificare l’esposizione dei fornitori e dei materiali a una o più categorie di rischio
  • analizzare l’associazione tra i fornitori/materiali a rischio e gli eventi negativi eventualmente registrati durante l’esecuzione dei processi aziendali all’interno dell’organizzazione acquirente
  • valutare la probabilità e l’impatto degli elementi di rischio sull’intera azienda

Per questa ragione, quindi, abbiamo ideato una soluzione che supporti le aziende in queste tre fasi: Identificazione, Analisi e Valutazione del rischio. All’interno di questo quadro abbiamo pensato all’inserimento di automazioni e di algoritmi di Intelligenza Artificiale, laddove possibile, per rendere esponenzialmente più veloce il lavoro delle Funzioni Acquisti.

Per quanto riguarda l’Identificazione del rischio è stata fondamentale la collaborazione con GEFRAN. I dati relativi ai rischi sono spesso implicitamente contenuti nei dati che gli Uffici Acquisti posseggono e devono essere categorizzati e analizzati alla luce del tipo di conoscenza che se ne vuole estrarre. Con l’Ufficio che fa capo all’Ing. Mazzola, abbiamo raccolto e integrato i dati presenti nei database GEFRAN (informazioni su geolocalizzazione dei fornitori, sul numero di fornitori per un determinato componente, etc.) con informazioni derivanti da Info Provider (per esempio sull’obsolescenza dei materiali); abbiamo costruito un processo automatizzato di identificazione dei rischi relativi alle forniture; abbiamo infine consegnato un output che consiste in una dashboard interattiva che la Funzione Acquisti può consultare e interrogare per conoscere quali sono i materiali e le forniture interessati da eventuali rischi.

Proseguendo nel framework della soluzione, nella seconda fase, quella di Analisi del rischio, gli elementi di rischio precedentemente individuati vengono associati ad altri dati, relativi alla registrazione di alcuni eventi relativi alle funzioni aziendali (per esempio eventi di fornitura o di produzione). Da un lato, quindi, un elenco di probabili rischi, dall’altro le annotazioni di quanto accaduto (eventi positivi o negativi) ad esempio in fase di fornitura o di produzione.

È qui che entrano in gioco gli algoritmi di AI, per trovare correlazioni o schemi frequenti che denotano le cause principali degli eventi negativi, ma più di tutto per ottenere possibili previsioni di futuri eventi negativi.

Proviamo a fare un esempio, prendiamo il rischio di single source. Nell’elenco degli eventi negativi di fornitura potrebbero celarsi importanti correlazioni tra tali eventi e i single source, ovvero la presenza di un singolo fornitore in Albo per un determinato materiale; l’AI renderebbe visibili queste correlazioni, permettendo quindi di effettuare importanti valutazioni per mitigare e annullare un rischio di questo tipo.

L’ultima fase è poi quella di Risk Evaluation. La nostra soluzione va a valutare probabilità e impatto degli eventi negativi individuati precedentemente, restituendo degli alert sulla valutazione del rischio (ad esempio grave, e quindi da considerare con la massima priorità).

La sperimentazione fatta fianco a fianco con GEFRAN è la dimostrazione che una soluzione di Risk Management non può essere un prodotto a scaffale, ma deve nascere da un lavoro fatto di concerto insieme al cliente, che spesso conosce i rischi che la propria Supply Chain può subire, ma che soprattutto deve possedere una notevole quantità di dati da mettere a disposizione della sperimentazione con l’AI.

Noi abbiamo parlato, per esemplificare, solo di alcuni dei rischi in cui le Supply Chain possono incorrere; ma una soluzione flessibile e customizzabile come la nostra potrebbe essere applicata ad altre categorie di rischio, se i dati a disposizione dell’azienda – interni o provenienti da info provider – lo consentissero; rischi come avere in Albo fornitori situati tutti nella stessa area geografica, fornitori che non sono compliant rispetto alle indicazioni ESG, o ancora fornitori che non risultano – a un’analisi accurata – solidi finanziariamente.

Il vantaggio di una soluzione come questa per le Funzioni Acquisti, come sempre accade con l’applicazione dell’AI, è certamente un risparmio di tempo e un livello di automazione che non sono replicabili con i soli sforzi del personale aziendale.

 

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Giugno 14, 2022

Cos’è il “Supplier Performance Management” e come funziona

Gestione degli Acquisti Gestione Dei Fornitori Risk Management

Il Supplier Performance Management, o gestione delle performance dei fornitori, svolge un ruolo cruciale in vari aspetti del procurement, come la gestione della catena di fornitura o la gestione complessiva dei rischi. Tuttavia, solo circa un quinto delle aziende ha un approccio “proattivo” all’analisi e al Supplier Performance Management. E anche se le interruzioni di fornitura possono causare significative perdite finanziarie, logistiche e di reputazione, il 30% delle aziende non si preoccupa nemmeno di indagare su queste interruzioni.

 

Il Supplier Performance Management (SPM) è il processo di monitoraggio e analisi delle prestazioni dei fornitori con cui un’azienda lavora. La gestione delle loro prestazioni può aiutare a controllare i costi, a supportare la conformità e a sostenere relazioni durature.

Vediamo una panoramica di base su cosa comporta un efficace Supplier Performance Management. L’SPM comprende tutti gli strumenti e le pratiche che un’azienda utilizza per valutare le prestazioni dei fornitori. L’obiettivo è quello di comprendere le relazioni con i fornitori in modo che l’azienda possa:

  • Gestire il rischio legato ai fornitori
  • Ridurre i costi di approvvigionamento
  • Incoraggiare partnership positive
  • Cercare opportunità di miglioramento

Le aziende non operano mai da sole: acquistano regolarmente materie prime, beni e servizi professionali da fornitori terzi. Il Supplier Performance Management, applicato sul campo, è molto più complicato di quanto questa definizione possa far pensare. Anche se un fornitore può spedire gli ordini con tempestività e fatturare ogni volta gli importi corretti, come potete essere sicuri che state ottenendo la migliore offerta disponibile? È possibile ottenere prodotti di qualità migliore con una transazione più efficiente in termini di prezzo?

