Cos’è il “Supplier Performance Management” e come funziona

Il Supplier Performance Management, o gestione delle performance dei fornitori, svolge un ruolo cruciale in vari aspetti del procurement, come la gestione della catena di fornitura o la gestione complessiva dei rischi. Tuttavia, solo circa un quinto delle aziende ha un approccio “proattivo” all’analisi e al Supplier Performance Management. E anche se le interruzioni di fornitura possono causare significative perdite finanziarie, logistiche e di reputazione, il 30% delle aziende non si preoccupa nemmeno di indagare su queste interruzioni.

Il Supplier Performance Management (SPM) è il processo di monitoraggio e analisi delle prestazioni dei fornitori con cui un’azienda lavora. La gestione delle loro prestazioni può aiutare a controllare i costi, a supportare la conformità e a sostenere relazioni durature.

Vediamo una panoramica di base su cosa comporta un efficace Supplier Performance Management. L’SPM comprende tutti gli strumenti e le pratiche che un’azienda utilizza per valutare le prestazioni dei fornitori. L’obiettivo è quello di comprendere le relazioni con i fornitori in modo che l’azienda possa:

• Gestire il rischio legato ai fornitori
• Ridurre i costi di approvvigionamento
• Incoraggiare partnership positive
• Cercare opportunità di miglioramento

Le aziende non operano mai da sole: acquistano regolarmente materie prime, beni e servizi professionali da fornitori terzi. Il Supplier Performance Management, applicato sul campo, è molto più complicato di quanto questa definizione possa far pensare. Anche se un fornitore può spedire gli ordini con tempestività e fatturare ogni volta gli importi corretti, come potete essere sicuri che state ottenendo la migliore offerta disponibile? È possibile ottenere prodotti di qualità migliore con una transazione più efficiente in termini di prezzo?

Il Supplier Performance Management e il Supplier Relationship Management sono concetti distinti, anche se vicini, ed è importante conoscere la sottile differenza tra i due termini.

Il primo può avvenire sia internamente che esternamente e, come detto, si concentra principalmente sulla riduzione del rischio e sulla gestione dei costi. Il secondo, invece, è principalmente una modalità di approccio in cui l’azienda esamina, valuta e monitora il suo parco fornitori e decide in che modo gestire le proprie partnership.

Confondere SPM e SRM è comprensibile, dal momento che le prestazioni dei fornitori influiscono direttamente sulle loro relazioni e viceversa. C’è una certa sovrapposizione tra i due, ed entrambi condividono obiettivi simili.

I fornitori sono la linfa vitale della maggior parte delle aziende. Gli impianti di produzione hanno bisogno di un flusso costante di materie prime di qualità per produrre i loro prodotti, e quasi tutte le aziende si affidano a servizi professionali di terzi come consulenti, logistica, contabilità, project management, content marketing etc.

Non avere il controllo delle prestazioni dei fornitori, rischia di danneggiare l’intera catena di fornitura e di ridurre potenzialmente i profitti. Non importa se siete un procurement Manager, un contabile o un membro del team di vendita: la forza delle prestazioni dei vostri fornitori ha un impatto sull’intero business.

Oltre ai già citati miglioramenti nella gestione del rischio e ai vantaggi monetari, il Supplier Performance Management rafforza l’integrità della catena di fornitura. I team di procurement possono operare con la certezza che i contratti con i fornitori siano rispettati e che i fornitori che non soddisfano le aspettative siano rivalutati prima che causino problemi.

L’SPM è una forma di gestione del rischio, quindi perseguire le sue pratiche significa essere in grado di individuare precocemente i problemi legati ai fornitori e implementare azioni correttive prima che diventino problemi seri.

L’attenzione al SPM offre anche una serie di altri vantaggi tangibili:

1. Evitare le interruzioni della catena di fornitura: il rischio principale legato ai fornitori è l’interruzione della fornitura dei beni e dei servizi. Senza le materie prime e le risorse di cui la vostra azienda ha bisogno, potete aspettarvi che le operazioni quotidiane si fermino. L’SPM mira a identificare il rischio di interruzioni e ad affrontarlo prima che abbia un impatto sull’azienda.

2. Ridurre i costi inutili: l’SPM richiede naturalmente di tenere traccia degli indicatori di prestazione chiave dei fornitori. Queste informazioni possono aiutarvi a trovare nuove opportunità di risparmio che non avreste notato prima.

3. Segmentare i fornitori: raccogliendo dati sul grado di conformità di ciascun fornitore ai requisiti e alle aspettative, i team di procurement possono prendere decisioni aziendali più informate su dove spendere il budget.

