Febbraio 28, 2022

Il Procurement diventa adulto con la tecnologia

Artificial Intelligence Gestione degli Acquisti Nuove Tecnologie

Negli ultimi 20 anni alcuni fattori hanno avuto una particolare rilevanza nei processi di cambiamento che viviamo ogni giorno, a partire dalla crisi finanziaria del 2008, fino al consolidamento del processo di globalizzazione, all’allarme sul clima, allo sviluppo di nuove tecnologie. Anche il settore del Procurement è stato influenzato nella sua evoluzione proprio dalla pressione di alcuni di questi fattori.

Il continuo sviluppo delle tecnologie informatiche, ad esempio, ha fornito soluzioni in grado di sostenere un processo di trasformazione digitale che ha permesso di strutturare le informazioni e renderle efficacemente fruibili dagli Uffici Acquisti per i loro processi decisionali.

 

Attualmente i dati di interesse per il Procurement sono in rapida e costante crescita: l’approccio “data-driven” per sfruttare al meglio il valore di tali dati diventa più impegnativo. Qui vengono in soccorso gli sviluppi più avanzati delle tecnologie informatiche quali l’Intelligenza Artificiale, capace di estrarre informazioni da elevati volumi di dati e la Blockchain, che può garantire la sicurezza e la trasparenza delle operazioni di approvvigionamento. Si tratta di tecnologie ormai di ampio uso in molti settori, ma che trovano ancora poco impiego nel Procurement.

I più recenti eventi organizzati da ADACI, il tradizionale appuntamento annuale del “Negotiorum Fucina” e il più giovane “CPO Lounge”, hanno fatto chiaramente emergere un interesse crescente da parte dei responsabili degli Uffici Acquisti per queste nuove tecnologie e hanno proposto contributi per diffonderne la conoscenza e presentare alcuni dei più promettenti ambiti di utilizzo e dei relativi benefici ottenibili.

 

Qui riportiamo alcuni esempi di applicazioni di questi nuovi strumenti ai temi d’interesse per gli Uffici Acquisti.

Dal momento che la gestione dei fornitori deve trattare un rilevante volume di documenti disomogenei e da aggiornare periodicamente, indispensabili tra l’altro per certificare la compliance, un sistema di Intelligent Process Automation può analizzare sistematicamente in modo robotizzato i documenti, almeno quelli più ricorrenti e quindi più numerosi, relativi a un ampio numero di fornitori individuandone la natura ed estraendo le informazioni di interesse.

Un altro tema è l’analisi della spesa, caratterizzata da innumerevoli eventi di acquisto e altrettanti fornitori e prodotti, spesso trattati con codici e denominazioni disomogenee. Ecco perché metodologie di Machine Learning possono effettuare efficaci operazioni di pulizia e classificazione per creare un data warehouse strutturato sui cui dati è possibile impostare una mappatura della spesa.

Un terzo esempio riguarda la gestione del rischio di fornitura, fondamentale per la business continuity e la resilienza della Supply Chain. Significa identificare attraverso il monitoraggio di processi quali produzione, logistica, approvvigionamenti, gli eventi anomali e indesiderati e i fornitori e prodotti coinvolti per analizzarne i dati che possono rappresentare fattori di rischio:

  • solidità finanziaria
  • performance operativa
  • reputazione per i fornitori
  • rilevanza per il business
  • vincoli normativi
  • andamenti di mercato per i prodotti

 

Questi esempi dimostrano come l’Intelligenza Artificiale può presentare al buyer una visione accurata e coesa delle informazioni che il Procurement porta con sé, talvolta in modo disomogeneo. Per di più, le tecnologie di apprendimento automatico dell’Intelligenza Artificiale fanno sì che molte delle attività meccaniche e ripetitive compiute da chi si occupa di Acquisti siano gestite dalle piattaforme di Smart procurement, lasciando più spazio ad attività a più alto valore aggiunto.

 

 

 

Febbraio 7, 2022

4 consigli per migliorare il sourcing

Gestione degli Acquisti Scouting fornitori Strategia di acquisto

Il sourcing strategico è una delle componenti più decisive del Procurement, ma quali sono i consigli per migliorare questo processo? La funzione di approvvigionamento, negli sviluppi degli ultimi anni, è passata dall’essere una funzione meramente operativa a profondamente strategica. Del resto, una volta il procurement era noto per l’imposizione di processi macchinosi, ma ormai molti team di professionisti degli acquisti sono lodati per la loro operatività agile, innovativa, per le loro iniziative di risparmio dei costi e, infine, per il ruolo cruciale che svolgono nel guidare la sostenibilità all’interno della catena di approvvigionamento.