 

Il Supplier Performance Management e il Supplier Relationship Management sono concetti distinti, anche se vicini, ed è importante conoscere la sottile differenza tra i due termini.

Il primo può avvenire sia internamente che esternamente e, come detto, si concentra principalmente sulla riduzione del rischio e sulla gestione dei costi. Il secondo, invece, è principalmente una modalità di approccio in cui l’azienda esamina, valuta e monitora il suo parco fornitori e decide in che modo gestire le proprie partnership.

Confondere SPM e SRM è comprensibile, dal momento che le prestazioni dei fornitori influiscono direttamente sulle loro relazioni e viceversa. C’è una certa sovrapposizione tra i due, ed entrambi condividono obiettivi simili.

 

I fornitori sono la linfa vitale della maggior parte delle aziende. Gli impianti di produzione hanno bisogno di un flusso costante di materie prime di qualità per produrre i loro prodotti, e quasi tutte le aziende si affidano a servizi professionali di terzi come consulenti, logistica, contabilità, project management, content marketing etc.

Non avere il controllo delle prestazioni dei fornitori, rischia di danneggiare l’intera catena di fornitura e di ridurre potenzialmente i profitti. Non importa se siete un procurement Manager, un contabile o un membro del team di vendita: la forza delle prestazioni dei vostri fornitori ha un impatto sull’intero business.

Oltre ai già citati miglioramenti nella gestione del rischio e ai vantaggi monetari, il Supplier Performance Management rafforza l’integrità della catena di fornitura. I team di procurement possono operare con la certezza che i contratti con i fornitori siano rispettati e che i fornitori che non soddisfano le aspettative siano rivalutati prima che causino problemi.

L’SPM è una forma di gestione del rischio, quindi perseguire le sue pratiche significa essere in grado di individuare precocemente i problemi legati ai fornitori e implementare azioni correttive prima che diventino problemi seri.

L’attenzione al SPM offre anche una serie di altri vantaggi tangibili:

1. Evitare le interruzioni della catena di fornitura: il rischio principale legato ai fornitori è l’interruzione della fornitura dei beni e dei servizi. Senza le materie prime e le risorse di cui la vostra azienda ha bisogno, potete aspettarvi che le operazioni quotidiane si fermino. L’SPM mira a identificare il rischio di interruzioni e ad affrontarlo prima che abbia un impatto sull’azienda.

2. Ridurre i costi inutili: l’SPM richiede naturalmente di tenere traccia degli indicatori di prestazione chiave dei fornitori. Queste informazioni possono aiutarvi a trovare nuove opportunità di risparmio che non avreste notato prima.

3. Segmentare i fornitori: raccogliendo dati sul grado di conformità di ciascun fornitore ai requisiti e alle aspettative, i team di procurement possono prendere decisioni aziendali più informate su dove spendere il budget.

4. Protezione della reputazione del marchio: un errore commesso dai fornitori può tradursi in problemi nei prodotti e nei servizi che vendete ai vostri clienti. In tal caso i clienti faranno capo a voi per i problemi riscontrati e questo potrebbe tradursi in un danno alla reputazione del vostro brand; l’analisi delle prestazioni dei fornitori migliora direttamente le vostre prestazioni.

5. Migliorare le relazioni commerciali: L’SPM fornisce conoscenze che possono essere utilizzate per creare relazioni più produttive con i fornitori. Ad esempio, i nuovi contratti possono essere progettati tenendo conto delle prestazioni passate. Potete comunicare più efficacemente con i fornitori anche durante le trattative.

 

I passi che seguono vi aiuteranno a iniziare il processo di Supplier Performance Management. Includeremo alcune metriche di base e indicatori chiave di prestazione (KPI) da tenere sotto controllo per misurare le prestazioni dei fornitori.

Esistono, anzitutto, 3 macroaree da monitorare:

  • Prestazioni operative: si tratta di esaminare il modo in cui il fornitore contribuisce direttamente alle vostre operazioni interne. Le sue prestazioni passate sono in linea con le vostre aspettative? E le transazioni effettuate con il fornitore sono accettabili secondo i vostri standard?
  • Prestazioni relazionali: come suggerisce il nome, un framework relazionale è il modo di coltivare e sviluppare il rapporto tra acquirente e fornitore. A differenza delle prestazioni operative, quelle relazionali fanno sì che i team di entrambe le parti si accordino su obiettivi e traguardi comuni.
  • Prestazioni trasformazionali: come si prospetta il futuro della vostra partnership con questo fornitore? Questo indicatore richiede che lavoriate in modo coeso con i vostri fornitori per sviluppare soluzioni e politiche innovative per attuare cambiamenti di tipo trasformativo.

Ma quali sono le metriche e i KPI da monitorare?

Un’analisi delle prestazioni si basa ovviamente sull’analisi dei dati. La decisione su quali metriche concentrarsi dipende dagli obiettivi principali dell’iniziativa. Di seguito sono riportati alcuni esempi da cui iniziare.

  • Termini di pagamento e di contratto
  • Variazioni di prezzo
  • Qualità dei prodotti consegnati
  • Tempi di consegna
  • Salute finanziaria
  • Apertura alla comunicazione

Ci riferiamo alle metriche di performance come indicatori di performance chiave, in quanto questi dati sono destinati a essere monitorati nel tempo e analizzati insieme ai cambiamenti nelle politiche e alle azioni correttive.

