4 modi per ottimizzare la Supply Chain

Luglio 11, 2022

4 modi per ottimizzare la Supply Chain

Gestione degli Acquisti Gestione Dei Fornitori Nuove Tecnologie Supply Chain Finance

Ottimizzare la Supply Chain di un’azienda è, oggi più che mai, vitale. La definizione di supply chain è quella di una rete di organizzazioni coinvolte, attraverso collegamenti a monte e a valle, nei diversi processi e attività che producono valore in forma di servizi e prodotti nelle mani del consumatore finale.

La supply chain della vostra azienda è come il suo sistema circolatorio: l’azienda non può funzionare correttamente se non riceve i rifornimenti necessari nei vari punti della sua attività. Ad esempio, se gestite una flotta di veicoli per le consegne, non riuscirete a fare affari senza il carburante sufficiente per far funzionare i veicoli.

Per questo motivo, ottimizzare la supply chain è di grande importanza per ogni organizzazione. Ecco 4 punti per rendere fattibile questo efficientamento.

 

  1. Interazione dei livelli della catena

I vostri supplier hanno, a loro volta, dei supplier che riforniscono loro e, alla fine, tutte le catene si riconducono alle materie prime; ma ottimizzare la supply chain va a vantaggio di tutti gli anelli della catena.

La comunicazione costante tra ogni parte della catena migliora l’efficienza dell’intero processo. Consideriamo un’azienda con una flotta di camion per le consegne. I camion devono essere riforniti di carburante, sottoposti a manutenzione e riparati, quando necessario. Per queste tre esigenze, avrete tre catene di approvvigionamento: carburante, pezzi di ricambio e attrezzi.

Per ottimizzare la supply chain, dovete essere in contatto con tutti gli aspetti di ciascuna catena di approvvigionamento. Questo include i trasportatori di carburante, i metallurgisti, i macchinisti, i trasportatori e i rivenditori di pezzi di ricambio e utensili. La gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) è un’iniziativa importante per migliorare le prestazioni della catena di fornitura.

Le organizzazioni devono lavorare a stretto contatto con i fornitori per garantire le consegne o cercare altre fonti di approvvigionamento quando le materie prime critiche sono a rischio. Il supporto dei dirigenti e una tecnologia adeguata sono componenti chiave per aumentare l’attrattiva dell’organizzazione nei confronti dei fornitori critici per l’azienda.

Gli strumenti di ottimizzazione della supply chain consentono un’interazione più agevole con i fornitori, una gestione più semplice degli obblighi reciproci e l’accesso a dati precisi sulle transazioni e sui risultati aziendali.

  1. Gestione dell’inventario

Per ottimizzare la supply chain è necessario che le aziende mantengano scorte adeguate, conoscano lo stato degli articoli acquistati e ricevano aggiornamenti tempestivi sulle consegne. Durante la pandemia, un numero maggiore di aziende si è occupato dell’offerta piuttosto che della domanda, evidenziando quanto le aziende non siano attrezzate per mantenere adeguati livelli di scorte in tempi di interruzione. Una corretta gestione delle scorte garantisce che i prodotti vengano utilizzati nel modo giusto.

Supponiamo che un’azienda alimentare con una flotta di camion per le consegne consegni prodotti biologici sia ai negozi che ai singoli clienti. Uno dei maggiori vantaggi di una gestione efficace dell’inventario è quello di evitare il deterioramento dei prodotti. Nessuno vuole ordinare frutta e verdura e vedersele consegnate in uno stato deteriorato.

Bisogna anche sapere di quante scorte si ha bisogno. Se potete vendere solo 500 casse di pomodori biologici, non volete pagare per 600 casse, perché 100 casse diventerebbero immediatamente scorte morte. Inoltre, si rovineranno rapidamente, con conseguente perdita di tempo e denaro investito.

  1. Logistica

La logistica è fondamentalmente nel trasporto delle merci da un luogo all’altro. Le merci devono arrivare rapidamente per soddisfare la domanda dei clienti. Il trasporto di articoli deperibili, come i prodotti biologici, richiede una cura supplementare per evitare il deterioramento.

Per capire quanto la logistica sia essenziale, vediamo come interagiscono le varie catene. Avete un ordine di 50 tonnellate di uva da consegnare al magazzino di un noto supermercato. Uno dei vostri veicoli per le consegne si rompe durante il tragitto verso il magazzino e si verifica un ritardo di tre ore. Inutile dire che il supermercato non è contento di voi. Non si è rovinato nulla, ma il supermercato non ha rispettato la scadenza per i saldi del fine settimana che prevedevano prodotti biologici.

  1. Tecnologia

Il nodo della tecnologia nell’ottimizzare la supply chain, è centrale. Forbes lo identifica in uno dei 4 trend che danno forma alla Supply Chain di oggi. Le telefonate sono sempre state utili, ma in un ambito commerciale è necessario comunicare più rapidamente. A seconda delle dimensioni della vostra azienda, potreste aver bisogno di una soluzione basata sulla tecnologia dell’intelligenza artificiale (AI) per automatizzare gli ordini. Se l’ipotetica azienda di prodotti biologici ha 50 camion e alcuni magazzini e centri di distribuzione, potrebbe essere in grado di ottimizzare la supply chain con pochi PC.

