Molti usano i termini procurement (approvvigionamento) e purchasing (acquisto) in modo intercambiabile. Tuttavia, nonostante le somiglianze, hanno significati diversi. Uno si concentra sulle funzioni transazionali, ad esempio, mentre l’altro si concentra sul processo strategico di approvvigionamento dei prodotti.
In questo articolo chiariamo ogni dubbio sulla differenza tra procurement e purchasing e approfondiamo ogni area.
In un’azienda, il purchasing è l’atto di acquisire un bene o un servizio e di solito coinvolge le transazioni quotidiane immediate tra venditori e acquirenti.
Spesso si tratta del modo in cui un responsabile degli acquisti effettua l’ordine e il pagamento di un bene. Ad esempio, creando ed eseguendo gli ordini di acquisto e organizzando il pagamento delle merci.
Il processo di acquisto comprende:
- Richieste di spesa e approvazioni di acquisto
- Creazione di un ordine di acquisto
- Ricezione e controllo di beni e servizi
- L’allegazione di una bolla di accompagnamento all’acquisto
- Passare l’acquisto completato al team di contabilità
Il procurement, invece, è il processo di approvvigionamento e di acquisto dei beni e dei servizi di cui un’azienda ha bisogno per raggiungere i propri obiettivi commerciali, di solito da una fonte esterna, come un fornitore terzo.
Una strategia di approvvigionamento efficace può fare molte cose. Ad esempio, può far risparmiare denaro all’azienda negoziando condizioni e prezzi favorevoli. Può anche garantire la qualità, l’efficienza e la tempestività dei fornitori.
Capita che i responsabili del procurement debbano acquistare beni e servizi con risorse limitate e capacità ridotte. Ciò significa che devono fare le scelte più intelligenti possibili per assicurarsi di acquistare i beni e i servizi migliori ai prezzi migliori.
I responsabili del procurement, o procurement manager, si occupano di aspetti quali
- Attività di sourcing e sourcing strategico
- Negoziazione e gestione dei fornitori
- Selezione strategica di beni e servizi
- Approvare le richieste di acquisto dell’organizzazione
- Ricevere beni e servizi
In sostanza, gli approvvigionamenti e gli acquisti, pur essendo strettamente legati, hanno obiettivi diversi e metodi diversi per raggiungere i rispettivi obiettivi finali.
Il purchasing strettamente inteso è in genere più focalizzato sul breve termine e ha un carattere più transazionale.
Il procurement, invece, è un approccio più a lungo termine e olistico all’acquisizione di beni e servizi per l’azienda. Comporta attività quali la ricerca di fornitori, la negoziazione e la chiusura dei contratti e la tenuta dei registri. A differenza degli acquisti, il procurement considera il valore complessivo della transazione, non solo il prezzo. Si concentra sulla creazione di relazioni reciprocamente vantaggiose con i fornitori.
Il Total Cost of Ownership (TCO) o costo totale di proprietà e la creazione di valore sono concetti importanti negli acquisti. Il TCO è il costo dell’articolo più il costo di gestione nel corso della sua vita utile. Invece di considerare solo il prezzo di un articolo, il TCO tiene conto di fattori quali la spedizione e la manutenzione. Il procurement tiene conto anche di altri fattori, come la riduzione del rischio, la conformità, le relazioni con i fornitori e i risparmi sui costi, quando si tratta di scegliere i fornitori da cui acquistare e con cui fare affari.
In sintesi, il purchasing si concentra sulle esigenze a breve termine e sulla minimizzazione dei costi quando acquistano beni e servizi, mentre il procurement si concentra sulla creazione di valore a lungo termine per l’azienda.
Vediamo più da vicino e nel dettaglio le fasi dei processi di procurement e di purchasing.
Tenete presente, tuttavia, che il modo in cui un’azienda modella il proprio processo di procurement interno influenza fattori quali le dimensioni, il settore, le risorse umane disponibili e la struttura organizzativa dell’azienda.
Perché il procurement è importante nelle aziende? Il procurement ha un impatto diretto sul margine di profitto dell’azienda. Affinché un’organizzazione sia redditizia, il costo di approvvigionamento dei beni deve essere inferiore al prezzo di vendita dei beni stessi, meno i costi associati alla lavorazione e alla vendita.
- Riconoscere l’ordine di acquisto: comunicate di aver ricevuto l’ordine di acquisto e confermate che tutte le informazioni, compresi prezzi, quantità e articoli, sono corrette e pronte per l’evasione.
- Inviare un avviso di spedizione anticipata: inviate un avviso di spedizione anticipata (ASN) che fornisca tutti i dettagli sulla consegna in corso. In genere, l’ASN elenca tutti i contenuti della spedizione ed eventuali dettagli aggiuntivi.
- Raccogliere e archiviare la ricevuta della merce: ricevuto l’ordine, raccogliete la ricevuta e archiviatela correttamente insieme alle altre informazioni finanziarie e contabili.
- Registrazione della fattura: elaborate e registrate la fattura con le informazioni e i registri finanziari.
- Eseguire un confronto a tre: confrontate l’ordine di acquisto, la ricevuta della merce e la fattura del fornitore per verificare che tutto sia corretto e corrisponda.
- Pagare il fornitore: se tutto è corretto, pagate il fornitore in base ai termini di pagamento concordati.
- Identificare i beni e i servizi di cui l’organizzazione ha bisogno per essere produttiva ed efficiente.
- Presentare una richiesta di acquisto al team finanziario. È importante che il team finanziario esamini tutte le richieste di acquisto per assicurarsi che gli acquisti siano necessari e rientrino nel budget.
- Valutare e selezionare i fornitori in base a fattori quali il prezzo, la qualità, la disponibilità degli articoli, i termini di pagamento, le operazioni e le capacità aziendali.
- Negoziare prezzo e condizioni; i fornitori possono offrire sconti sui volumi, piani di pagamento flessibili, garanzie sui prodotti o altri servizi. Dovete lavorare per raggiungere un accordo vantaggioso per entrambe le parti.
- Creare un ordine di acquisto
- Attendere l’arrivo dell’ordine
- Controllare e ricevere l’ordine: una volta arrivato l’ordine, assicuratevi di ispezionarlo per verificare che sia il prodotto giusto che avete ordinato e che la qualità sia buona. Se tutto sembra a posto, potete riceverlo nel vostro sistema.
- Effettuare una corrispondenza a tre vie: confrontate l’ordine di acquisto, la ricevuta della merce e la fattura del fornitore per assicurarsi che tutto sia corretto e corrisponda.
- Approvare la fattura e organizzare il pagamento
- Registrare i documenti
Per avere piena visibilità sia dei processi di procurement che di purchasing è importante avere una piattaforma di gestione degli acquisti e delle spese digitalizzata.
Le piattaforme come niumActive possono aiutare il vostro team a supervisionare meglio tutte le attività di approvvigionamento e di acquisto, grazie a funzioni tra cui:
- Creazione, approvazione e archiviazione degli ordini di acquisto
- Cataloghi di fornitori approvati
- Sistemi di approvazione personalizzati per i dipendenti e i responsabili degli acquisti.
- Gestione dei fornitori e monitoraggio delle loro prestazioni
- Corrispondenza a tre vie
- Esportazione dei dati nel sistema contabile
L’efficienza che il software per gli acquisti e gli approvvigionamenti può apportare alla strategia di procurement della vostra azienda può eliminare le spese eccessive e produrre enormi risparmi (sia di tempo che di denaro), indipendentemente dalle dimensioni della vostra organizzazione.