 

Le scorecard dei fornitori, strumenti molto utilizzati nelle operazioni di Supplier Performance Management, tengono traccia di varie metriche delle prestazioni di ciascun fornitore:

  • Qualità dei prodotti consegnati
  • Consegna tempestiva
  • Prezzi
  • Reattività alle comunicazioni

Una rapida occhiata alla scorecard vi indicherà la stabilità finanziaria generale del fornitore, l’efficienza operativa, i prezzi passati e la conformità generale ai vostri requisiti di prestazione. Ad esempio, se un fornitore è noto per avere un servizio clienti scadente o per inviare spesso prodotti difettosi, questi dettagli saranno immediatamente visibili ai vostri team di approvvigionamento.

 

Comunicando regolarmente con i vostri fornitori in merito ai vostri piani e concordando un insieme comune di metriche e obiettivi, i vostri fornitori capiranno cosa volete e potranno modificare i loro obiettivi in base a ciò che vi aspettate da loro.

Ma non sono solo loro a dover mantenere degli standard di qualità…

Con tutte le considerazioni che dovete fare nel Supplier Performance Management, è abbastanza facile dimenticare che avete un vostro ruolo nel promuovere un approvvigionamento positivo. Gli accordi commerciali possono funzionare solo se entrambe le parti coinvolte sono disposte a lavorare insieme, quindi ricordate di:

  • Effettuare gli ordini con sufficiente anticipo in modo da riceverli quando ne avete bisogno.
  • Non concedere al fornitore troppo poco tempo per la consegna.
  • Non cambiare troppo spesso gli ordini dopo averli inoltrati.
  • Tenere traccia dei termini di pagamento e seguirli di conseguenza.
  • Garantire la conformità del contratto anche da parte vostra.

La responsabilità si estende a entrambe le parti quando si tratta di sviluppare relazioni positive tra fornitore e acquirente. In questo modo, si dà al fornitore la possibilità di ottenere buoni risultati.

 

Maggio 31, 2022

Sourcing strategico o sourcing tattico?

Gestione degli Acquisti Gestione Dei Fornitori Strategia di acquisto

Se chiedete a un gruppo di professionisti del procurement quale sia la differenza tra sourcing tattico e strategico, con tutta probabilità vi risponderanno: “Dipende”.

Prima di entrare nel merito delle differenze, esaminiamo brevemente entrambe le strategie di sourcing.

Se il sourcing propriamente detto non è altro che il processo di reperimento di beni, prodotti e materie prime, il sourcing strategico, invece, è un processo molto più collaborativo e orientato al futuro. Va oltre le mere interazioni transazionali e comprende aspetti come la creazione di relazioni con i fornitori, il miglioramento di processi, le strategie di riduzione dei costi e altre pianificazioni strategiche a lungo termine.

 

Il sourcing tattico, invece, è un’attività transazionale a breve termine, comunemente praticata nelle organizzazioni produttive di piccole e medie dimensioni (PMI).

Questo tipo di sourcing adotta un approccio di routine e talvolta reattivo all’acquisto di materiali e forniture. Utilizza processi di preventivazione e ordinazione per supportare le operazioni di produzione. Tuttavia, è gestito in modo proattivo all’interno dell’organizzazione degli acquisti per garantire che l’organizzazione abbia il materiale giusto al prezzo giusto e al momento giusto.

A differenza del sourcing strategico, nel sourcing tattico l’organizzazione degli acquisti non si concentra particolarmente sui requisiti dell’intera organizzazione fornitrice e non si sforza di studiare a fondo le capacità fondamentali dei fornitori.

 

Ecco alcuni punti chiave da ricordare sulle differenze tra sourcing tattico e sourcing strategico:

  1. Tempistiche

Il sourcing tattico è a breve termine e transazionale, mentre il sourcing strategico è una strategia olistica a lungo termine che contribuisce alle esigenze attuali e future dell’organizzazione.

  1. Esigenze e obiettivi aziendali

Il sourcing tattico è un metodo di acquisto di routine e spesso reattivo per rispondere alle esigenze aziendali immediate. Il procurement e il sourcing strategico sono spesso pianificati in anticipo e tengono conto di esigenze e obiettivi aziendali più ampi.

  1. Relazioni con i fornitori

Il sourcing tattico spesso non prende in considerazione le capacità complete dei fornitori, mentre con il sourcing strategico la costruzione di relazioni con i fornitori e la comprensione delle loro capacità sono fondamentali per ottenere un equilibrio tra TCO più basso e minor rischio per la catena di fornitura.

 

La scelta della strategia di sourcing dipende in larga misura dal tipo di ambiente in cui si opera, dalle dimensioni dell’azienda e dalle esigenze aziendali.

Le piccole imprese tendono a adottare un approccio più tattico al sourcing. Spesso acquistano ciò che serve, quando serve. Le decisioni di acquisto si basano solitamente sul prezzo e sulla disponibilità. Le imprese più grandi hanno spesso un approccio più strategico al sourcing. Quando prendono decisioni di acquisto, considerano le capacità dei fornitori e il valore della collaborazione con questi fornitori, il TCO, la disponibilità dei prodotti, il prezzo e altri fattori. La maggior parte delle organizzazioni ha bisogno di fare sourcing tattico a breve termine, ma è sempre una buona idea considerare le esigenze a lungo termine dell’azienda e pianificare il più possibile. Uno degli aspetti più importanti da considerare nel lungo periodo è il TCO, o costo totale di proprietà. Il TCO è il prezzo d’acquisto di un bene più il costo di gestione nel corso della sua vita. Il TCO tiene conto del prezzo, del trasporto, dello stoccaggio, della formazione e della manutenzione di questi beni. Il sourcing strategico può aiutarvi a ridurre il TCO, che ha un impatto significativo sui profitti.

Non c’è una risposta giusta, quindi, quando si tratta di scegliere tra sourcing tattico o strategico. Tutto dipende dalla vostra organizzazione e dai vostri obiettivi.

 

 

Maggio 9, 2022

Rischio di fornitura: come gestirlo?

