OGGETTO: Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 2016/679 (di seguito “GDPR”)
Il GDPR, Regolamento UE n. 2016/679, unitamente al Codice in Materia di Dati Personali, pone la disciplina in materia di tutela e protezione dei dati personali, stabilendo che “l’interessato” sia preventivamente informato in merito all’utilizzo dei dati che lo riguardano da parte del Titolare del Trattamento. In particolare, il GDPR chiarisce che deve intendersi per:
– «dato personale»: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile
(«interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale;
– «trattamento»: qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione;
– «titolare del trattamento»: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i messi di trattamento di dati personali.
In ossequio a quanto sopra, la Niuma S.r.l., in qualità di Titolare del Trattamento, fornisce la presente informativa.
1. Principi a cui si ispira il Trattamento effettuato da Niuma S.r.l.
Il trattamento dei dati personali effettuato da Niuma S.r.l. è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti dell’interessato.
Niuma S.r.l. informa che, per l’instaurazione e l’esecuzione dei propri rapporti contrattuali, è necessario acquisire determinate categorie di dati (in particolare, tra gli altri, dati anagrafici e dati fiscali) relativi all’interessato, suoi dipendenti, collaboratori e clienti, dati qualificati come personali dalla legge e, in particolare, dal GDPR. I dati personali sono acquisiti direttamente dall’interessato, ovvero anche tramite terzi previamente a ciò autorizzati dall’Interessato stesso, mediante supporto cartaceo, elettronico e/o telematico.
2. Finalità del trattamento:
a) I dati sono trattati e conservati in relazione alle esigenze contrattuali ed al conseguente adempimento degli obblighi legali e fiscali, nonché per consentire una efficace gestione dei rapporti contrattuali medesimi;
b) I dati sono trattati per ogni altra finalità di carattere legale, amministrativo nonché organizzativo strettamente connessa e strumentale al rapporto contrattuale in essere ed al buon esito dello stesso;
c) I dati sono soggetti a raccolta, conservazione ed elaborazione per fini di aggiornamento e promozione in merito all’attività svolta da Niuma S.r.l., nonché in merito ai servizi, prodotti, corsi, attività, etc. dalla stessa offerti; il trattamento dei dati per le descritte finalità promozionali non sarà in alcun modo effettuato per il tramite di terzi, neanche previa autorizzazione da parte del Titolare del Trattamento, in quanto Niuma S.r.l. non cede a terzi i dati raccolti, salvo il caso in cui la cessione configuri un espresso obbligo di legge o ordine di un’Autorità dello Stato o dell’Unione
Europea;
3. Modalità e durata del trattamento:
I dati possono essere raccolti, trattati e conservati su supporto cartaceo, elettronico, informatico e/o telematico.
I dati verranno trattati nel rispetto dell’applicabile normativa vigente e custoditi in maniera tale da (i) assicurane la riservatezza, (ii) evitarne la distruzione, (iii) evitarne l’utilizzo da parte di terzi non autorizzati estranei a Niuma S.r.l.
In particolare, si specifica che i dati verranno memorizzati su supporti informatici, utilizzando misure che ne impediscono l’utilizzo da parte di terzi che non siano stati preventivamente autorizzati. Il trattamento dei dati su supporto cartaceo ed informatico viene effettuato soltanto da personale incaricato ed autorizzato all’accesso. I documenti contenenti dati personali vengono utilizzati dagli incaricati per il periodo strettamente necessario alle operazioni da svolgere e vengono conservati in appositi archivi ad accesso
autorizzato al fine di garantirne la riservatezza. Niuma S.r.l. conserverà i dati personali dell’Interessato per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra. In particolare si specifica che i dati verranno conservati e trattati per tutta la durata del rapporto contrattuale ed anche successivamente allo stesso per il tempo necessario all’espletamento di obblighi di legge e amministrativi e/o alla tutela dei diritti del Titolare del Trattamento. Per le finalità di cui al punto 2 lettera (c), il trattamento e la conservazione dei dati personali verrà effettuata per un periodo
di 5 anni dalla cessazione del rapporto.
4. Obbligo o facoltà di conferimento dei dati:
La prestazione del consenso al trattamento dei dati personali per gli scopi di cui ai punti (a) e (b) dell’art. 2 è condizione necessaria per l’erogazione dei servizi oggetto del rapporto contrattuale. In caso di rifiuto alla prestazione del consenso, Niuma S.r.l. non potrà erogare i servizi né adempiere agli obblighi oggetto delle
relative condizioni contrattuali.
