6 modi per ridurre i costi del procurement

Giugno 7, 2022

6 modi per ridurre i costi del procurement

Gestione degli Acquisti Gestione Dei Fornitori Supply Chain Finance

Come professionisti del settore siete più che consapevoli dell’importanza di tenere sotto controllo i costi del procurement. Ma come farlo in un periodo storico come questo? Già all’inizio dello scorso anno, il focus per i CPO erano digitalizzazione, efficienza e costi; quest’anno, l’attenzione ai costi del procurement è aumentata. Per aiutarvi, abbiamo raccolto sei dei nostri migliori consigli su come generare risparmi e migliorare il processo di acquisto con i giusti strumenti.

  1. Implementare una piattaforma di e-procurement

Se la vostra organizzazione non ha ancora investito in una soluzione professionale per la gestione degli approvvigionamenti, è il momento di farlo. La maggior parte dei consigli per risparmiare sui costi del procurement si concentra su processi e misure che sono impossibili da implementare senza un software di eProcurement.

Lo scopo di questo software è quello di centralizzare e automatizzare le interazioni tra un’azienda e gli altri attori della supply chain. Le soluzioni di eProcurement migliorano la velocità e l’efficienza delle pratiche di approvvigionamento e di gestione della spesa.

Il nostro approccio, per esempio, vi offre la flessibilità di implementare una suite di Procurement Management completamente integrata o di selezionare moduli specifici da una gamma di soluzioni di sourcing e acquisto che meglio si adattano alle vostre esigenze.

  1. Eliminare le spese irregolari

Una delle sfide più grandi per il procurement è la “spesa irregolare”. Il termine descrive gli acquisti che non sono stati approvati dal team centrale di approvvigionamento o dal responsabile del budget.

Per eliminare le spese irregolari e tenere sotto controllo i costi del procurement è necessario iniziare con un’analisi approfondita delle spese. Questo vi aiuterà a identificare i motivi principali per cui i dipendenti spendono senza approvazione e vi aiuterà a formulare un piano per affrontare i problemi.

La maggior parte delle aziende sceglie di gestire la spesa al momento della richiesta. A tal fine, dovrete implementare un sistema Purchase to Pay (P2P). Questo vi consentirà di creare strutture di approvazione, flussi di lavoro e di assegnare autorizzazioni agli utenti per garantire che le richieste di acquisto siano esaminate prima dell’invio di un ordine.

  1. Eseguire aste competitive con i fornitori

Quante volte si insiste per chiedere ai fornitori uno sconto quando si acquista un prodotto/servizio?

I principali responsabili delle decisioni amano considerare questa strategia ad hoc come un effettivo risparmio sui costi. Occasionalmente, si soddisfano le richieste e si ottiene uno sconto del 5-10%. Ma con questo approccio, farete fatica a ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo.

È qui che entra in gioco il Source to Contract. Il software di eProcurement consente di gestire una serie di aste elettroniche (eAuctions) alle quali potete invitare i fornitori, creando un ambiente di offerte competitive in tempo reale che vi consente di ottenere il miglior prezzo disponibile.

  1. Non perdete mai la data di rinnovo del contratto

I rinnovi automatici sono una bestia difficile da gestire. Spesso il diavolo si nasconde nei dettagli, o nelle scritte in piccolo in questo caso. In ogni caso, prima che ve ne rendiate conto, siete vincolati ad altri 12 mesi di servizio con un fornitore indesiderato.

È una cattiva pratica non leggere i dettagli di un contratto. Ma possiamo immedesimarci nei professionisti dell’approvvigionamento: è probabile che abbiate il compito di gestire centinaia di contratti con i fornitori.

Con un sistema di gestione dei contratti, potete gestire tutti i vostri contratti da un archivio sicuro basato su cloud. La maggiore visibilità vi consente di rivedere i contratti in modo rapido ed efficiente. Per ridurre il rischio di rinnovo dei contratti, è possibile creare notifiche automatiche che richiedono una revisione approfondita di un contratto prima della sua scadenza.

  1. Utilizzare gare d’appalto elettroniche

La gestione manuale delle gare d’appalto può creare grossi problemi a voi e alla vostra catena di fornitura. È un problema comunemente avvertito dai team di procurement di tutte le dimensioni.

In genere, i problemi citati riguardano la natura complessa dei documenti di gara, il tempo necessario per la creazione delle offerte e la mancanza di coerenza nel confronto delle risposte dei fornitori.

La maggior parte degli strumenti di automazione, le gare d’appalto elettroniche offrono modelli personalizzabili che consentono di creare e modificare i documenti in modo efficiente. La facilità e l’efficienza delle gare d’appalto vi aiutano a gestire un maggior numero di gare e a ottenere maggiori risparmi dalla vostra catena di fornitura.

  1. Gestione strategica della relazione con i fornitori

Le cattive relazioni con i fornitori possono minare la reputazione della vostra organizzazione e impedire alla vostra azienda di ricevere i prodotti in tempo.

Una gestione dei fornitori di successo va oltre le interazioni sociali positive tra acquirenti e venditori, ha soprattutto un peso specifico nella gestione dei costi del procurement.