Gestione degli Acquisti Nuove Tecnologie Risk Management Scouting fornitori Supply Chain Finance

La gestione del rischio di fornitura o VRM (Vendor Risk Management) può essere definita come il piano globale per l’individuazione e la prevenzione di un’interruzione di fornitura da parte dei fornitori di un’azienda. Le strategie da mettere in atto in tal senso sono diverse; una solida politica di gestione del rischio dei fornitori può includere, infatti, diversi aspetti, tra cui i seguenti:

  • L’osservazione costante delle prestazioni del fornitore per assicurarsi che i requisiti del contratto siano soddisfatti.
  • Condizioni per assicurarsi che i fornitori soddisfino le linee guida di conformità di supervisione per la vostra azienda
  • Strumenti per monitorare questa conformità

Le aziende e le imprese possono affrontare il rischio di fornitura coinvolgendo i fornitori in una buona relazione. Migliorare il rapporto con i propri fornitori è uno strumento validissimo per evitare di incorrere in alcune situazioni problematiche per l’azienda. È importante comprendere che il fornitore non è solo la fonte di fornitura di beni e servizi per far funzionare un business senza problemi, ma gioca anche un ruolo vitale nel fornire informazioni e consigli utili al management.

Le aziende, quindi, dovrebbero concentrarsi sul rafforzamento della gestione del rischio di fornitura, non solo per evitare i danni conseguenti da una cattiva gestione del rapporto con i fornitori, ma anche per soddisfare le crescenti richieste dell’ambiente normativo.

 

La diversificazione d’impresa (o Inclusive Procurement) è il processo di differenziazione della catena di approvvigionamento, soprattutto grazie alla selezione di nuovi fornitori.
I motivi per cui vengono selezionati nuovi fornitori sono vari; perché possono svolgere un lavoro migliore rispetto ad altri, perché possono farlo in maniera più innovativa e perché, essendo talvolta più piccoli in dimensioni rispetto ad altri, riescono, magari, a offrire prezzi più competitivi.

Una attenta selezione e prequalifica dei fornitori è un fattore chiave nel controllo del rischio di fornitura. Un’analisi del rating dei fornitori, infatti, è essenziale prima di finalizzare il contratto con essi.
Attraverso queste valutazioni è possibile stabilire una fascia rischio per ciascun fornitore: rischio alto, moderato e basso, e di conseguenza monitorarlo in relazione alla sua fascia di rischio

Il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori su base regolare permette alle aziende di essere consapevoli della capacità del fornitore di rispettare gli obblighi promessi.
La piattaforma Niuma consente ai team di Acquisti di costruire un’analisi approfondita delle performance dei fornitori e permette di ottenere una maggiore visibilità sui relativi rischi di fornitura.

Maggio 2, 2022

La mappa del rischio aziendale come guida del business

Gestione degli Acquisti Nuove Tecnologie Risk Management Scouting fornitori Supply Chain Finance

La mappa del rischio aziendale è il primo strumento di Risk Management per un business, fondamentale per analizzare i fattori di rischio e attuare, di conseguenza, delle misure di prevenzione e mitigazione. Questa mappa è progettata per evidenziare i problemi operativi o finanziari dell’organizzazione, monitorare e seguire i processi chiave che possono essere a rischio, così come le esposizioni o le minacce per sviluppare strategie al fine di mitigare tali rischi.

Una mappa del rischio aziendale è un profilo che ha lo scopo di identificare e quantificare la probabilità di eventi e misurare l’impatto o il danno associato al verificarsi dell’evento. Per sviluppare una mappa del rischio aziendale si analizzano le informazioni che identificano e descrivono l’impatto e la probabilità di ciascun rischio, così come il suo verificarsi per valutare le misure di mitigazione. Questo strumento, che può essere rappresentato con grafici o dati, si basa su diversi tipi di informazioni come i rischi interni – relativi, ad esempio, alle strutture dell’azienda e alla loro relativa manutenzione – ed esterni, come il contesto del settore in cui opera l’azienda o le forniture.

Abbiamo raccolto i cinque passi da effettuare quando si progetta la propria mappa del rischio.

 

  1. Nominare un comitato di rischio

La progettazione di una mappa del rischio fornisce informazioni complete e discriminate per comprendere meglio le minacce dell’azienda, così come i suoi processi e progetti. Questo aiuta a pianificare strategie per prevenire e mitigare impatti e danni. Identificare i possibili eventi che possono colpire l’organizzazione è un impegno dell’upper management, quindi, ci deve essere un comitato che si impegni a costruire la mappa.

  1. Definire il rischio

Per raccogliere informazioni con precisione, i membri del comitato devono definire il rischio e condurre un’analisi quantitativa e qualitativa per unificare i criteri. Per esempio, un rischio si presenta quando le forniture di un determinato prodotto sono legate a un solo fornitore o a più fornitori situati tutti nella stessa zona; se si interrompessero le forniture dall’unico supplier o succedesse qualcosa nella zona territoriale in cui si trovano tutti i fornitori il danno ricadrebbe anche sull’azienda cliente.

  1. Identificare i rischi

Ogni area dell’azienda deve analizzare i processi e le procedure per identificare i possibili rischi inerenti alle loro attività quotidiane, quelli che ostacolano o impediscono lo sviluppo delle loro strategie per raggiungere i loro obiettivi. Una volta identificati, devono essere inventariati e ognuno di essi deve essere descritto per conoscerne le possibili conseguenze. Questo promuove il lavoro di squadra in tutta l’organizzazione e aumenta il livello di responsabilità e collaborazione, così come la consapevolezza dello stesso.

  1. Valutare i rischi

Un’azienda deve classificare ogni rischio in base alle informazioni ottenute nella fase di identificazione e descrizione per poterli valutare e stabilire il livello di rischio e le azioni da intraprendere. Per fare ciò, si deve analizzare il grado di probabilità di accadimento e l’impatto di ogni rischio (alto, medio, basso) per mezzo di indicatori.

Si dovrebbe anche definire se il rischio è sistemico o meno. Con sistemico si intende il rischio che il settore a cui l’azienda appartiene subisca una crisi, mentre non sistemico è il rischio di una crisi dell’azienda non dovuta al settore in cui opera. Tutti i rischi devono essere considerati per avere un piano.

