Richiesta di Offerta (RDO): perché è strategica per gli Uffici Acquisti

Novembre 21, 2022

Richiesta di Offerta (RDO): perché è strategica per gli Uffici Acquisti

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La Richiesta di Offerta (RDO) è uno strumento fondamentale per gli Uffici Acquisti per strutturare ed efficientare la condivisione di informazioni, dati e documenti tra Buyer e Supplier.

Attraverso una Richiesta di Offerta, infatti, è possibile condividere con i propri fornitori (e anche richiederle) informazioni più o meno specifiche, a seconda delle esigenze di acquisto aziendali.

La Richiesta di Offerta può essere utile durante il processo di valutazione, fornendo un modo coerente per confrontare le proposte dei fornitori rispetto a un prodotto/servizio, ma i vantaggi di una RDO sono tanti altri. È possibile, infatti, condividere una RDO anche con un solo fornitore, ad esempio per avere dettagli su un prodotto o servizio che offre, e poterne ricevere tutte le specifiche tecniche; o ancora può essere un utile strumento di tracciabilità dell’intero processo di acquisto aziendale da un punto di vista di governance e auditability.

Differenze tra RDI e RDO

Le Richieste di Informazioni (RDI) e le Richieste di Offerta (RDO) sono i due principali strumenti per investigare il mercato. Vediamo quali sono le differenze:

RDI (Richiesta di Informazioni)

La Richiesta di Informazioni, che spesso si configura in maniera simile alla Richiesta di Offerta, è uno strumento per interrogare il mercato in una fase preliminare dell’acquisto e per ricevere preventivi di massima o raccogliere informazioni propedeutiche alla creazione di una successiva RDO.

La RDI non ha come fine ultimo l’aggiudicazione della commessa, ma la raccolta di informazioni in maniera strutturata e tracciata, utili poi per la formalizzazione di una successiva Richiesta di Offerta.

RDO (Richiesta di Offerta)

La Richiesta di Offerta è lo strumento per richiedere preventivi e offerte ai fornitori, e più in generale per condividere e raccogliere informazioni dal mercato.

La finalità della RDO è quella di aggiudicare la commessa alla soluzione più idonea sul mercato, sia da un punto di vista tecnico, che da un punto di vista economico.

Per questo motivo, la RDO è il miglior strumento in circolazione per valutare il TCO (Total Cost of Ownership) di un acquisto, perché un Buyer può analizzare e confrontare le offerte da svariati punti di vista, impostando delle matrici di offerta, a cui i fornitori si devono adeguare in sede di risposta.

 

Perché la RDO è strategica

Una Richiesta di Offerta ben strutturata è importante per il processo di sourcing e deve fornire tutte le informazioni fondamentali ai supplier che dovranno poi sottomettere le offerte per erogare la fornitura. La strategicità della RDO risiede principalmente nella sua applicabilità a tutti i contesti di mercato e a una serie di vantaggi che la struttura della RDO porta con sé:

  • Metodo aziendale

Le RDO permettono di creare diversi template di categoria, di definire cioè degli standard configurativi di mercato, trasferendo la competenza dei Category Manager all’interno della struttura della RDO (questionari, domande, documentazione, struttura della busta economica con cost breakdown, etc.), rendendo in questo modo il know-how di categoria una vera e propria risorsa aziendale.

  • Trasparenza e pari opportunità

Il processo di RDO garantisce piena trasparenza e pari opportunità a tutti i fornitori coinvolti, rendendo chiare e standardizzate le richieste, così che i fornitori possano comprendere di cosa ha bisogno l’acquirente, centrando la proposta e ottimizzando l’Offerta. Tutto ciò contribuisce chiaramente anche a un miglioramento della relazione con i fornitori.

  • Governance

Le RDO consentono di tenere traccia di tutti i passaggi del processo di acquisto. Sia per quanto riguarda la governance interna, quindi per analizzare la spesa o per avere visibilità totale delle forniture assegnate, sia nel caso di audit esterni, grazie alle RDO è possibile tracciare e giustificare tutte le scelte di acquisto.

  • Saving economico

Le RDO spesso portano a una riduzione dei costi perché si innesca una naturale competizione tra i fornitori, dettata dalla maggiore oggettività nel confronto delle proposte e nella gestione della trattiva stessa. I termini di paragone non si fermano al saving diretto, ma consentono di ottenere comparazioni tecnico-economiche, di TCO (Total Cost of Ownership) e di sourcing collaborativo.

  • Riduzione del tempo di gestione del processo di acquisto

Una Richiesta di Offerta ben strutturata, oltre a dare ai fornitori un perimetro di informazioni entro il quale muoversi nella presentazione delle offerte, stabilisce tempi definiti entro cui sottomettere le offerte. In questo modo, il processo di approvvigionamento è meno esposto a ritardi e dilazioni.

Inoltre, grazie agli allineamenti automatici, l’attività di comparazione delle offerte è più rapida e le informazioni utili al confronto sono rintracciabili più velocemente.