Quando si tratta di perfezionare l’efficienza dell’approvvigionamento, però, il lavoro di un eroe del procurement non è mai veramente finito. Lungi dal fermarsi ai risultati ottenuti senza cercare ulteriori miglioramenti di performance, chi gestisce l’Ufficio Acquisti deve impegnarsi a lungo termine e in modo continuo per accelerare, efficientare e snellire i processi di sourcing.

Ecco 4 consigli per ottenere questi risultati.

  1. Identificare i processi inefficienti

Per compiere dei cambiamenti significativi, bisogna prima di tutto condurre una revisione approfondita dei processi esistenti. Quali fattori stanno causando colli di bottiglia o frenando un progresso significativo, e quanto sta costando all’organizzazione? Ci sono alcune aree in cui una maggiore efficienza avrebbe un impatto significativo e misurabile? Nello svolgere un’indagine come questa, ovviamente, è fondamentale consultare il team degli Acquisti e altri stakeholder chiave per il loro feedback e le loro intuizioni. Una volta che le informazioni rilevanti sono state raccolte, si sarà in grado di stabilire le priorità su come dirigere al meglio le vostre risorse e il vostro tempo.

 

  1. Integrare il P2P con un sistema automatizzato

Un processo di ordine di acquisto obsoleto ha un impatto sulla produttività dei dipendenti e sui profitti dell’organizzazione. I sistemi automatizzati danno agli Uffici Acquisti il controllo totale (e la tracciabilità) del ciclo dell’ordine di acquisto e la capacità di trasformare rapidamente le richieste dei dipendenti in ordini di acquisto. Non solo una piattaforma di eProcurement ridurrà le spese attraverso un sistema accessibile e intuitivo, ma permetterà di tracciare i costi d’impresa in tempo reale e migliorerà l’intera performance aziendale.

 

  1. Educare la forza lavoro

Le spese incongruenti e irregolari, che sono il campanello d’allarme più evidente di un sourcing poco strategico, sono causate tipicamente da una delle tre ragioni seguenti:

  • Non esistono barriere preventive efficaci
  • Non esistono mature strategie di diversificazione della catena di fornitura
  • Gli acquirenti interni non sono abbastanza consapevoli dei processi esistenti

Il modo migliore per razionalizzare le spese è quello di educare la forza lavoro. Quando chi compone l’Ufficio Acquisti capisce lo scopo dietro i processi di approvvigionamento e come navigarli con facilità, la conformità migliorerà naturalmente. Di conseguenza, i team di procurement passeranno meno tempo a gestire i conflitti o a rincorrere contratti, fornitori e fatture, e potranno invece concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto. Anche in questo caso, un software di eProcurement che permetta a tutti i dipendenti di avere un quadro e l’accesso – differenziato in base alle autorizzazioni – alle Richieste di Acquisto è il modo perfetto per responsabilizzare e rendere consapevoli tutti i dipendenti di come funziona l’Ufficio Acquisti.

 

  1. Semplificare i processi di censimento dei fornitori

Il vostro team impiega molto tempo per identificare, valutare, qualificare un potenziale fornitore e inserirlo nell’albo? Semplificare questi passaggi porterà a un processo di approvvigionamento più snello e veloce, per non parlare del fatto che renderà la vita più facile anche ai vostri fornitori. Anche questa miglioria può essere ottenuta grazie all’utilizzo di software di eProcurement che in primo luogo riuniscono tutte le informazioni e la documentazione dei fornitori all’interno di un albo digitale; in secondo luogo, nelle piattaforme più evolute e potenti, tecnologie di Intelligenza Artificiale possono sostituire l’attività di verifica documentale che è abitualmente la fase che richiede il maggiore dispendio di energie e tempo da parte dell’Ufficio Acquisti.

 

Febbraio 2, 2022

L’Ufficio Acquisti partner dell’innovazione aziendale

Gestione degli Acquisti

Il tema dell’innovazione ha oggi, in ambito aziendale, innumerevoli declinazioni, una delle quali riguarda certamente l’Ufficio Acquisti. Alcuni dei fattori che hanno reso inevitabile il processo innovativo sono sicuramente la trasformazione ecologica, la globalizzazione, la competitività, la maturità di alcune tecnologie. Le imprese reagiscono a questi stimoli innovativi con organizzazioni rinnovate in cui anche gli Uffici Acquisti sono chiamati in causa con la ricerca di soluzioni innovative e sostenibili da inserire nella catena del valore dell’azienda.