  1. Matrice di priorità

Dopo aver stilato la mappa del rischio aziendale, è necessario sviluppare una matrice di priorità per stabilire cosa richiede un’attenzione immediata. Si deve quindi decidere quali strategie di contrasto si devono attuare per ognuna delle minacce: eliminare un rischio inaccettabile; accettare un rischio per il quale le azioni di mitigazione risulterebbero più costose degli effetti generati dal verificarsi del rischio; ridurre il rischio, per esempio, modificando le decisioni aziendali che impattano sulla probabilità di accadimento; trasferire il rischio con il passaggio delle responsabilità relative a un evento di rischio a soggetti terzi, come ad esempio un assicuratore.

Uno strumento fondamentale sia per reperire i dati su cui effettuare la mappatura del rischio sia, poi, per monitorare il buon funzionamento di tutti i processi di approvvigionamento è una piattaforma di eProcurement. Nel prossimo articolo parleremo, nel dettaglio del rischio di fornitura e di come gestirlo.

 

Aprile 11, 2022

L’importanza di un Albo Fornitori digitale

Gestione degli Acquisti Gestione Dei Fornitori Scouting fornitori

Per chi si occupa di acquisti, una realtà ormai sempre più diffusa, specialmente a causa del Covid-19, è l’Inclusive Procurement, ovvero  l’ampliamento dell’albo fornitori per evitare di incappare in blocchi del processo di approvvigionamento. Se sulla carta, però, questa strategia doveva essere un modo per rivoluzionare il mondo del Procurement o almeno per rafforzare la catena di approvvigionamento, troppo spesso gli Uffici Acquisti passano ore a raccogliere e inserire i dati dei fornitori in fogli di calcolo, a chiamare per verificare che i dati siano corretti e a chiedersi dove sia andato tutto storto.

La raccolta manuale dei dati dei fornitori richiede tempo, è costosa e noiosa. I vostri talenti sono meglio utilizzati per identificare potenziali nuovi fornitori che possono fornire la prossima grande soluzione o coltivare i fornitori attuali per aiutarli a scalare e crescere. La soluzione è quindi la gestione dei fornitori attraverso l’implementazione di un albo fornitori digitale. Personalizzabile, scalabile e adattabile, è il coltellino svizzero nella vostra cassetta degli attrezzi per la gestione dei fornitori.

Vediamo come un albo fornitori digitale può rendere il vostro lavoro più facile e supportare una strategia di inclusive procurement, il vostro programma di diversificazione dei fornitori.

 

  1. Pre-qualificare ed espandere la vostra base di fornitori

Volete espandere la vostra base di fornitori senza aggiungere carico al vostro lavoro? Attraverso un questionario personalizzato, è possibile pre-qualificare i fornitori e indirizzare le loro informazioni al responsabile degli acquisti nella vostra organizzazione.

  1. Semplificare i processi per risparmiare tempo e denaro

Quando si automatizzano compiti meccanici come l’inserimento di nuovi fornitori in albo, si libera il personale addetto a questo tipo di attività per dedicare tempo a compiti che non possono essere automatizzati, come la costruzione di relazioni, lo sviluppo dei fornitori e la ricerca di nuove opportunità di fornitura. Un albo digitale serve anche come un unico punto di accesso per i fornitori attuali per aggiornare le loro informazioni e farvi avere, così, un database costantemente aggiornato.

  1. Migliorare la comunicazione con i fornitori

State contattando i fornitori individualmente per aggiornamenti a livello aziendale? Con un software di eProcurement dotato di albo fornitori digitale potete eliminare il carico di lavoro amministrativo con notifiche automatiche, come per le scadenze di certificazioni, assicurazioni, codici di condotta e affidavit per le piccole imprese. Potete anche configurare il profilo di registrazione per tracciare il tipo di merce in cui un fornitore è specializzato, quindi indirizzarlo automaticamente ai vostri acquirenti interni per la revisione e l’approvazione.

  1. Un login, molteplici opportunità

Quando si sceglie un software di eProcurement con un albo fornitori digitale come la piattaforma Niuma, il processo di registrazione dei fornitori sulla piattaforma è diversificato a seconda delle scelte e delle esigenze degli utenti che lo utilizzano; questo rende possibile ai fornitori registrarsi autonomamente sull’albo, se autorizzati dal buyer; ma lo stesso buyer può decidere di inserire manualmente i dati dei fornitori o gli elenchi utilizzati fino a quel momento. Inoltre, se a un fornitore viene richiesto di aggiornare i suoi documenti o certificati, l’aggiornamento sarà registrato automaticamente dopo l’azione del fornitore.

Un albo fornitori digitale è uno degli strumenti più versatili e preziosi che il vostro software di eProcurement dovrebbe avere. Fa risparmiare tempo e denaro riducendo il carico di lavoro ripetitivo e a scarso valore aggiunto in modo da potersi concentrare sulla crescita e sul rafforzamento della base di fornitori.

 

 

 

Aprile 4, 2022

La Digital Transformation del Procurement nelle PMI

Gestione degli Acquisti Gestione Dei Fornitori Nuove Tecnologie

La funzione Acquisti aziendale è stata storicamente trattata come un centro di costo con un ruolo di natura amministrativa prevalentemente concentrato sulla finalizzazione contrattuale e sulla gestione degli ordini e dei processi di fatturazione. Il cambiamento dei modelli di business sempre più orientati all’outsourcing ha dilatato gli acquisti aumentandone i volumi e ampliandone lo spettro merceologico, mettendo in evidenza il valore della conoscenza di un mercato di fornitura estremamente dinamico che può generare significativi profitti  con piccoli saving sull’acquistato, può importare innovazione determinante per i prodotti finali, può presidiare i parametri ESG dei fornitori per alimentare la transizione ecologica dell’azienda, può proteggere la resilienza aziendale intercettando possibili fattori di rischio presenti nelle procedure di approvvigionamento.