 

Digitalizzare le RDO con un software per gli acquisti

Un software di gestione delle RDO e di tutto il ciclo di acquisto consente alle aziende di strutturare gli acquisti, di tenere traccia delle richieste e può automatizzare e velocizzare l’intero processo.

Un software di eProcurement consente di creare le richieste direttamente dalla piattaforma o dallo smartphone, senza utilizzare fogli di calcolo complessi, dal momento che tutte le informazioni contenute nelle richieste vengono salvate in un’unica area e sono facilmente accessibili dalle parti interessate coinvolte nella richiesta.

Tra gli aspetti più importanti dell’utilizzo di un software per gestire RDI e RDO ci sono la possibilità di accedere alle varie iniziative in qualsiasi momento e ovunque, oltre alla raccolta di tutte le informazioni dell’intero ciclo di acquisto in un unico archivio digitale.

Attraverso il collegamento tra i record delle RDA (Richieste di Acquisto) interne, la piattaforma dispone di una traccia di controllo completa dell’attività, collegando le informazioni delle posizioni della RDA alla busta economica della RDO e, infine, facendole confluire nell’ODA (Ordine di Acquisto).

Sourcing strategico o sourcing tattico?

Maggio 31, 2022

Sourcing strategico o sourcing tattico?

Gestione degli Acquisti Gestione Dei Fornitori Strategia di acquisto

Se chiedete a un gruppo di professionisti del procurement quale sia la differenza tra sourcing tattico e strategico, con tutta probabilità vi risponderanno: “Dipende”.

Prima di entrare nel merito delle differenze, esaminiamo brevemente entrambe le strategie di sourcing.

Se il sourcing propriamente detto non è altro che il processo di reperimento di beni, prodotti e materie prime, il sourcing strategico, invece, è un processo molto più collaborativo e orientato al futuro. Va oltre le mere interazioni transazionali e comprende aspetti come la creazione di relazioni con i fornitori, il miglioramento di processi, le strategie di riduzione dei costi e altre pianificazioni strategiche a lungo termine.

 

Il sourcing tattico, invece, è un’attività transazionale a breve termine, comunemente praticata nelle organizzazioni produttive di piccole e medie dimensioni (PMI).

Questo tipo di sourcing adotta un approccio di routine e talvolta reattivo all’acquisto di materiali e forniture. Utilizza processi di preventivazione e ordinazione per supportare le operazioni di produzione. Tuttavia, è gestito in modo proattivo all’interno dell’organizzazione degli acquisti per garantire che l’organizzazione abbia il materiale giusto al prezzo giusto e al momento giusto.

A differenza del sourcing strategico, nel sourcing tattico l’organizzazione degli acquisti non si concentra particolarmente sui requisiti dell’intera organizzazione fornitrice e non si sforza di studiare a fondo le capacità fondamentali dei fornitori.

 

Ecco alcuni punti chiave da ricordare sulle differenze tra sourcing tattico e sourcing strategico:

  1. Tempistiche

Il sourcing tattico è a breve termine e transazionale, mentre il sourcing strategico è una strategia olistica a lungo termine che contribuisce alle esigenze attuali e future dell’organizzazione.

  1. Esigenze e obiettivi aziendali

Il sourcing tattico è un metodo di acquisto di routine e spesso reattivo per rispondere alle esigenze aziendali immediate. Il procurement e il sourcing strategico sono spesso pianificati in anticipo e tengono conto di esigenze e obiettivi aziendali più ampi.

  1. Relazioni con i fornitori

Il sourcing tattico spesso non prende in considerazione le capacità complete dei fornitori, mentre con il sourcing strategico la costruzione di relazioni con i fornitori e la comprensione delle loro capacità sono fondamentali per ottenere un equilibrio tra TCO più basso e minor rischio per la catena di fornitura.

 

La scelta della strategia di sourcing dipende in larga misura dal tipo di ambiente in cui si opera, dalle dimensioni dell’azienda e dalle esigenze aziendali.

Le piccole imprese tendono a adottare un approccio più tattico al sourcing. Spesso acquistano ciò che serve, quando serve. Le decisioni di acquisto si basano solitamente sul prezzo e sulla disponibilità. Le imprese più grandi hanno spesso un approccio più strategico al sourcing. Quando prendono decisioni di acquisto, considerano le capacità dei fornitori e il valore della collaborazione con questi fornitori, il TCO, la disponibilità dei prodotti, il prezzo e altri fattori. La maggior parte delle organizzazioni ha bisogno di fare sourcing tattico a breve termine, ma è sempre una buona idea considerare le esigenze a lungo termine dell’azienda e pianificare il più possibile. Uno degli aspetti più importanti da considerare nel lungo periodo è il TCO, o costo totale di proprietà. Il TCO è il prezzo d’acquisto di un bene più il costo di gestione nel corso della sua vita. Il TCO tiene conto del prezzo, del trasporto, dello stoccaggio, della formazione e della manutenzione di questi beni. Il sourcing strategico può aiutarvi a ridurre il TCO, che ha un impatto significativo sui profitti.