4. Protezione della reputazione del marchio: un errore commesso dai fornitori può tradursi in problemi nei prodotti e nei servizi che vendete ai vostri clienti. In tal caso i clienti faranno capo a voi per i problemi riscontrati e questo potrebbe tradursi in un danno alla reputazione del vostro brand; l’analisi delle prestazioni dei fornitori migliora direttamente le vostre prestazioni.

5. Migliorare le relazioni commerciali: L’SPM fornisce conoscenze che possono essere utilizzate per creare relazioni più produttive con i fornitori. Ad esempio, i nuovi contratti possono essere progettati tenendo conto delle prestazioni passate. Potete comunicare più efficacemente con i fornitori anche durante le trattative.

I passi che seguono vi aiuteranno a iniziare il processo di Supplier Performance Management. Includeremo alcune metriche di base e indicatori chiave di prestazione (KPI) da tenere sotto controllo per misurare le prestazioni dei fornitori.

Esistono, anzitutto, 3 macroaree da monitorare:

• Prestazioni operative: si tratta di esaminare il modo in cui il fornitore contribuisce direttamente alle vostre operazioni interne. Le sue prestazioni passate sono in linea con le vostre aspettative? E le transazioni effettuate con il fornitore sono accettabili secondo i vostri standard?
• Prestazioni relazionali: come suggerisce il nome, un framework relazionale è il modo di coltivare e sviluppare il rapporto tra acquirente e fornitore. A differenza delle prestazioni operative, quelle relazionali fanno sì che i team di entrambe le parti si accordino su obiettivi e traguardi comuni.
• Prestazioni trasformazionali: come si prospetta il futuro della vostra partnership con questo fornitore? Questo indicatore richiede che lavoriate in modo coeso con i vostri fornitori per sviluppare soluzioni e politiche innovative per attuare cambiamenti di tipo trasformativo.

Ma quali sono le metriche e i KPI da monitorare?

Un’analisi delle prestazioni si basa ovviamente sull’analisi dei dati. La decisione su quali metriche concentrarsi dipende dagli obiettivi principali dell’iniziativa. Di seguito sono riportati alcuni esempi da cui iniziare.

• Termini di pagamento e di contratto
• Variazioni di prezzo
• Qualità dei prodotti consegnati
• Tempi di consegna
• Salute finanziaria
• Apertura alla comunicazione

Ci riferiamo alle metriche di performance come indicatori di performance chiave, in quanto questi dati sono destinati a essere monitorati nel tempo e analizzati insieme ai cambiamenti nelle politiche e alle azioni correttive.

Le scorecard dei fornitori, strumenti molto utilizzati nelle operazioni di Supplier Performance Management, tengono traccia di varie metriche delle prestazioni di ciascun fornitore:

• Qualità dei prodotti consegnati
• Consegna tempestiva
• Prezzi
• Reattività alle comunicazioni

Una rapida occhiata alla scorecard vi indicherà la stabilità finanziaria generale del fornitore, l’efficienza operativa, i prezzi passati e la conformità generale ai vostri requisiti di prestazione. Ad esempio, se un fornitore è noto per avere un servizio clienti scadente o per inviare spesso prodotti difettosi, questi dettagli saranno immediatamente visibili ai vostri team di approvvigionamento.

Comunicando regolarmente con i vostri fornitori in merito ai vostri piani e concordando un insieme comune di metriche e obiettivi, i vostri fornitori capiranno cosa volete e potranno modificare i loro obiettivi in base a ciò che vi aspettate da loro.

Ma non sono solo loro a dover mantenere degli standard di qualità…

Con tutte le considerazioni che dovete fare nel Supplier Performance Management, è abbastanza facile dimenticare che avete un vostro ruolo nel promuovere un approvvigionamento positivo. Gli accordi commerciali possono funzionare solo se entrambe le parti coinvolte sono disposte a lavorare insieme, quindi ricordate di:

• Effettuare gli ordini con sufficiente anticipo in modo da riceverli quando ne avete bisogno.
• Non concedere al fornitore troppo poco tempo per la consegna.
• Non cambiare troppo spesso gli ordini dopo averli inoltrati.
• Tenere traccia dei termini di pagamento e seguirli di conseguenza.
• Garantire la conformità del contratto anche da parte vostra.

La responsabilità si estende a entrambe le parti quando si tratta di sviluppare relazioni positive tra fornitore e acquirente. In questo modo, si dà al fornitore la possibilità di ottenere buoni risultati.