Questo cambiamento costituisce un’opportunità per la Funzione Acquisti, che può essere colta solo attraverso una trasformazione di ruolo che prevede nuovi obiettivi, nuova organizzazione, nuove competenze e nuovi strumenti operativi, che a loro volta devono inevitabilmente poggiare su tecnologie digitali, indispensabili per gestire con efficienza ed efficacia il carico dei dati e delle informazioni di Procurement.

Le aziende grandi e medio-grandi dimostrano una significativa maturità digitale: hanno già adottato in larga misura delle piattaforme software dedicate alla gestione integrata di tutto il ciclo di approvvigionamento, dall’accreditamento dei fornitori attraverso efficaci sistemi di valutazione su conformità agli obblighi normativi, su affidabilità e su reputazione, alla negoziazione dei beni e dei servizi da acquistare mediante procedure ottimizzabili su ciascun caso di acquisto, alla gestione efficiente dei contratti e del ciclo passivo. Le PMI, 90% del tessuto produttivo, moltissime con meno di 10 dipendenti, hanno dimensione economica e limiti di budget, risorse e competenze, che rendono più difficile il processo di innovazione: i loro professionisti degli Acquisti spesso devono dividersi su più attività con l’impossibilità di maturare competenze sufficienti per migrare a piattaforme digitali complesse.

 

Da una recente indagine condotta dal Politecnico di Milano su campioni di PMI, si evince che nelle imprese di fascia più alta, specialmente nei settori manifatturieri, professionali, scientifici e tecnici, si può trovare con maggior probabilità una funzione Acquisti più strutturata e coinvolta in progetti di adozione di piattaforme digitali. Nelle fasce intermedie si riscontra un frequente uso di soluzioni verticali, spesso specializzate sul settore merceologico, che si applicano a fasi specifiche del processo di approvvigionamento, come la gestione degli ordini. Nelle fasce dimensionali più basse emerge invece una realtà caratterizzata ancora da un largo uso di strumenti di office se non addirittura della carta.

 

Dall’adozione di strumenti digitali specializzati, i responsabili degli Acquisti si aspettano benefici:

  • nella riduzione dei costi
  • nello snellimento e nel miglioramento dell’accuratezza dell’operatività
  • nella condivisione delle informazioni per abilitare decisioni condivise
  • nel monitoraggio delle filiere di fornitura per proteggere la continuità del business.

Un asset chiave è l’albo fornitori digitale come potente strumento di gestione ed efficace canale di interazione con il mercato di fornitura. Altrettanto rilevante è la funzionalità di analisi dei dati di spesa, per poter riallineare tempestivamente le strategie di acquisto in caso di obiettivi mancati e individuare scostamenti e anomalie.

Emerge, quindi, la consapevolezza di dover disporre di strumenti moderni, purché rispondano a criteri di semplicità di uso e di economicità. I produttori di piattaforme digitali di procurement sono quindi chiamati a impegnarsi su una nuova generazione di prodotti in grado di soddisfare le esigenze del vasto mondo delle PMI, in tutti i suoi settori, sia dimensionali che merceologici, per permettere a queste imprese di affrontare a pieno titolo le sfide della Digital Economy.

 

 

 

Marzo 28, 2022

Il Procurement nel settore automotive: 4 tips

Blockchain Gestione degli Acquisti Gestione Dei Fornitori Risk Management

Questo decennio sta affrontando una delle trasformazioni più dirompenti che il settore automotive abbia visto in oltre un secolo, che si riflette di conseguenza anche sulla funzione del Procurement. Cosa rende questa trasformazione così dirompente? Tutti gli studi e le tendenze recenti puntano verso quattro fattori principali che stanno cambiando il nucleo dell’industria automotive: elettrificazione, veicoli autonomi, mobilità condivisa e connettività (Fonte: McKinsey, 2021).

Fino a oggi, la maggior parte delle attività di procurement nell’industria automobilistica ha avuto a che fare con l’assicurarsi i prezzi migliori, col firmare contratti vantaggiosi e con la gestione del capitale delle aziende. E mentre l’automazione trasforma rapidamente molti settori in tutto il mondo, le attività quotidiane degli Uffici Acquisti continuano a essere legate ad azioni altamente ripetitive. Di contro, se i CPO prendono delle iniziative troppo avventate, senza analizzare i possibili scenari del futuro, ciò può avere conseguenze disastrose sul business di oggi. Quindi, come possono garantire un posizionamento ottimale oggi, senza compromettere la competitività della propria azienda tra 10 anni? Questa domanda fa almeno un po’ di luce sul perché gran parte dei CPO del settore automotive può essere in difficoltà oggi.

Abbiamo raccolto alcuni suggerimenti su come i team di procurement dell’industria automobilistica possono stare al passo con le tendenze del settore e le trasformazioni digitali e su come possono ripensare i loro dipartimenti oggi per assicurarsi migliori performance domani.

 

  1. Costruire relazioni strategiche con i fornitori

Stabilire relazioni strategiche con i fornitori può sembrare una scelta ovvia da fare, ma è più di questo. Si tratta di mantenere le relazioni con loro mentre si diversifica il procurement per rimanere competitivi sul mercato. Ancora più importante, proprio per il settore automotive, stabilire una connettività in tempo reale con tutti i fornitori è fondamentale per abbattere le barriere tradizionali in una Supply Chain, permettendo una pianificazione più olistica per l’azienda. Agire in questa direzione non solo può assicurare la competitività, ma si configura anche come una pratica attiva di gestione del rischio, essenziale in un’industria complessa come quella dell’automotive. Affidarsi troppo a pochi fornitori chiave può avere gravi conseguenze quando una crisi esterna colpisce.

