Di Risk Management si parla in ogni ambito, ma quali sono i rischi legati al Procurement in questo 2022 appena cominciato? Dal momento che il ruolo dell’approvvigionamento è cambiato, sono cambiati anche i rischi che devono essere considerati.

Innegabilmente, il 2020 e il 2021 hanno visto enormi sconvolgimenti in molte aree, e gli approvvigionamenti non hanno fatto eccezione. Queste sono alcune delle aree di rischio di approvvigionamento che stanno salendo alla ribalta quest'anno e che le organizzazioni devono tenere sotto controllo nel 2022.

 

  1. Ignorare le considerazioni ESG (tema della sostenibilità)

La pressione ambientale, sociale e di governance (ESG) sta diventando un tema dominante in ambito acquisti e sta cambiando il modo in cui gli acquisti stessi funzionano. I dipartimenti di procurement devono valutare come stanno incorporando i fattori ESG nelle loro attività prima che la legislazione li raggiunga. Nessuna organizzazione può permettersi di essere colta alla sprovvista.

Questa è un'area che potrebbe potenzialmente danneggiare qualsiasi azienda impreparata. Per esempio, un fornitore che non può garantire pratiche di lavoro eque potrebbe violare la legislazione, portando all’interruzione della produzione di un’azienda.

 

  1. Effetto del COVID-19 nelle catene di approvvigionamento (tema della resilienza)

L'effetto domino del COVID-19 sulle catene di fornitura in tutto il mondo può essere sentito in ogni settore dell'economia e le supply chain poco resilienti sono quelle che soffrono di più. Il risultato più evidente in questo frangente è il caos nella logistica e nei trasporti, il che significa carenze di componenti di produzione e ritardi nelle consegne, che a loro volta influenzano i prezzi lungo la catena.

Questo ha costretto le aziende a cambiare il modo in cui affrontano l'approvvigionamento e quelle che sono abbastanza agili da adattarsi ne sono uscite vincenti. Ha esposto al rischio, invece, quelle che non hanno piani di emergenza e anche quelle che si sono dimostrate troppo rigide nel loro modo di pensare.

 

  1. Frode e corruzione (tema della trasparenza)

Questo non è in realtà un nuovo rischio, ma un tema che dovrebbe essere da sempre al centro delle attenzioni delle aziende. Il rischio di frode e corruzione che si insinua nel processo di procurement è ancora una preoccupazione correlata a pratiche come le fatture false, l'appropriazione indebita e la collusione. Fortunatamente, ci sono modi per aiutare a limitare questo tipo di attività illegali.

Alcune delle misure da adottare in tema di trasparenza sono processi di autorizzazione automatizzati, approvazioni finanziarie gestite digitalmente con flussi di lavoro e firme elettroniche. Una giusta soluzione di Smart Procurement, infatti, può fornire trasparenza, automazione e conformità codificata.

 

  1. Sistemi procedurali scadenti

Sistemi procedurali scadenti possono introdurre rischi in diversi modi, come ad esempio:

  • Gestione lenta dei fornitori

I fornitori devono essere selezionati con attenzione per evitare problemi lungo la catena. Bisogna considerare certificazioni, assicurazioni, salute finanziaria e track record. Una volta che un fornitore è inglobato nell’Albo aziendale dovrebbe essere monitorato per prevenire il rischio di prestazioni scadenti e valutare la qualità di beni e servizi.

  • Analisi dei bisogni e previsioni inadeguate

La probabilità di spendere troppo o di superare le scadenze è alta se la pianificazione e l'analisi non sono fatte correttamente all'inizio del processo di procurement. Stabilire un piano di approvvigionamento completo incorporando tutti i parametri e i rischi evita di incappare in insuccessi nella supply chain, specialmente se la pianificazione è fatta usando un metodo standardizzato abilitato dalla vostra piattaforma di eProcurement

 

Come può un software di procurement aiutare a ridurre i rischi elencati?

La tecnologia sta diventando essenziale per gestire la conformità al livello che i governi e le aziende richiedono. Quando si tratta di rischi legati al procurement, un software può essere la soluzione adatta a identificare e mitigare i fattori di rischio.

Una matrice di rischio digitalizzata e una lista di controllo può aiutare le aziende a identificare il rischio all'inizio del processo di approvvigionamento, impostando i piani di intervento di conseguenza. Ecco come un software di eProcurement può aiutare a mitigare il rischio:

  • Fornisce una traccia di controllo sicura delle azioni intraprese
  • Fornisce l'integrazione con altri sistemi, per esempio piattaforme finanziarie, riducendo gli errori umani
  • Fornisce strumenti di reporting e analisi
  • Mantiene elenchi di fornitori approvati
  • Permette di codificare le approvazioni, le regole aziendali e i regolamenti nel flusso di lavoro
  • Fornisce tracciabilità, trasparenza e visibilità
  • Permette una forte sicurezza dei dati

 

 

A cura di Martino Fabbro

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