La creazione di solide relazioni professionali con i vostri fornitori, infatti, può offrire vantaggi reciproci. Può aiutarvi ad allineare gli obiettivi dei fornitori con i vostri, ad aumentare le probabilità di risparmio sui costi della vostra catena di fornitura e a negoziare condizioni contrattuali migliori.

La chiave è identificare i fornitori più importanti per la vostra organizzazione. Senza gli strumenti giusti, questo processo richiede molto tempo e assorbe risorse.

Ma con una soluzione completa di gestione delle relazioni con i fornitori (Supplier Relationship Management), potete segmentare strategicamente i vostri fornitori in livelli basati sulla loro importanza per le operazioni aziendali. L’approccio a più livelli indica il grado di gestione attiva che ogni fornitore richiede.

 

La Spend Analysis digitale per governare gli acquisti aziendali

Aprile 26, 2022

La Spend Analysis digitale per governare gli acquisti aziendali

Gestione degli Acquisti Risk Management Strategia di acquisto Supply Chain Finance

La Spend Analysis ha la potenzialità di produrre una conoscenza molto ricca sull’acquistato, che non si limita solo alle informazioni fondamentali relative a parametri quantitativi (cosa, da chi, con quale spesa), ma può permettere indagini integrative, per esempio sui dati di contratti storici per analizzarne le dinamiche e segnalare punti di attenzione; sui fabbisogni per valutarne la corretta definizione; su eventi negativi di fornitura per estrarne le cause.

I dati storici di spesa sono spesso molto disomogenei e distribuiti su diverse applicazioni aziendali: richieste di acquisto, richieste di offerta, cataloghi, contratti, ordini, fatture, pagamenti. Si aggiungono dati provenienti da siti web su andamenti di mercati, disponibilità di beni, valori di benchmark. Si tratta di volumi rilevanti difficilmente gestibili manualmente o con strumenti informatici non specializzati.

La Spend Analysis digitale ha quindi due obiettivi:

  • dominare l’elevato volume di dati di spesa raccolti nel tempo
  • estrarre informazioni che permettono di prendere decisioni strategiche secondo un approccio “data-driven

È un passo in avanti nel percorso verso lo Spend Management, ove una piattaforma unificata che condivide le informazioni tra funzioni finance, procurement e supply chain può trasformare la Spend Analysis da strumento di puro controllo in abilitatore e generatore di valore.

Gli obiettivi della Spend Analysis portano, di conseguenza, a due filoni di intervento:

  • costruire un Data Warehouse con dati puliti (“spend-cube”), integrando i dati degli acquisti e le voci di spesa in un unico repository con un’organizzazione orientata alla reportistica per l’utente finale
  • fornire la visibilità del Data Warehouse con dashboard intelligenti per supportare i processi decisionali e il controllo della spesa nel tempo

 

La costruzione del Data Warehouse di spesa è una fase complessa che ha il compito di elaborare elevati volumi di dati grezzi ed eterogenei. Un passo importante è il consolidamento o la creazione di una tassonomia unica all’interno dell’azienda, un albero delle categorie merceologiche.

La raccolta dei dati consiste nell’identificazione delle fonti sia interne che esterne all’azienda. Successivamente bisogna procedere alla normalizzazione e categorizzazione dei dati, ovvero prodotti uguali trattati con denominazioni uguali. Gli algoritmi di Intelligenza Artificiale appaiono come gli strumenti più adeguati a questi compiti: algoritmi di Natural Language Processing per estrarre informazioni da variabili testuali, algoritmi di clustering e di aggregazione, di Machine Learning e di Robotic Process Automation per automatizzare i processi di elaborazione.

La dashboard è il luogo virtuale dedicato alla visibilità sui dati di spesa che sono stati raccolti nel Data Warehouse. Mette a disposizione delle interfacce visive interattive con rappresentazioni multimodali (dati, tabelle, grafici, mappe, etc.). Il buyer ha così la possibilità di estrarre quelle informazioni di cui ha bisogno per prendere decisioni su interventi nei processi di acquisto e per individuare eventuali spazi di miglioramento.

Le mappature della spesa “as is” quantificano il valore economico e il volume delle spese che l’organizzazione effettua per supportare le operazioni aziendali e hanno l’obiettivo di determinare quali beni e servizi vengono acquistati e da quali fornitori, e chi crea la domanda all’interno dell’organizzazione.

Analisi più approfondite hanno l’obiettivo di fornire risposte a domande più complesse quali ad esempio: “Quali sono i fornitori più validi e strategici?”, “Quanto si è speso con fornitori con prestazioni scadenti?”, “Quale percentuale di spesa è associata ai contratti?”.

L’analisi e la classificazione dei dati di spesa sono fondamentali per gestire la spesa in termini di conoscenza e di supporto alle decisioni, ma gli elevati volumi di dati eterogenei richiedono l’adozione di tecnologie innovative quali l’Intelligenza Artificiale. Inoltre, integrare dati di natura prevalentemente economica con indicatori di rischio significa fornire l’azienda di informazioni più complete per orientarsi verso soluzioni di acquisto sicure.