 

  1. Sostenibilità ed ecosistema trasparente

La sempre maggiore attenzione ad adottare pratiche sostenibili da parte di tutte le industrie è in effetti una delle ragioni principali di questa trasformazione dirompente anche nel settore automotive. C’è ancora un malinteso comune associato alle pratiche sostenibili: fa aumentare i costi. Da questo punto di vista bisognerebbe cambiare prospettiva: diventare sostenibili non è un costo tout court, è piuttosto un investimento. Adottare pratiche sostenibili e garantire la trasparenza di tutta la Supply Chain può essere un catalizzatore, come altri, per la crescita e la redditività. Ridurre la produzione di rifiuti, migliorare l’efficienza delle risorse, diminuire il tempo di inattività dei macchinari sono alcune delle attività in cui investire e che, nel medio-lungo termine, possono aiutare le aziende a crescere in termini di sostenibilità. Del resto, non è un caso che il PNRR trovi nella transizione ecologica uno dei suoi pilastri e proprio per questo il Governo e l’Europa stiano stanziando non poche risorse a sostegno di questo processo di trasformazione.

 

  1. Sourcing basato sui margini

Infine, l’automazione e la standardizzazione dei processi di acquisto utilizzando i preesistenti marketplace automobilistici B2B online possono garantire un sourcing basato sui margini. Rivolgere l’attenzione alla gestione e al sourcing delle partnership, tagliare i costi utilizzando i marketplace digital e regolare il lead time per i fornitori per adattarsi ai concetti di produzione modulare può aumentare la competitività complessiva.

 

  1. Utilizzo di tecnologie innovative

Già numerose aziende del settore automotive stanno utilizzando applicativi e piattaforme di terze parti per gestire i rischi dei fornitori. Tali strumenti possono anche fornire analisi e report approfonditi che possono essere condivisi internamente ed esternamente per allineare altri dipartimenti con gli Acquisti. I team di procurement devono accelerare la trasformazione digitale con una chiara attenzione alle soluzioni di sistemi integrati, alla gestione dei dati e all’analisi per creare valore dai dati. Ci sono diverse tecnologie, come l’Intelligenza Artificiale, impiegate dai provider di piattaforme di eProcurement che garantiscono, anche per le aziende dell’industria automotive, una ottimizzazione dei processi di approvvigionamento attraverso la gestione dei dati, l’analisi e la mappatura del rischio, e che migliorano le operazioni in tutta la catena del valore.

 

 

Marzo 21, 2022

Intelligenza Artificiale: supportare o sostituire il lavoro umano?

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“L’Intelligenza Artificiale ci sostituirà nel nostro lavoro?” Questa è una delle domande – e delle preoccupazioni – che spesso capita di sentire quando si parla con chi si occupa di acquisti. La risposta ve la sveliamo a fine articolo, ma prima di affrontare l’argomento è bene chiarire cosa è e cosa non è l’AI, specie quando utilizzata nel Procurement.

Per semplificare, l’AI è una soluzione tecnologica, una macchina volta a risolvere un compito specifico per il quale è stata impostata. Ha alcune capacità, come l’autoapprendimento da esperienze e dati immagazzinati, che per questo la portano a svolgere autonomamente azioni che prima dovevano necessariamente essere gestite dall’uomo. Per questo motivo, ha il potenziale per cambiare rapidamente le pratiche di lavoro anche nelle grandi organizzazioni. Le applicazioni più utilizzate dell’AI sono:

Machine Learning (ML): parte da algoritmi che rilevano modelli e li usano per la previsione o il processo decisionale.

Natural Language Processing (NLP): algoritmi che possono interpretare, trasformare e generare il linguaggio umano.

Un’altra tecnologia che viene abitualmente inserita all’interno dell’insieme AI, ma che in realtà non è altro che un’applicazione dell’informatica tradizionale, è il Robotic Process Automation (RPA); in questo caso si parla di algoritmi che interagiscono con applicativi informatici e imitano le azioni umane per ridurre compiti semplici e ripetitivi.

Tutte le forme di Intelligenza Artificiale coinvolgono algoritmi – insiemi di regole che specificano come risolvere un problema specifico. Gli algoritmi possono essere familiari a chiunque sia dotato in matematica, ma costituiscono anche la base della maggior parte dei software. Dal punto di vista del Procurement, qualsiasi soluzione tecnologica che includa algoritmi intelligenti di autoapprendimento può essere considerata AI. Ad esempio, una piattaforma di Digital Procurement che sia integrata di sistemi di AI applicati al riconoscimento automatico dei documenti e altre funzioni.

Molto è il clamore e tanti i malintesi intorno all’Intelligenza Artificiale. Dal punto di vista del Procurement, ma vale per ogni altro settore, l’AI non è un essere senziente cromato o plastificato come si vede nei film. Non dovrebbe essere vista come una sostituzione della competenza umana nel Procurement, o essere considerata un nuovo membro del team in grado di guidare il cambiamento organizzativo o il sourcing strategico. Per il Procurement, l’AI non è una soluzione magica da sfruttare per risolvere i problemi organizzativi dell’Ufficio Acquisti. Tutte le soluzioni di AI oggi e nel prossimo futuro nel Procurement richiederanno la guida e la supervisione attiva di un esperto.

L’Intelligenza Artificiale sta comunque già iniziando a trasformare il Procurement. Sta, anzitutto, automatizzando o rendendo più efficienti compiti che richiedono solitamente molto tempo e sta, altresì, dando a chi si occupa di acquisti ulteriori informazioni approfondite basate su una serie di dati complessi. Quando pensate a una tecnologia come questa, guardate oltre il clamore e consideratela semplicemente come un nuovo tipo di soluzione a supporto del lavoro umano. Per questi motivi, è evidente che l’AI nel Procurement non sia un sostituto del lavoro umano, quanto piuttosto un supporto, un acceleratore delle competenze e delle funzioni svolte dagli Uffici Acquisti.