Quello dell’Ufficio Acquisti, del resto, è diventato sempre di più un ruolo strategico attraverso un proprio processo di rinnovamento. Per gestire il cambiamento il Responsabile degli Acquisti deve possedere leadership, visione, convinzione e consapevolezza di lanciare una sfida che riguarda l’azienda e le persone che vi lavorano.

 

Gli Acquisti sono oggi partner di business per l’azienda, perché devono promuovere l’innovazione di prodotto attraverso la ricerca sul mercato di soluzioni nuove che possano contribuire a portare valore innovativo e competitivo. Devono, inoltre, facilitare i processi di business attraverso una solida conoscenza sia dei fabbisogni interni che dei relativi mercati di fornitura per attuare scelte di acquisto strategiche.

Sono poi partner della transizione ecosostenibile, perché devono contribuire garantendo la compliance dell’ecosistema di fornitura rispetto ai criteri ESG. E sono, infine, partner della gestione del rischio: devono cioè partecipare alla creazione di una mappa di esposizione dell’azienda ai rischi di fornitura, che dipendono dai diversi soggetti coinvolti nei processi di approvvigionamento.

 

Le professionalità sono il motore degli Acquisti. Bisogna quindi consolidare e potenziare le competenze tecniche del proprio team di Acquisti:

  • La conoscenza dei settori merceologici in tutte le loro componenti e nelle dinamiche dei network internazionali di fornitura
  • La capacità di analizzare i fabbisogni aziendali e di prevedere la domanda interna
  • La padronanza del tema della contrattualistica

 

Bisogna altresì promuovere le competenze collaborative: lavorare in team, sviluppare rapporti di partnership, operare con i fornitori in un’ottica di negoziazione “win-win”. I talenti, dunque, rappresentano uno straordinario vantaggio competitivo e richiedono per questo un’attenta gestione: gli high performer sono sempre alla ricerca di organizzazioni orientate all’innovazione tecnologica o capaci di offrire opportunità di crescita.

 

Il processo di digitalizzazione è indispensabile per far sì che l’Ufficio Acquisti partecipi attivamente all’innovazione aziendale. La Digital Transformation ha reso disponibile un elevato volume di dati di interesse per il procurement. Gli strumenti digitali a diposizione degli Acquisti, quindi, devono saper cogliere le opportunità offerte da due nuovi fattori: i dati e la maturità delle tecnologie.

La tecnologia dell’Intelligenza Artificiale ha raggiunto un significativo grado di maturità in termini di processori più potenti, capacità di storage più estese, velocità di trasmissione più elevata, algoritmi più solidi e sperimentati, esperienza sul campo; suggerisce quindi un nuovo e promettente approccio “data driven”, in grado di operare sui cosiddetti Data Lake, dati disomogenei, talvolta destrutturati e provenienti da fonti diverse, per estrarne preziose informazioni. Algoritmi di analisi, classificazione ed etichettatura producono Data Analytics utili per statistiche, profilazioni e supporto alle decisioni, per esempio informazioni sui processi di acquisto e sui fattori di rischio. Il Machine Learning può mettere a disposizione modelli per supportare la definizione di strategie di acquisto vincenti e modelli per ottimizzare l’allocazione degli ordini sui fornitori più adatti da impegnare. L’Intelligent Process Automation permette l’esecuzione di azioni ripetitive anche complesse e un monitoraggio continuo dei processi per individuare tempestivamente punti deboli e allerte.

Per questo, dunque, è vincente per gli Uffici Acquisti e per l’intera organizzazione aziendale l’utilizzo di piattaforme digitali di questo tipo, che sfruttano queste tecnologie per raggiungere risultati di maggiore efficienza e di innovazione.

 

Novembre 8, 2021

Cos’è l’e-procurement e come funziona

Gestione degli Acquisti

L’approvvigionamento elettronico, noto anche come e-procurement, è il processo di richiesta, ordine e acquisto di beni e servizi online. Si tratta di un processo business-to-business.

