Gennaio 30, 2023
Il Contract Lifecycle Management, ovvero la gestione del ciclo di vita del contratto, è la gestione dei contratti di un’organizzazione, dall’avvio al processo di aggiudicazione, dall’implementazione alla risoluzione o al rinnovo.
La gestione dei contratti commerciali sta diventando un’attività sempre più complessa.
Il volume e le variazioni in gioco possono essere schiaccianti. Se non gestiti, i contratti spesso non raggiungono gli obiettivi di gestione dei costi e di limitazione dei rischi legali e di conformità.
Un’organizzazione può sfruttare appieno il potenziale dei suoi contratti solo se li gestisce attivamente. Non è più possibile, anche per un’organizzazione di medie dimensioni, tenere traccia e gestire i contratti principali manualmente o su un foglio Excel se si vogliono ottenere i migliori risultati.
Ogni organizzazione ha le proprie procedure per la gestione dei contratti e del Contract Lifecycle, ma il processo può essere ridotto a cinque fasi chiave.
Un contratto è spesso basato su una richiesta originaria dell’azienda di impegnarsi in un accordo di lavoro con un fornitore di beni o servizi. Questa fase può riguardare la richiesta di un nuovo contratto, di una modifica, di un rinnovo o anche di una cancellazione.
I documenti contrattuali devono essere redatti utilizzando la terminologia e le clausole standard concordate internamente. Questa fase iniziale può essere accelerata con modelli preconcordati, creando documenti finali di buona qualità ma in poco tempo.
È probabile che le trattative riguardino termini commerciali e legali e coinvolgano molte persone da entrambe le parti della transazione. Una buona pratica è quella di concordare innanzitutto una strategia per la gestione delle trattative, che comprenda la selezione dei membri del team, la conoscenza delle concessioni consentite e la posizione di abbandono.
Le trattative complesse richiedono tempo e impegno e le situazioni cambiano, per cui è necessario tenere un registro dettagliato di tutti gli scambi tra le parti.
Ciascuna parte deve firmare il contratto finale, su carta o in formato digitale. La maggior parte delle aziende ha regole che stabiliscono chi può approvare ogni contratto, a seconda del rischio, del valore e di altri fattori. Queste regole sono in genere definite in una delega di autorità. Gli impegni contrattuali devono essere comunicati a tutti gli utenti per evitare problemi e conflitti.
Ciascuna parte deve rispettare i propri diritti e obblighi durante la durata del contratto. Ciò include il monitoraggio continuo delle prestazioni e la gestione dei problemi di qualità o delle controversie.rnrnUna cattiva gestione dei contratti comporta il mancato rispetto delle date di rinnovo o di scadenza e la perdita di modifiche, che possono portare a mancate forniture, reclami da parte dei clienti o addirittura al rischio di danni reputazionali.
Alla scadenza di un contratto, si possono intraprendere diverse azioni. Il contratto può essere rinnovato alle stesse condizioni, rinegoziato o risolto. I contratti scaduti devono essere chiusi e tutti gli utenti devono essere informati. In alcuni casi, il fornitore ha obblighi continui anche dopo la scadenza del contratto.
La mancanza di accesso online e di visibilità dei termini e degli obblighi contrattuali sono due sfide principali per gli utenti. La maggior parte delle organizzazioni fatica a gestire efficacemente il proprio database di contratti senza ricorrere alla tecnologia.rnrnLe migliori pratiche di gestione dei contratti richiedono l’applicazione di strumenti software o di una soluzione pacchettizzata di Contract Lifecycle Management che fornisca efficienza e visibilità, riducendo al minimo i rischi.
Sono cinque le best practice per la gestione dei contratti facilitate dall’uso della tecnologia:
Le innovazioni e la tecnologia stanno trasformando la gestione dei contratti da processo a fonte di valore aggiunto per l’azienda. Ecco le principali tendenze che stanno influenzando il Contract Lifecycle Management.
Sempre più attenzione alla collaborazione
Un contratto è un accordo tra una o più parti. È indispensabile un impegno reciproco per il successo continuo della relazione durante la durata del contratto. Il coinvolgimento precoce delle parti interessate è stato identificato come un fattore di successo.
Automazione e analisi dei dati
Le soluzioni basate sul cloud offrono oggi strumenti di analisi sofisticati per valutare le prestazioni dei fornitori, tenere traccia della conformità normativa e fornire una gestione del calendario. L’intelligenza artificiale (AI) può passare al setaccio contratti simili del passato, identificare schemi e raccomandare in modo proattivo clausole adeguate e definizioni standard per contratti nuovi o rivisti
Ridurre il rischio e aumentare compliance e governance
Nella gestione dei contratti, la governance si basa sulla conformità alle leggi e alle politiche, sulla correttezza delle transazioni e sull’onestà e trasparenza delle trattative contrattuali.
La mancata osservanza di questi passaggi è un comportamento ad alto rischio che può avere un impatto sulla redditività e sulla reputazione. Non c’è dubbio che la gestione dei contratti sia un’attività che richiede tempo ma che è vitale per ogni organizzazione. L’automazione delle principali parti del processo può evitare la perdita di documenti e dati, migliorare l’accesso e limitare gli errori, fornendo un servizio affidabile ed efficiente all’azienda.
