Gennaio 23, 2023

Aste online nel Procurement: caratteristiche e vantaggi

Aste on-line eProcurement Gestione degli Acquisti

Le aste elettroniche o aste online sono una modalità di gestione del processo di acquisto attraverso strumenti elettronici, ovvero piattaforme di eProcurement. Queste aste possono essere utilizzate per acquistare beni o servizi dai fornitori e possono essere impiegate in diversi settori.

Le aste elettroniche possono essere utilizzate sia per aste inverse, in cui i fornitori fanno offerte per vendere i loro beni o servizi a un acquirente, sia per aste a termine, in cui gli acquirenti fanno offerte per acquistare beni o servizi dai fornitori. Le aste elettroniche possono essere condotte in tempo reale o possono essere impostate e programmate in differita.

I benefici delle aste online sono molti: procedure più snelle, impostazione conforme ai criteri aziendali, comunicazione immediata con i fornitori, precisione e trasparenza delle specifiche di fornitura condivise con i fornitori e conseguente riduzione di contenziosi, tracciamento e visibilità totali delle operazioni compiute in fase d’asta. Per questi motivi, una negoziazione online è certamente più vantaggiosa di lunghe negoziazioni tradizionali che mancano di confronto competitivo, dinamicità e immediatezza.

 

I principali tipi di asta elettronica

Esistono, in maniera molto generica, nel Procurement dei principali tipi di aste: Asta a prezzi decrescenti (o inglese), in cui gli offerenti iniziano con un prezzo alto e lo abbassano gradualmente fino a raggiungere il prezzo più basso possibile. Asta a prezzi crescenti (o reverse auction), in cui gli offerenti iniziano con un prezzo basso e lo aumentano fino a raggiungere il prezzo più alto possibile. Asta a selezione multipla, in cui partecipanti presentano offerte per più di un bene o servizio e vengono selezionati in base a criteri prestabiliti. E Asta combinatoria, in cui gli offerenti presentano offerte per combinazioni di beni o servizi e vengono selezionati in base a criteri prestabiliti.

Le aste più utilizzate, nella fattispecie, sono quelle a busta aperta, segreta e a busta chiusa.

Asta a busta aperta

Nell’asta a busta aperta tutte le operazioni sono effettuate attraverso una piattaforma online e i partecipanti possono presentare le loro offerte in tempo reale attraverso un’interfaccia online, dove possono vedere i prezzi proposti dagli altri partecipanti.

Il suo funzionamento può variare a seconda della piattaforma utilizzata, ma in generale può svolgersi in questi passaggi:

  • Gli offerenti devono registrarsi alla piattaforma e accettare i termini e le condizioni dell’asta
  • Durante la durata dell’asta, gli offerenti possono presentare le loro offerte in modo trasparente, vedere i prezzi proposti dagli altri partecipanti e modificare la propria offerta in qualsiasi momento
  • Alla fine dell’asta, l’aggiudicatario è il partecipante che ha presentato l’offerta migliore

In questo modo, la trasparenza e la parità di condizioni per tutti i partecipanti sono garantiti, dal momento che tutti possono vedere i prezzi proposti e modificare la propria offerta in qualsiasi momento.

Asta segreta

Un’asta segreta può a sua volta essere di tipo “vinta/persa” o con classifica. In questo caso specifico, i fornitori che sottomettono le loro offerte possono vedere in fase d’asta come si posizionano rispetto agli altri fornitori. Nel primo caso, cioè, possono verificare se in quel preciso momento sono aggiudicatari o meno della fornitura in questione; nel secondo, invece, possono appurare in che posizione, all’interno di una “classifica” dei partecipanti all’asta, si trovano.

Asta a busta chiusa

Nell’asta a busta chiusa, infine, i partecipanti presentano le loro offerte in modo riservato, mediante l’interfaccia online, in modo che i prezzi proposti non siano visibili agli altri partecipanti fino al momento dell’”apertura delle buste”. Durante la durata dell’asta, gli offerenti possono presentare le loro offerte in modo riservato, mediante un’interfaccia online, in modo che i prezzi proposti non siano visibili agli altri partecipanti.