Aziende di grandi dimensioni, invece, hanno bisogno di intere divisioni supportate dalla tecnologia più potente e da protocolli e software di gestione sicuri e basati sul cloud, insieme a migliaia di persone che mantengano un controllo su quell’impresa colossale che è la loro supply chain.

 

Le catene di approvvigionamento possono essere a volte estremamente complesse e difficili da gestire, soprattutto per le organizzazioni che si affidano a un gran numero di fornitori per la produzione di diversi prodotti e servizi. Data l’ulteriore incertezza e il rischio di interruzioni degli approvvigionamenti, investire in strumenti tecnologici atti a ottimizzare la supply chain migliora anche l’aspetto di gestione dei rischi.

Cos’è il “Supplier Performance Management” e come funziona

Giugno 14, 2022

Cos’è il “Supplier Performance Management” e come funziona

Gestione degli Acquisti Gestione Dei Fornitori Risk Management

Il Supplier Performance Management, o gestione delle performance dei fornitori, svolge un ruolo cruciale in vari aspetti del procurement, come la gestione della catena di fornitura o la gestione complessiva dei rischi. Tuttavia, solo circa un quinto delle aziende ha un approccio “proattivo” all’analisi e al Supplier Performance Management. E anche se le interruzioni di fornitura possono causare significative perdite finanziarie, logistiche e di reputazione, il 30% delle aziende non si preoccupa nemmeno di indagare su queste interruzioni.

 

Il Supplier Performance Management (SPM) è il processo di monitoraggio e analisi delle prestazioni dei fornitori con cui un’azienda lavora. La gestione delle loro prestazioni può aiutare a controllare i costi, a supportare la conformità e a sostenere relazioni durature.

Vediamo una panoramica di base su cosa comporta un efficace Supplier Performance Management. L’SPM comprende tutti gli strumenti e le pratiche che un’azienda utilizza per valutare le prestazioni dei fornitori. L’obiettivo è quello di comprendere le relazioni con i fornitori in modo che l’azienda possa:

  • Gestire il rischio legato ai fornitori
  • Ridurre i costi di approvvigionamento
  • Incoraggiare partnership positive
  • Cercare opportunità di miglioramento

Le aziende non operano mai da sole: acquistano regolarmente materie prime, beni e servizi professionali da fornitori terzi. Il Supplier Performance Management, applicato sul campo, è molto più complicato di quanto questa definizione possa far pensare. Anche se un fornitore può spedire gli ordini con tempestività e fatturare ogni volta gli importi corretti, come potete essere sicuri che state ottenendo la migliore offerta disponibile? È possibile ottenere prodotti di qualità migliore con una transazione più efficiente in termini di prezzo?

 

Il Supplier Performance Management e il Supplier Relationship Management sono concetti distinti, anche se vicini, ed è importante conoscere la sottile differenza tra i due termini.

Il primo può avvenire sia internamente che esternamente e, come detto, si concentra principalmente sulla riduzione del rischio e sulla gestione dei costi. Il secondo, invece, è principalmente una modalità di approccio in cui l’azienda esamina, valuta e monitora il suo parco fornitori e decide in che modo gestire le proprie partnership.

Confondere SPM e SRM è comprensibile, dal momento che le prestazioni dei fornitori influiscono direttamente sulle loro relazioni e viceversa. C’è una certa sovrapposizione tra i due, ed entrambi condividono obiettivi simili.

 

I fornitori sono la linfa vitale della maggior parte delle aziende. Gli impianti di produzione hanno bisogno di un flusso costante di materie prime di qualità per produrre i loro prodotti, e quasi tutte le aziende si affidano a servizi professionali di terzi come consulenti, logistica, contabilità, project management, content marketing etc.

Non avere il controllo delle prestazioni dei fornitori, rischia di danneggiare l’intera catena di fornitura e di ridurre potenzialmente i profitti. Non importa se siete un procurement Manager, un contabile o un membro del team di vendita: la forza delle prestazioni dei vostri fornitori ha un impatto sull’intero business.

Oltre ai già citati miglioramenti nella gestione del rischio e ai vantaggi monetari, il Supplier Performance Management rafforza l’integrità della catena di fornitura. I team di procurement possono operare con la certezza che i contratti con i fornitori siano rispettati e che i fornitori che non soddisfano le aspettative siano rivalutati prima che causino problemi.

L’SPM è una forma di gestione del rischio, quindi perseguire le sue pratiche significa essere in grado di individuare precocemente i problemi legati ai fornitori e implementare azioni correttive prima che diventino problemi seri.

L’attenzione al SPM offre anche una serie di altri vantaggi tangibili:

1. Evitare le interruzioni della catena di fornitura: il rischio principale legato ai fornitori è l’interruzione della fornitura dei beni e dei servizi. Senza le materie prime e le risorse di cui la vostra azienda ha bisogno, potete aspettarvi che le operazioni quotidiane si fermino. L’SPM mira a identificare il rischio di interruzioni e ad affrontarlo prima che abbia un impatto sull’azienda.