Invece, il consenso in relazione alla finalità di cui ai punti (c) ed (e) dell’art. 2 è facoltativo e potrà essere liberamente rifiutato dall’Interessato.
5. Accesso ai dati
Potranno avere accesso ai dati dell’Interessato, in qualità di responsabili del trattamento o incaricati al trattamento, per l’adempimento delle mansioni e dei compiti ad essi attribuiti, le seguenti categorie di soggetti, limitatamente alle finalità e modalità in precedenza riportate:
Dipendenti (ad es. addetti alla segreteria, all’ufficio amministrativo, dirigenti);
Amministratori e sindaci;
Consulenti della società;
Collaboratori.
In ogni caso, indipendentemente dalla finalità che rileva tra quelle sopra riportate, i dati personali saranno resi accessibili ai consulenti della Niuma S.r.l., solo ove ve ne sia necessità, e sempre previa nostra lettera di incarico che imponga espressamente agli stessi il dovere di riservatezza e sicurezza.
6. Comunicazione dei dati
Senza la necessità di un espresso consenso, ai sensi dell’ art. 6 del GDPR, il Titolare del Trattamento potrà comunicare i dati dell’Interessato ad Autorità, Agenzie e Organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie, a società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità ovvero per esercitare i diritti di Niuma S.r.l., ad esempio, alla difesa in giudizio. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento. Salvo quanto sopra specificato, i dati personali raccolti e trattati da Niuma S.r.l. non verranno diffusi, dunque in nessun modo questi saranno portati a conoscenza di terzi, né soggetti determinati, né soggetti indeterminati, né mediante mera messa a disposizione né mediante semplice consultazione.
7. Trasferimento dei dati
I dati personali sono conservati presso il Titolare del Trattamento o anche in outsourcing su server ubicati in Italia e dunque all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Niuma S.r.l., ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula
delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.
8. Diritti dell’interessato:
Niuma S.r.l. rende noto che l’interessato al trattamento è titolare dei diritti di cui all’art. 15 del GDPR e precisamente i diritti di:
1. ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
2. ottenere l’indicazione:
a) dell’origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi
dell’art. 3, comma 1, GDPR;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;
3. ottenere:
a) l’aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche
per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
4. opporsi, in tutto o in parte:
a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
b) al trattamento di dati personali che La riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore mediante email e/o mediante modalità di marketing tradizionali mediante telefono e/o posta cartacea.
Si fa presente che il diritto di opposizione dell’interessato, esposto al precedente punto b), per finalità di marketing diretto mediante modalità automatizzate si estende a quelle tradizionali e che comunque resta salva la possibilità per l’interessato di esercitare il diritto di opposizione anche solo in parte. Pertanto, l’interessato può decidere di ricevere solo comunicazioni mediante modalità tradizionali ovvero solo comunicazioni automatizzate oppure nessuna delle due tipologie di comunicazione.
5. chiedere la cancellazione o limitazione del trattamento dei Suoi dati;
6. presentare reclamo all’Autorità Garante della Privacy, secondo le procedure previste dalla normativa vigente.
Si informa che poiché il trattamento dei dati è basato sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), oppure sull’articolo 9, paragrafo 2, lettera a) GDPR (regolamento UE 2016/679) l’Interessato ha diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.
9. Modalità di esercizio dei diritti
Potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando:
una raccomandata a./r. a Niuma S.r.l. – presso la sede di Roma, Via Giacomo Peroni, 400;
una e-mail all’indirizzo di posta elettronica certificata della Niuma S.r.l. reperibile presso il pubblico registro INIPEC (www.inipec.gov.it).
Per qualsiasi ulteriore informazione, e per far valere i diritti a lei riconosciuti dal GDPR, potrà rivolgersi ai soggetti indicati al punto seguente.
10. Titolare, responsabile e incaricati
Il Titolare del Trattamento è Niuma S.r.l., con sede legale in Roma, Via Giacomo Peroni 400, in persona del legale rappresentante pro tempore, Pietro Carra, Via La Spezia, 11, 20142, Milano;
Il Responsabile del Trattamento è indicato nelle persone di:
– Pietro Carra, Via Giacomo Peroni 400, 00131, Roma;
– Giovanni Baruffini, Via Giacomo Peroni 400, 00131, Roma;
L’elenco aggiornato dei responsabili e degli incaricati al trattamento è custodito presso la sede legale del titolare del trattamento.