Non c’è una risposta giusta, quindi, quando si tratta di scegliere tra sourcing tattico o strategico. Tutto dipende dalla vostra organizzazione e dai vostri obiettivi.

 

 

4 consigli per migliorare il sourcing

Febbraio 7, 2022

4 consigli per migliorare il sourcing

Gestione degli Acquisti Scouting fornitori Strategia di acquisto

Il sourcing strategico è una delle componenti più decisive del Procurement, ma quali sono i consigli per migliorare questo processo? La funzione di approvvigionamento, negli sviluppi degli ultimi anni, è passata dall’essere una funzione meramente operativa a profondamente strategica. Del resto, una volta il procurement era noto per l’imposizione di processi macchinosi, ma ormai molti team di professionisti degli acquisti sono lodati per la loro operatività agile, innovativa, per le loro iniziative di risparmio dei costi e, infine, per il ruolo cruciale che svolgono nel guidare la sostenibilità all’interno della catena di approvvigionamento.

Quando si tratta di perfezionare l’efficienza dell’approvvigionamento, però, il lavoro di un eroe del procurement non è mai veramente finito. Lungi dal fermarsi ai risultati ottenuti senza cercare ulteriori miglioramenti di performance, chi gestisce l’Ufficio Acquisti deve impegnarsi a lungo termine e in modo continuo per accelerare, efficientare e snellire i processi di sourcing.

Ecco 4 consigli per ottenere questi risultati.

  1. Identificare i processi inefficienti

Per compiere dei cambiamenti significativi, bisogna prima di tutto condurre una revisione approfondita dei processi esistenti. Quali fattori stanno causando colli di bottiglia o frenando un progresso significativo, e quanto sta costando all’organizzazione? Ci sono alcune aree in cui una maggiore efficienza avrebbe un impatto significativo e misurabile? Nello svolgere un’indagine come questa, ovviamente, è fondamentale consultare il team degli Acquisti e altri stakeholder chiave per il loro feedback e le loro intuizioni. Una volta che le informazioni rilevanti sono state raccolte, si sarà in grado di stabilire le priorità su come dirigere al meglio le vostre risorse e il vostro tempo.

 

  1. Integrare il P2P con un sistema automatizzato

Un processo di ordine di acquisto obsoleto ha un impatto sulla produttività dei dipendenti e sui profitti dell’organizzazione. I sistemi automatizzati danno agli Uffici Acquisti il controllo totale (e la tracciabilità) del ciclo dell’ordine di acquisto e la capacità di trasformare rapidamente le richieste dei dipendenti in ordini di acquisto. Non solo una piattaforma di eProcurement ridurrà le spese attraverso un sistema accessibile e intuitivo, ma permetterà di tracciare i costi d’impresa in tempo reale e migliorerà l’intera performance aziendale.

 

  1. Educare la forza lavoro

Le spese incongruenti e irregolari, che sono il campanello d’allarme più evidente di un sourcing poco strategico, sono causate tipicamente da una delle tre ragioni seguenti:

  • Non esistono barriere preventive efficaci
  • Non esistono mature strategie di diversificazione della catena di fornitura
  • Gli acquirenti interni non sono abbastanza consapevoli dei processi esistenti

Il modo migliore per razionalizzare le spese è quello di educare la forza lavoro. Quando chi compone l’Ufficio Acquisti capisce lo scopo dietro i processi di approvvigionamento e come navigarli con facilità, la conformità migliorerà naturalmente. Di conseguenza, i team di procurement passeranno meno tempo a gestire i conflitti o a rincorrere contratti, fornitori e fatture, e potranno invece concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto. Anche in questo caso, un software di eProcurement che permetta a tutti i dipendenti di avere un quadro e l’accesso – differenziato in base alle autorizzazioni – alle Richieste di Acquisto è il modo perfetto per responsabilizzare e rendere consapevoli tutti i dipendenti di come funziona l’Ufficio Acquisti.

 

  1. Semplificare i processi di censimento dei fornitori

Il vostro team impiega molto tempo per identificare, valutare, qualificare un potenziale fornitore e inserirlo nell’albo? Semplificare questi passaggi porterà a un processo di approvvigionamento più snello e veloce, per non parlare del fatto che renderà la vita più facile anche ai vostri fornitori. Anche questa miglioria può essere ottenuta grazie all’utilizzo di software di eProcurement che in primo luogo riuniscono tutte le informazioni e la documentazione dei fornitori all’interno di un albo digitale; in secondo luogo, nelle piattaforme più evolute e potenti, tecnologie di Intelligenza Artificiale possono sostituire l’attività di verifica documentale che è abitualmente la fase che richiede il maggiore dispendio di energie e tempo da parte dell’Ufficio Acquisti.