2. Ridurre i costi inutili: l’SPM richiede naturalmente di tenere traccia degli indicatori di prestazione chiave dei fornitori. Queste informazioni possono aiutarvi a trovare nuove opportunità di risparmio che non avreste notato prima.

3. Segmentare i fornitori: raccogliendo dati sul grado di conformità di ciascun fornitore ai requisiti e alle aspettative, i team di procurement possono prendere decisioni aziendali più informate su dove spendere il budget.

4. Protezione della reputazione del marchio: un errore commesso dai fornitori può tradursi in problemi nei prodotti e nei servizi che vendete ai vostri clienti. In tal caso i clienti faranno capo a voi per i problemi riscontrati e questo potrebbe tradursi in un danno alla reputazione del vostro brand; l’analisi delle prestazioni dei fornitori migliora direttamente le vostre prestazioni.

5. Migliorare le relazioni commerciali: L’SPM fornisce conoscenze che possono essere utilizzate per creare relazioni più produttive con i fornitori. Ad esempio, i nuovi contratti possono essere progettati tenendo conto delle prestazioni passate. Potete comunicare più efficacemente con i fornitori anche durante le trattative.

 

I passi che seguono vi aiuteranno a iniziare il processo di Supplier Performance Management. Includeremo alcune metriche di base e indicatori chiave di prestazione (KPI) da tenere sotto controllo per misurare le prestazioni dei fornitori.

Esistono, anzitutto, 3 macroaree da monitorare:

  • Prestazioni operative: si tratta di esaminare il modo in cui il fornitore contribuisce direttamente alle vostre operazioni interne. Le sue prestazioni passate sono in linea con le vostre aspettative? E le transazioni effettuate con il fornitore sono accettabili secondo i vostri standard?
  • Prestazioni relazionali: come suggerisce il nome, un framework relazionale è il modo di coltivare e sviluppare il rapporto tra acquirente e fornitore. A differenza delle prestazioni operative, quelle relazionali fanno sì che i team di entrambe le parti si accordino su obiettivi e traguardi comuni.
  • Prestazioni trasformazionali: come si prospetta il futuro della vostra partnership con questo fornitore? Questo indicatore richiede che lavoriate in modo coeso con i vostri fornitori per sviluppare soluzioni e politiche innovative per attuare cambiamenti di tipo trasformativo.

Ma quali sono le metriche e i KPI da monitorare?

Un’analisi delle prestazioni si basa ovviamente sull’analisi dei dati. La decisione su quali metriche concentrarsi dipende dagli obiettivi principali dell’iniziativa. Di seguito sono riportati alcuni esempi da cui iniziare.

  • Termini di pagamento e di contratto
  • Variazioni di prezzo
  • Qualità dei prodotti consegnati
  • Tempi di consegna
  • Salute finanziaria
  • Apertura alla comunicazione

Ci riferiamo alle metriche di performance come indicatori di performance chiave, in quanto questi dati sono destinati a essere monitorati nel tempo e analizzati insieme ai cambiamenti nelle politiche e alle azioni correttive.

 

Le scorecard dei fornitori, strumenti molto utilizzati nelle operazioni di Supplier Performance Management, tengono traccia di varie metriche delle prestazioni di ciascun fornitore:

  • Qualità dei prodotti consegnati
  • Consegna tempestiva
  • Prezzi
  • Reattività alle comunicazioni

Una rapida occhiata alla scorecard vi indicherà la stabilità finanziaria generale del fornitore, l’efficienza operativa, i prezzi passati e la conformità generale ai vostri requisiti di prestazione. Ad esempio, se un fornitore è noto per avere un servizio clienti scadente o per inviare spesso prodotti difettosi, questi dettagli saranno immediatamente visibili ai vostri team di approvvigionamento.

 

Comunicando regolarmente con i vostri fornitori in merito ai vostri piani e concordando un insieme comune di metriche e obiettivi, i vostri fornitori capiranno cosa volete e potranno modificare i loro obiettivi in base a ciò che vi aspettate da loro.

Ma non sono solo loro a dover mantenere degli standard di qualità…

Con tutte le considerazioni che dovete fare nel Supplier Performance Management, è abbastanza facile dimenticare che avete un vostro ruolo nel promuovere un approvvigionamento positivo. Gli accordi commerciali possono funzionare solo se entrambe le parti coinvolte sono disposte a lavorare insieme, quindi ricordate di:

  • Effettuare gli ordini con sufficiente anticipo in modo da riceverli quando ne avete bisogno.
  • Non concedere al fornitore troppo poco tempo per la consegna.
  • Non cambiare troppo spesso gli ordini dopo averli inoltrati.
  • Tenere traccia dei termini di pagamento e seguirli di conseguenza.
  • Garantire la conformità del contratto anche da parte vostra.

La responsabilità si estende a entrambe le parti quando si tratta di sviluppare relazioni positive tra fornitore e acquirente. In questo modo, si dà al fornitore la possibilità di ottenere buoni risultati.