Vediamo adesso nello specifico quali sono i settori del Procurement che maggiormente possono essere supportati dall’applicazione dell’AI

  • Classificazione della spesa

In questo ambito l’utilizzo di algoritmi di apprendimento automatico è utile per classificare la spesa di approvvigionamento in categorie e sottocategorie. Ad esempio, l’algoritmo compie la revisione di centinaia di fatture per classificare automaticamente la spesa in diverse categorie.

  • Corrispondenza dei fornitori

L’utilizzo dell’apprendimento automatico è un supporto per collegare i dati dei fornitori contenuti nelle fatture e negli ordini di acquisto a una gerarchia di fornitori. Per esempio, collegando diverse filiali locali di un’azienda di trasporto e logistica a un fornitore internazionale.

  • Catturare i dati del fornitore o del mercato

Le tecnologie come l’elaborazione del linguaggio naturale sono utilizzate per cercare e catturare dati sui fornitori o su mercati specifici. Per esempio, tracciando i canali dei social media per i segnali sulle posizioni di rischio dei fornitori.

  • Rilevamento delle anomalie

Infine, gli algoritmi di apprendimento automatico vengono utilizzati per rilevare automaticamente e far emergere intuizioni rilevanti per l’approvvigionamento. Per esempio, cambiamenti inaspettati nei prezzi di acquisto di una materia prima o di un fornitore e collegarli o meno a cause specifiche.

 

Marzo 14, 2022

3 tendenze nel procurement per l’industria manifatturiera

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L’Italia è il secondo paese manifatturiero in Europa ed è particolarmente forte in settori come la produzione tessile, l’agrifood, l’automotive e la farmaceutica. I produttori italiani di successo sono quelli più orientati all’esportazione e che investono in tecnologie produttive avanzate. Nel 2020, l’anno dell’esplosione della pandemia di COVID-19, il PIL italiano è diminuito dell’8,9%. Il manifatturiero italiano ha sofferto di conseguenza, con le esportazioni che sono diminuite dell’11,5% e il fatturato dell’8,9%.

In questo quadro generale molto complesso, il procurement è stato uno dei nodi venuti al pettine per le aziende manifatturiere in Italia: i problemi con le forniture, specialmente quelle dall’estero, il conseguente rincaro delle materie prime, sono solo alcuni dei problemi che le aziende italiane manifatturiere stanno ancora affrontando. Abbiamo raccolto, dunque, 3 macrotendenze che si sono affermate come conseguenza delle problematiche sopra citate. Ciascuna di esse individua certamente una parte della soluzione per una celere e intensa ripresa dell’industria manifatturiera in Italia.

 

  1. Gestione del rischio

Nel Procurement i rischi sono difficili da prevedere e non possono essere eliminati completamente. I fornitori che sono puntuali e affidabili possono aiutare le aziende a ridurre l’interferenza del rischio e rendere più facile adattarsi a qualsiasi situazione che può sorgere all’interno del mercato. L’economia è in continuo cambiamento ed è importante per le aziende manifatturiere essere preparate quando si tratta di gestione del rischio. Il Risk Management aiuta a scongiurare la possibilità di interruzione della fornitura e di conseguenza della produzione. Per assicurare la continuità della fornitura, le organizzazioni si affideranno sempre di più a piattaforme di eProcurement che hanno integrato banche dati e ricerche per migliorare le informazioni sui fornitori.

 

  1. Acquisizione di talenti

Con le tecnologie nuove ed emergenti è difficile trovare il talento per le competenze richieste. Questo si rivela essere una sfida perché la maggior parte dei produttori si affida alla tecnologia e al suo utilizzo e implementazione sul lavoro. Assumere nuovi talenti o aggiornare le risorse esistenti è inevitabile e vincente. Le organizzazioni stanno già investendo per aggiornare il loro personale o, in alternativa, stanno coinvolgendo dei consulenti esterni che siano aggregatori di competenze. Coinvolgere consulenti esterni all’azienda, infatti, può garantire flessibilità in termini di variazione dei bisogni dell’azienda in determinati momenti.

 

  1. Efficientamento dei processi

Efficientare i processi vuol dire da un lato ottimizzare le modalità di lavoro interne, e riguarda quindi l’operatività degli uffici Acquisti, ma dall’altro significa monitorare e valutare la qualità del lavoro dei fornitori. Dal punto di vista dell’efficientamento dell’ufficio Acquisti sono le tecnologie che sostengono e ottimizzano i tempi di lavoro quelle a cui affidarsi e in cui investire; le nuove e potenti tecnologie digitali come l’Intelligenza Artificiale, il Machine Learning, la Blockchain e altre ancora, sono ciò che può significativamente aiutare le aziende a navigare attraverso lo scenario di un mercato in continuo mutamento, assicurando di stare al passo rispetto a tutte le ultime tendenze in tema di procurement e produzione. Dal punto di vista del miglioramento delle forniture, è noto che qualsiasi fornitore con cui un’azienda ha un contratto può essere controllato e misurato periodicamente per le sue prestazioni, persino in tempo reale; anche in questo caso, quindi, è la tecnologia che viene in aiuto a chi si occupa di acquisti. Le metriche che emergono vengono discusse con il fornitore per i miglioramenti da ottenere. Ma l’analitica viene utilizzata anche per prevedere le possibili problematiche in relazione alla fornitura richiesta. Parliamo in questo caso di Analitica Predittiva.

 

È, dunque, necessario che le aziende, per ottenere miglioramenti significativi, organizzino una struttura interna che sia pronta ad affrontare le sfide del settore manifatturiero. Per questo, diventa essenziale avere a disposizione gli strumenti giusti, ovvero quelli che consentono ai team di Procurement di rendere più performante l’attività interna e più efficiente la collaborazione con i fornitori.
Uno strumento valido è certamente una piattaforma di eProcurement che permette alle aziende di controllare contemporaneamente e valutare, tramite i dati registrati, la qualità e l’efficienza sia del proprio parco fornitori, che dei processi di gestione e comunicazione interna.