A differenza dell’e-commerce, l’e-procurement utilizza il sistema chiuso di fornitori ed è disponibile solo per gli utenti registrati alla relativa piattaforma, facilita le interazioni tra fornitori e clienti attraverso offerte, ordini di acquisto e fatture. Nasce negli anni ’80, in seguito allo sviluppo dell’Electronic Data Interchange (EDI); un decennio dopo, i miglioramenti dell’EDI hanno permesso alle organizzazioni di sviluppare cataloghi online per i fornitori. Oggi l’e-procurement coinvolge tutto, dalla valutazione e selezione dei fornitori alla gestione dei contratti, agli ordini e ai pagamenti elettronici.

 

L’e-procurement utilizza un’interfaccia web o un altro tipo di sistema in rete che collega fornitori e clienti. All’interno di un’azienda, un procurement Manager o un dipartimento di Acquisti di solito stabilisce le politiche che regolano l’e-procurement per l’organizzazione. L’obiettivo dell’utilizzo di un sistema di questo tipo è quello di acquisire prodotti o servizi al miglior prezzo possibile e nel miglior momento possibile. Per raggiungere questo obiettivo, è importante che le aziende stabiliscano relazioni con i fornitori. Ciò consente al personale addetto agli acquisti di negoziare i contratti con i fornitori. Inoltre, all’interno della piattaforma di e-procurement, possono stabilire linee guida o limiti di budget e di spesa.

L’e-procurement elimina la necessità di svolgere manualmente attività laboriose legate agli acquisti, come le aste e le gare d’appalto elettroniche, lo scambio di contratti con i fornitori e la compilazione di questionari per l’inserimento dei fornitori. Il processo funziona collegando diverse entità e processi attraverso una piattaforma centralizzata. La gestione dei fornitori è uno degli aspetti più importanti dell’e-procurement. Comprende sia la gestione delle relazioni con i fornitori sia la gestione delle informazioni sui fornitori.

Altri componenti chiave dell’e-procurement sono:

  • e-sourcing: definizione dei requisiti e pre-qualificazione dei potenziali fornitori
  • e-tendering: richiesta di informazioni, proposte e preventivi
  • e-auctioning: valutazione dei fornitori, negoziazione e gestione dei contratti

Il software di e-procurement facilita tutti i processi prima citati e legati al procurement, consente al personale addetto agli acquisti di automatizzare varie attività e procedure, tra cui ordini, fatturazioni e relazioni con i fornitori.

Molti sistemi di questo tipo consentono all’intero Ufficio Acquisti di personalizzare la gestione dell’approvvigionamento. Possono, ad esempio, controllare quali utenti possono fare determinate azioni (ordini, gestire aste etc.), chi può visualizzare le informazioni che riguardano le fatture, chi può approvare le richieste di acquisto e molto altro. Inoltre, la maggior parte delle piattaforme di e-procurement è accessibile su dispositivi mobili come smartphone e tablet.

 

L’e-procurement aiuta ad automatizzare il processo di approvvigionamento. La tracciabilità centralizzata delle transazioni, la semplificazione della reportistica e la conformità dei contratti contribuiscono ad abbreviare i cicli di approvvigionamento.

I sistemi automatizzati e gli strumenti di monitoraggio integrati riducono le spese generali dei team di procurement, ottimizzano le prestazioni, aumentano l’efficienza dei processi e consentono di risparmiare sui costi. Inoltre, contribuiscono a limitare le spese irregolari, che si verificano quando i dipendenti acquistano prodotti “fuori contratto”, cioè quando fanno acquisti al di fuori dei parametri stabiliti nei contratti negoziati e in vigore.

Con l’e-procurement, il reparto acquisti, liberato da attività manuali, ripetitive o a basso valore, può riorientare le risorse verso attività a più alto valore, come la negoziazione dei contratti.

Poiché tutte le informazioni sono centralizzate, la direzione aziendale o gli stakeholder possono accedervi facilmente attraverso la piattaforma di e-procurement per analizzare e migliorare il processo decisionale. In questo modo aumenta la trasparenza e la responsabilità dei processi e consente un migliore controllo della funzione di approvvigionamento.

 

L’implementazione di un applicativo di e-procurement comporta potenziali sfide, in particolare per quanto riguarda l’installazione e l’integrazione del software con altri sistemi back-end aziendali.

Un’altra sfida è rappresentata dalla formazione dei dipendenti all’uso del software. Inoltre, le aziende devono collaborare con i fornitori per garantire una transizione senza problemi al nuovo sistema online.

Con piattaforme di e-procurement intuitive, user friendly e customizzabili come quella di Niuma, questi limiti sono quasi del tutto ridotti.