Alla fine dell’asta, le offerte vengono aperte e valutate dall’ente che organizza l’asta e l’aggiudicatario è il partecipante che ha presentato l’offerta più bassa. In questo modo, l’utilizzo di una piattaforma online permette di evitare il rischio di collusione tra gli offerenti e di semplificare le operazioni di gestione dell’asta. Tuttavia, questo tipo di asta può essere meno trasparente rispetto ad un’asta a busta aperta, perché i prezzi proposti non sono visibili agli altri partecipanti fino al momento dell’apertura delle buste.

 

Il processo di un’asta elettronica in breve

Creare, testare, lanciare, ricevere e valutare le risposte alle Richieste di Offerta (RDO).

Determinare la “strategia del lotto”: Un lotto è il termine che indica gli elementi che impegnano i fornitori a presentare offerte, ossia i prodotti o i servizi che vengono venduti. Una strategia di lotto è quindi la combinazione strategica di questi elementi da parte del venditore per aumentare la concorrenza e l’opportunità di ridurre i costi.

Formare i partecipanti: Una sessione di formazione pre-asta consente ai fornitori di avere una panoramica dello strumento d’asta, di rispondere a eventuali domande e di organizzare un’asta simulata.

Monitorare l’asta elettronica: È essenziale assicurarsi che l’attività d’asta si svolga senza intoppi. Un buyer o un rappresentante dell’azienda deve essere pronto a intervenire in caso di problemi da risolvere.

Valutazione delle offerte: Il team di sourcing e i reparti utenti effettuano un’analisi post-asta sulla base di criteri predefiniti.

  • organizzazione telematica della documentazione d’asta;
  • selezione dei fornitori da invitare;
  • gestione del flusso di approvazioni;
  • definizione di base d’asta,
  • prezzo di riserva,
  • ribasso minimo e tempo di estensione;
  • chat tra fornitori e committente;
  • multi-round;
  • monitoraggio real-time;
  • aggiudicazioni indivise o frazionate su più fornitori;
  • tracciamento informatico delle offerte e delle operazioni effettuate.

Ma il modulo si caratterizza con altre funzionalità che contribuiscono a portare valore al processo d’asta. Per esempio, la Richiesta di Informazioni (RFI) o di Offerte (RDO) che può essere opzionalmente impiegata in modo preliminare per stimare valori economici quali base d’asta e benchmark e impostare le strategie di esecuzione dell’asta.

 

I vantaggi delle aste elettroniche

benefici delle aste online sono molteplici:

  • snellimento delle procedure,
  • documentata conformità alle regole aziendali,
  • abbattimento dei tempi di comunicazione con i fornitori,
  • riduzione dei contenziosi grazie alla condivisione delle specifiche di fornitura e alla trasparenza assicurata dal tracciamento informatico di tutte le operazioni effettuate.

Insomma, una lunga e onerosa negoziazione tradizionale con una moltitudine di fornitori si trasforma in un breve, intenso ed efficace confronto competitivo, dinamico e in tempo reale tra i fornitori stessi.

Per quanto riguarda le aziende acquirenti, un’asta elettronica fornisce ai professionisti del Procurement prezzi competitivi, mettendo i fornitori direttamente uno contro l’altro per vedere chi può offrire i prezzi migliori. Inoltre, snellisce il processo di approvvigionamento e fa risparmiare tempo, perché concentra più negoziazioni in un solo momento e “luogo”.

Per quel che riguarda invece i fornitori, le aste elettroniche tendono a essere aperte, consentendo alle imprese più piccole di competere nel processo, il che a sua volta permette ai fornitori di competere in nuovi settori. Un’offerta vincente può portare a un aumento del volume d’affari, in quanto la maggior parte degli acquirenti cercherà di rifornirsi di prodotti “non essenziali” presso il fornitore esistente.