Di Risk Management si parla in ogni ambito, ma quali sono i rischi legati al Procurement in questo 2022 appena cominciato? Dal momento che il ruolo dell’approvvigionamento è cambiato, sono cambiati anche i rischi che devono essere considerati.
Innegabilmente, il 2020 e il 2021 hanno visto enormi sconvolgimenti in molte aree, e gli approvvigionamenti non hanno fatto eccezione. Queste sono alcune delle aree di rischio di approvvigionamento che stanno salendo alla ribalta quest'anno e che le organizzazioni devono tenere sotto controllo nel 2022.
- Ignorare le considerazioni ESG (tema della sostenibilità)
La pressione ambientale, sociale e di governance (ESG) sta diventando un tema dominante in ambito acquisti e sta cambiando il modo in cui gli acquisti stessi funzionano. I dipartimenti di procurement devono valutare come stanno incorporando i fattori ESG nelle loro attività prima che la legislazione li raggiunga. Nessuna organizzazione può permettersi di essere colta alla sprovvista.
Questa è un'area che potrebbe potenzialmente danneggiare qualsiasi azienda impreparata. Per esempio, un fornitore che non può garantire pratiche di lavoro eque potrebbe violare la legislazione, portando all’interruzione della produzione di un’azienda.
- Effetto del COVID-19 nelle catene di approvvigionamento (tema della resilienza)
L'effetto domino del COVID-19 sulle catene di fornitura in tutto il mondo può essere sentito in ogni settore dell'economia e le supply chain poco resilienti sono quelle che soffrono di più. Il risultato più evidente in questo frangente è il caos nella logistica e nei trasporti, il che significa carenze di componenti di produzione e ritardi nelle consegne, che a loro volta influenzano i prezzi lungo la catena.
Questo ha costretto le aziende a cambiare il modo in cui affrontano l'approvvigionamento e quelle che sono abbastanza agili da adattarsi ne sono uscite vincenti. Ha esposto al rischio, invece, quelle che non hanno piani di emergenza e anche quelle che si sono dimostrate troppo rigide nel loro modo di pensare.
- Frode e corruzione (tema della trasparenza)
Questo non è in realtà un nuovo rischio, ma un tema che dovrebbe essere da sempre al centro delle attenzioni delle aziende. Il rischio di frode e corruzione che si insinua nel processo di procurement è ancora una preoccupazione correlata a pratiche come le fatture false, l'appropriazione indebita e la collusione. Fortunatamente, ci sono modi per aiutare a limitare questo tipo di attività illegali.
Alcune delle misure da adottare in tema di trasparenza sono processi di autorizzazione automatizzati, approvazioni finanziarie gestite digitalmente con flussi di lavoro e firme elettroniche. Una giusta soluzione di Smart Procurement, infatti, può fornire trasparenza, automazione e conformità codificata.
- Sistemi procedurali scadenti
Sistemi procedurali scadenti possono introdurre rischi in diversi modi, come ad esempio:
- Gestione lenta dei fornitori
I fornitori devono essere selezionati con attenzione per evitare problemi lungo la catena. Bisogna considerare certificazioni, assicurazioni, salute finanziaria e track record. Una volta che un fornitore è inglobato nell’Albo aziendale dovrebbe essere monitorato per prevenire il rischio di prestazioni scadenti e valutare la qualità di beni e servizi.
- Analisi dei bisogni e previsioni inadeguate
La probabilità di spendere troppo o di superare le scadenze è alta se la pianificazione e l'analisi non sono fatte correttamente all'inizio del processo di procurement. Stabilire un piano di approvvigionamento completo incorporando tutti i parametri e i rischi evita di incappare in insuccessi nella supply chain, specialmente se la pianificazione è fatta usando un metodo standardizzato abilitato dalla vostra piattaforma di eProcurement
Come può un software di procurement aiutare a ridurre i rischi elencati?
La tecnologia sta diventando essenziale per gestire la conformità al livello che i governi e le aziende richiedono. Quando si tratta di rischi legati al procurement, un software può essere la soluzione adatta a identificare e mitigare i fattori di rischio.
Una matrice di rischio digitalizzata e una lista di controllo può aiutare le aziende a identificare il rischio all'inizio del processo di approvvigionamento, impostando i piani di intervento di conseguenza. Ecco come un software di eProcurement può aiutare a mitigare il rischio:
- Fornisce una traccia di controllo sicura delle azioni intraprese
- Fornisce l'integrazione con altri sistemi, per esempio piattaforme finanziarie, riducendo gli errori umani
- Fornisce strumenti di reporting e analisi
- Mantiene elenchi di fornitori approvati
- Permette di codificare le approvazioni, le regole aziendali e i regolamenti nel flusso di lavoro
- Fornisce tracciabilità, trasparenza e visibilità
- Permette una forte sicurezza dei dati
A cura di Martino Fabbro
